幸福行動家 線上課程（60）時間管理六工具-Geek篇 209/300 - 時間管理

蘋果電腦有一系列的廣告是PC先生，及Mac先生的對話，非常有趣，這位PC先生也因此紅透半邊天，前陣子還在廣告中唱歌，讓大家驚艷不已。
在時間管理研習會中，我也看到兩類時間管理的流派，一種是以紙筆工具為主（像是萬用手冊達人Ada），本文稱之為紙片人（因為都用紙筆工具），另外一種則是以數位工具為主，本文稱之為Geek（愛用高科技工具的人）。每次研習會下課時，常常會看到紙片人和Geek各自圍成一群，分享並討論如何使用工具。

後來，我逐漸發現，不管是紙片人或者是Geek，背後使用的時間管理精神都是共通的，以收集雜事為始，以執行行動為終，因此這幾篇文章會以時間管理六個工具為主，自成一個小系列，等這些文章完成後，我們會接續流程六--檢視的部份。這六個工具分別是收件匣、行動清單、任務清單、晨間日記、筆記本、倒數計時器。這篇文章雖是命名為Geek篇，但是主要以我的使用經驗為主，希望能對大家有所助益。


（1）收件匣：重點在隨身攜帶，我用的是treo 650的diddlebug

首先是收件匣，也就是收集雜事的地方，我用的工具是treo 650，而收件匣的程式是diddlebug。

Geek使用收件匣有幾個考慮的要點，

首先，要能夠隨身攜帶，在這一點上手機獨占鰲頭，不需要另外攜帶其他工具，Geek身上一定會有一台功能強大的手機。
其次，要能夠隨時輸入，有些人習慣在手機上面打字輸入，我自己偏好塗鴉輸入，我知道有些人會用錄音、拍照等方法，端看自己的習慣而定。
再來，我的收件匣並不和電腦同步，從使用PALM到現在已經10年了，我發現解決同步發生的問題耗去我許多的時間，因此我的工具設計思考，都不把同步考慮在內，大部分的Geek打字都很快，所以有些需要同步的資料，打字一下就可以了。
最後，要常常清空收件匣，收集雜事不是時間管理的目的，要加工成行動，解決問題才是真正的目的，很多人耗費許多時間研究工具，花費的時間遠超過省下來的時間，那是本末倒置。

我一直覺得數位工具是很棒的收件匣工具，容量無限，備份方便，還有鬧鐘功能，可以運用SWEET原則讓自己不會遲到，也介紹一篇我寫的收件匣文章和大家分享

Diddlebug 讓我棄iphone取treo的殺手級軟體


（2）行動清單：每天執行的事項，及所謂的ASAP清單，目前用的Chandler可以做到兩者整合了

行動清單的工具是最不容易選擇的，Geek使用的行動清單也是五花八門，簡單的是一張to do list，也有許多人使用outlook的待辦清單，GTD的愛好者會用Bonsai、Lifebalance、mylifeorganized、 iGTD等許多名稱古怪、功能複雜的軟體。

研究時間管理這麼久，自然試過許許多多的軟體，也累積了一些經驗和大家分享。裡面有兩個術語，一個是行動清單總表，放置所有想做的行動、一個是每日行動清單，放的是今天要執行的事情，以下是使用的三個要點。

a. 行動清單總表要反應真實的狀況

有些人行動清單的數量很大，有些人則不做行動清單總表，不論如何，若是我們做了行動清單總表，必需要和真實的狀況符合。也就是說，我們要常常去更新這些行動事項，考量哪些是自己要做的，不要做的要刪除。不然的話，我們不會信任自己這個清單，那就沒有做的必要。

b. 行動清單總表和每日行動清單要有好的聯繫

行動清單總表的數量很大，但是我們每日能夠採取行動數量有限。例如說我是用Chandler來管理自己的行動，我只要按一下星號，代表這是我今天要利用無敵星星原則來解決的行動，按一個鍵，這些行動會列成一張今日行動清單讓我一覽無遺。也就是說，雖然行動清單總表的數量很大，但是每日行動清單上面的項次卻很少，這樣才能讓我們專注於今日重要的事情上。


c. 每日行動清單要讓我們在執行時很有效能

每日行動清單出來了，這時就需要執行，以我自己的經驗，以時區的概念來執行是最有效率的。目前要專注處理的事情就在Now時區，之後要處理的事情則放在 Later時區，現階段就專心處理Now時區的工作，作完了Now時區所有工作，再從Later時區中選出新的工作事項繼續處理。（見上圖）

目前我採用的行動清單軟體是Chandler，可以在多個平台上使用（PC/MAC/LINUX），有興趣的朋友可以參見下文，這個部份以後我們還會做更加深入的討論。

幸福行動家 線上課程（58）用Chandler做工作清單


（3）任務清單：整合自己位來的目標、專案，我目前用Omnifoucs來處理

有了行動清單，並日復一日的執行，我們便能變成時間管理的黑帶高手，成為一個有紀律、有效率的人。但是這就是時間管理的目的嗎？成為一個高效的機器人？

人生並不只是反應外界的環境，而是在適應環境之後，能夠借力使力推動自己的願景及夢想。要達到這一點，行動清單就有其不足之處，必須加入任務清單的概念，管理願景，並且將願景落實成下一步行動來執行。

和許多人不同，我並不把任務清單和行動清單混在一起，而是分開成兩個工具，目前我用來管理任務清單工具是Omnifoucs（蘋果電腦），其實任務清單不過就是一張紙，在下一篇文章也會就此觀念再做延伸。

[軟體介紹] Omnifocus 1、2、3


（4）晨間日記: 檢討自己的一日工作，我用的是excel來做晨間日記

柏拉圖說"沒有檢視的人生不值得活。"，我們每日執行各種行動，必須要有檢視的行動，才能藉事練心，逐漸了解自己，發現自己內在的聲音。在此我用的工具是晨間日記，昨天我才剛寫了一篇文章，還請參閱。

幸福行動家 線上課程（59）晨間日記與流程六-檢視


（5）筆記本（＋即可貼）：紙筆紀錄自己的想法、規劃，開會及和人談事情時很好用，便利貼我用來思考一日的MITs

呵呵，看完1-4的工具都是Geek標準配備，怎麼第五個工具變成筆記本了。這是因為在整理自己腦中的雜亂想法，做Brain Storm時，筆記本仍然是很棒的工具，不論黑貓白貓，能抓老鼠就是好貓，有關於我筆記本的使用，也可參閱下面文章。


幸福行動家 線上課程（45）組織的紙筆工具--筆記本


（6）倒數計時器：在每日執行的階段，讓自己能夠專注

專注，執行行動的要素，在執行的階段我常常借用倒數計時器來提醒自己要專注在這個時區中最重要的事情。

身為Geek，要用的自然是電腦版的倒數計時器。除了定時跳出提醒自己要專注在目前的時區清單，也可以設定自己要休息的時間。有時候更可以配合無敵星星原則，讓難以專注的自己，能夠進入無敵星星的執行狀況。

每天創造無敵星星時間，解決困難任務


結語

這篇文章講的雖然是Geek的時間管理工具，但是對於紙片人還是有用的，因為概念是互通的。以前講到時間管理談的是六個流程、六個高度，今天我提的是六個工具。

六個流程、六個高度、六個工具的核心就是下一步行動，希望以下一個行動，逐步來推動我們的幸福人生。下一篇文章，我們會提到紙片人的六個工具，還請繼續支持喔。

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