行雲流水的時間管理工具介紹--twhsi電子報第七期 - 時間管理

我們都希望自己做事情的時候能夠有如行雲流水一般的順暢，說起來簡單，但是要串連起行事曆、待辦事項、專案任務、各種專案資料，整合成一套完整的系統，確實要下一番功夫。我介紹及推廣GTD（Getting Things Done）這種時間管理的方法已經有六年的時間了，覺得這個方法可以大幅增加人們的生產力及追求幸福夢想的能力。

本月份的電子報，我們就針對如何組成行雲流水的時間管理工具，做一個概括性的介紹，希望能對大家的工具運用有所助益。

（1）收件匣

收件匣的概念，就是把事情紀錄在頭腦以外的地方，但為何要這樣做呢？

因次所有進入您精神及現實世界的事，包括實體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對他人的承諾等)的事，我們稱之為"雜事"。如果這些雜事，都堆放在頭腦之中記憶，佔據了我們大腦思考的空間，我們就難以做好決定，做事的品質當然大幅滑落。


如果我們有一個固定的地方，能夠放置好這些雜事，我們的頭腦就不需要記憶這些事情，這就是收件匣的概念。收件匣的使用要合乎HUG原則--Handy(可隨身携帶)、Usable(方便取用)、Garbage-Free(沒有雜物，隨身時不會掉東西出來)，在工具的選用方面，紙筆工具型的小冊子，可以隨時紀錄的智慧型手機，隨身攜帶的萬用手冊，都是很好的選擇。

蒐集習慣的養成比工具的選用還要重要。這其實一種自律，GTD就是把一些需要自律的行動，整合成系統，讓我們能夠持續地行動，最後內化成習慣。

（2）下一步行動清單

GTD的時間管理概念，是以下一步行動的管理為主（相對於行事曆的方法），也因此有人稱呼GTD是一種行動管理方法。

當我們收集了許多的雜事後，便批次將這些雜事加工成可以執行的行動，隨著我們時間管理系統的運作，下一步行動的量會越來越大，要讓這些行動有如行雲流水的運作，需要一些訣竅。

GTD的方式是為這些行動加上場合(context)的概念。場合其實就是我們做事情的地點（家中、辦公室）、工作狀況（溝通、購物）或是工具（電話、電腦）。行動依照場合分類後，就算數量很多，也可以依照分類來檢視，很好更新及管理；除此之外，更能批次展開行動，例如一次打十個電話，一次寫5封 emails等，節省許多時間。

在工具的選用方面，電腦中的 Outlook軟體、智慧型手機中的to do list，萬用手冊中的check list，都可以讓我們輕鬆建立好下一步行動清單。
（3）任務清單

GTD中的任務也是很重要的概念，任務泛指要一個行動以上才能夠達成的結果。例如要出國旅行、考取證照、遷居到其他城市、舉辦一個行銷企劃，都不是一個行動可以做到，此時就需要用任務情清單來管理。

我常常把任務比喻成賽車時的終點線，當我們衝過終點，裁判揮舞棋子，我們就知道又跑完了一圈。我用賽車的黑白格旗幟來代表任務，當我們每週檢是自己的任務清單，看到自己所寫的任務結果已經完成，就像是賽車手見到旗幟揮舞，知道該往下一個旗幟繼續前進。

在工具的選用方面，由於複雜任務常常是多層次的，母任務下面還有子任務，因此每週檢視這個習慣相當重要，一週一次檢視一下自己該做的任務。簡單的方式是只列出任務清單，檢視時看看清單，找出要做的下一步清單。複雜的方式則是運用一些比較複雜的軟體（PC上面有Bonsai、 mylifeorganized、Lifebalance，蘋果電腦上面有iGTD、Omnifocus等），一併做好任務及其下一步行動的管理。


（4）任務補充資料

知識工作者常常手上有許多的任務，母任務中有子任務，子任務下有許多備忘錄、注意事項，這些小細節我會將之放在任務補充資料中。

我自己偏好用筆記本來紀錄這些補充資料，有時候用條列式方式紀錄，有時候則用心智圖的方式，都很方便，只是筆記本的厚度要夠，不然一下子就寫完了。



（5）行事曆

GTD這種時間管理方法，由於待辦事項都在下一步清單中，行事曆的功能是用在紀錄約會時間，以及一些和日期有關的資訊（例如每月例行事項或提醒繳費期限等事宜）。一般而言，行事曆都不會太滿，反而可以更加輕鬆的安排約會。

在工具的選用方面，電腦及手機上面都有行事曆軟體，如果中文輸入方便，手機會是很好的選擇(隨身攜帶)，除此之外常坐在辦公桌的人可用桌曆，常常在外的人可以用萬用手冊，都很便利。

結語
如您對本期的電子報有興趣，想要進一步地了解，8/30永錫也將於中華民國青年創業協會總會舉辦一場【幸福行動家 時間管理一日研討會】，針對時間管理的理論面及工具面做深入的探討，目前還有一些名額，歡迎有興趣的朋友一起來參加。
詳情請見簡章
2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】簡章

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