幸福行動家 線上課程（18）認清我們手上的工作 163/200 - 時間管理

為了準備下一階段幸福行動家的課程，這幾天我一口氣讀完了《搞定！2分鍾輕鬆管理工作與生活》（大陸翻譯為《儘管去做：無壓工作的藝術》）、及Ready for Anything(我看的是簡體版《結果第一》)，覺得收穫很大，也發現了一些以前閱讀時沒有注意到的細節。尤其是David Allen在"結果第一"中，屢次提到要我們"認清我們手上的工作"。

認清我們手上的工作？難道我們還不懂我們手上的工作嗎？以David Allen的觀點似乎是的。

大部分的人，把各種問題及想法放在腦子裡，當作倉庫卻從來沒有盤點過，要不是遇到一些生命的重大事件（財務問題、結婚等），才會釐清想法，列成清單。一個能夠認清自己手上工作的人，平時就能做到釐清想法並放在頭腦以外的地方，並擁有良好的工作流程，雖還不能算是"應無所住而生其心"，卻也能輕鬆自在的面對工作的挑戰。




（1）Open loops (問題匣)

Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention
任何沒有找到應有的位置和恰當的存在方式的任何事物，都會佔據著我們的注意力，成為問題匣。它將消磨你的心力，阻礙你思考那些真正重要的事情。
--David Allen GTD英文版 P.12，中文是我翻譯的

Open loops (以下使用問題匣代替)是一個很特別的概念，意思是指，我們腦中所存在，未經思考出如何解決的問題。

這些問題佔據住我們的心思，讓我們沒有辦法靜下心，甚至會讓我們晚上睡不好，工作無法專心。Davia Allen的解決方式是，把這些問題匣放入收件匣，這確實是個很妙的解決方法。心理的這些石頭，終於有一個安置的地方，讓我們的頭腦得以清空，專注於眼前的事情。

研究時間管理久了，我的體會是，問題匣就是我們的念頭的一種，管理好我們的念頭，才等於管理好我們的心。我們將這些問題匣放到頭腦以外的地方，而非我們腦中，這樣我們的心才能放心。很奇妙的是，當我們放鬆了身心，心境如水時，才會發現我們內心中更深層的問題或是自己真正想做的事情，這就是"內心的聲音"。

我所尊敬的姚仁祿老師曾說"佛家說眼、耳、鼻、舌、身、意的"意"字，也就是心音--"心靈的聲音"。"，由此而言，東西方的概念是很接近的。東方的方法是靜坐、冥想，西方的方法是分析、紀錄，但目的是一致的--管理好我們的心。





（2）認清我們手上的工作

認清我們手上的工作，在時間管理中，就是做好組織各種清單（下一步清單、任務清單等）及做好檢視的工作（晨間日記、每週檢視等）。

藉由寫下自己的想法，並加工成實際的行動，在每天的生活中落實執行。隔天的早晨，利用寫日記的時間，檢視自己所作所為，這就是一日的時間管理。
藉由檢視自己一週的日記，審視自己的任務清單，決定出下一週最重要的工作目標，寫在合適的地方提醒自己，讓自己朝著正確的方向前進，這就是一週的時間管理。
藉由檢查自己半年來的所有創作（工作及生活上的），針對成效做出檢討，並訂定出自己接下來半年的方向，這就是半年檢視。

大多數人只在工作上遇到重大困難或轉折時，才會靜下來思考自己手上的工作是什麼，時間管理的高手則不然，會事前定期做好準備，一旦機會（或危機）來臨，便能迅速做出反應。



（3）清空我們的腦袋

我覺得清空我們的腦袋，讓頭腦回到專住的狀態，是想要認清我們手上工作的第一步。要如何做到呢？可以依照以下的步驟。

a. 辨識出自己的問題匣，並收集起來。
b. 加工問題匣成為下一步行動或任務。
c. 組織好下一步行動清單及任務清單。
d. 定期檢視，讓時間管理系統和現實吻合。

我們需要一個合適的問題匣捕捉工具，才能捕捉這些無所不在，隨時可能出限的問題匣，我自己是利用PDA手機，當作收件匣，您呢，您的收件匣是什麼？



結語

面對時間管理，許多人的想法是，這樣不就變成機器人了嗎？

首先，這樣的方法並不一定是用於每一個人，每個人可以自由決定自己要的方式。

其次，假設我們每天會收到200封email，本來就應該要訂定出一套策略及流程來處理，不然是一定管不好的。時間管理，就是要解決我們手上這些棘手的問題，經過我幾年來的實踐，我覺得這些原則與方法，套用在許多方面有其實效。

我的經驗是對時間有控制力的人，才能擁有生產力；擁有生產力的人，才能得到真正的自由。僅以這句話和大家共勉，我們繼續加油。

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