幸福行動家 線上課程（33）組織 179/200 - 時間管理

昨天下午和蘋果核聊天，並研究未來的幸福行動家課程架構。在交談中，我們都覺得研究時間管理真好，一方面，我們能夠將身邊的事情，利用系統的方法組織起來，另一方面，更結交了許多時間管理的朋友，組成虛擬智囊團，一起研討及分享面對人生的各種挑戰、困難，這可真能說是一種幸福。

今天我們的主題是第三個流程"組織"。當我們收集後，將雜事放入收件匣，找時間，清空收件匣，加工成行動提示，將之組織各種行動提示。

行動提示，等於是一個個不同的資料庫，今天我們介紹的是我認為最重要的四種--下一步行動清單、任務清單、行事曆、筆記本（任務的補充資料）。今天的課程中，也會牽涉到工具的使用，我也以我使用的工具為例介紹。使用工具的原則可以套用在不同的工具上（萬用手冊，電腦、手機等），大家可以自行因應調整。


(1) 下一步行動清單
我自己的收件匣和下一個行動清單都架構在treo 650手機上的diddlebug程式中。

運作的方式是這樣的，當我收集了許多雜事後，我會做清空收件匣的工作。一開始快速瀏覽自己treo 650中的雜事，同時加工成行動，這些行動提示就用心智圖（見上圖）的型式寫在我的筆記本中（。這些行動提示有的是下一步行動、有的是任務、有的是行事曆、通訊錄、有的則是一些想法。接著，我再分門別類放到各個不同工具的資料庫中。

對於下一步清單的管理，有三種我常用的方式。

首先，若是很快可以做完，我有時候就立刻行動，（行動完就在心智圖中劃掉）
其次，針對一些重要的事項，我將之放進diidlebug中，並設定時間，提醒我繼續執行。
最後，對一些不緊急、不大重要的事情，我就留在筆記本中，做為提示，但我也會常常翻閱，有機會就採取行動

以我自己時間管理的經驗，要先管理好下一步行動清單，才有可能管理好其他的時間管理資料庫，這是重要的基本功。而下一步清單，變化無常，而且數量龐大，我們必須將之有系統的整理，練好基本功，其他的部份就簡單了，我們相互勉勵，繼續加油。



（2）任務清單
我的任務清單，是利用iGTD這個蘋果電腦上面的免費軟體來管理，管理的要點在於任務及任務的下一步行動。

清空收件匣、加工成雜事後的心智圖中，總有些和任務或任務的下一步行動有關的內容。此時，我們將之放到合適的資料庫--任務清單中。我使用過許許多多的軟體及工具，發現好的任務清單資料庫要有兩個條件：

第一是，必須讓任務一覽無遺

以我個人的意見，樹枝狀結構的任務清單很合適，因為如果任務較多時，可以分類，並可以將某類的任務"折疊"起來，讓其他的任務看起來更加的清晰。例如我們檢視工作上的事情時，可以將家庭生活的任務摺疊起來，這樣檢視時可以專注在工作方面（見上圖）。


第二是，每一個任務後續的下一步行動要放在同一個地方

每個任務其相關的下一步行動，可以列表整理在一起的話，這樣子檢視起來才方便。例如我們網路社群ITM預計8月份要辦聚會，站長會議後也有許多下一步行動清單需要管理，我會將這些事情輸入到iGTD中"ITM社群實體聚會"的任務下方。在檢視任務的同時，可以連帶看到其下一步行動清單，會是一種行雲流水的檢視經驗。

除此之外，任務清單在每週檢視及排程時都扮演了重要的角色，我們會在接下來幾天的課程中詳細介紹。




（3）行事曆

目前我使用treo 650手機上的Datebk6程式，來管理自己的行事曆。之前我是運用蘋果電腦上的軟體iCal管理行事曆，後來看到我員林青商會好友陳椿茂，運用手機來管理行事曆相當方便，便改用手機上面的行事曆軟體，結果發現效果確實改善不少。在手機上面的好處是，檢視行事曆約會時很方便，因為手機總是在身邊，立刻就可以和人約定行程。缺點是需要在手機上面中文打字，對於不會打字或者手機不適合輸入的人就無法使用。



收集完雜事之後，一樣會產生許多和日期有關的行動提示（例如下週二要到台中開會、本週三晚上青商會開理事會等），這時候和日期相關的資料應該要統一到行事曆中。如果您不用手機之類的工具管理行事曆，也要思考行事曆隨身攜帶的方式，因為行事曆的特性是很可能在外面（面對面溝通、接到手機等），就需要查詢自己的行程。如您愛用萬用手冊，外國也有許多專門行事曆手冊，體積小，適合隨身攜帶。

和一般的時間管理有所不同，我的行事曆中完全看不到待辦清單（to do lists），這些待辦清單我都放在下一步清單及任務清單中了。行事曆中只有"約會"，必須移動到其他地方，或者是和別人碰麵的事情，我才會放在裡面。這樣的好處是，除了自己檢視自己有的自由時間很清楚外，和朋友約定碰面時間，也能夠一目瞭然，提供大家參考。



（4）筆記本（任務的補充資料）

我使用一本厚厚的筆記本來紀錄任務的補充資料。我會在上面規劃開會的議程，寫下會議記錄、閱讀筆記、文章草稿、對各種任務的思考，再加工雜事的階段，我也習慣寫在上面，初步組織成不同的項次（下一步行動清單、任務清單等）。

我覺得寫作是一種把思考的東西固體化的過程，看著寫下來的文字，能將之轉化、加工，形成不一樣的東西。在這個階段我相當推薦心智圖這種思考及筆記的方法。我學習心智圖將近十年（由孫易新老師教授），對我自身心智成長的幫助很大。我常常看到心智圖的各種運用，如在青商會課程的集體討論中，在孩子音樂老師的授課筆記中，在教授美語外師的課堂白板上等，也希望有興趣的朋友可以好好鑽研一下這個很棒的方法。

結語

在線上課程第25堂課加工與組織中，我們提到

很多人面對組織時，遇到的問題是--找不到一些好方法，將這些行動決策，輸入到系統中

今天這堂課及接下來的幾堂課，就是要來探討這個問題"組織"的，幸福行動家的時間管理系統，最重要的資料庫有下一步清單、任務清單、行事曆及任務的補充資料，我們會在接下來的課程中詳細介紹。我們也會介紹其他種類的資料庫（通訊錄、夢想清單、等待清單、實體資料等），讓大家能管理好自己的各種資料庫，並進而管理好時間。

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歡迎參加 [ITM] ，裡面有將520位時間管理同好，一起追求幸福人生

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