簡化版的時間管理系統─刪選做閱 - 時間管理

前幾天和蘋果核聊天，講到自己最近的時間管理心得，發展出了簡化版的時間管理系統。因為要在台北偶戲館講兩小時演講，這不長不短的長度，讓我想到了要講一些簡化的東西，加上最近的體會，所以寫了這篇文章。



(1) 刪除



去除心中的雜事，接受以前的結果。



刪除身邊多餘的的事情，可以讓我們生活簡化。我覺得現代人累積的速度很驚人，不論是文件、電子檔、心中的雜事，每天的生活及工作中累積了許多的東西。



其實這裡面大部分都是都多餘的，應該送到"資源回收桶"，留下來少數東西才放到收件匣之中。



刪除，其實是讓我們時間管理能力提高的第一步。



(2) 選擇



運用行動清單、任務清單、每日計畫篩選出一天中最重要的幾件事情。



刪除過後，但是還是累積了大量的待辦事項、任務清單、備忘錄。我們需要一套有系統的方法，選出關鍵少量資訊。



我用一個數字來代表8‰(千分之八)



我們都知道20─80定律，



如果有1000件雜事，加工後就剩下200個行動，這是第一次運用20─80定律，結果是20％

200個行動，每週檢視後，找到這週要做的40個行動，這是第二次20─80定律，結果是4％

40個行動，經過每日計畫後，找出8個今天要做行動，這是第三次20─8─定律，結果是8‰



雖然我們有1000件雜事，但是我們經過選擇後，挑選出8‰的行動來執行，這就是對於我們今天很重要的關鍵少量資訊。













(3) 做事



利用無敵星星及封閉清單等方法，把事情分為刪、選、月等項次，做的部份則分位創作、溝通、自己動手、備料等項次。



這8‰的資訊五花八門，可能是寫作、外出、舉辦活動、聯絡他人、檢視自己等，我們要有些方法幫助我們有效率地解決這些事情。



我提過的無敵星星、輪動系統、各種活動的SOP表單，都可以運用執行的層面。

(4) 閱覽



做完之後就要檢視，晨間日記檢視前一天，每週檢視檢視前一週，讓自己做事的結果，自己有一套模式可以思考如何提昇。



每天的檢視，主要是在做是好壞的評估，利用日記看看自己所作所為，有沒有可以亡羊補牢的。

每週的檢視，著重在方向的微調，看看自己走的方向對不對，是不是失去了初心，可以重新定位。



兩個都是很重要的，一個是由下而上，由細節中看出魔鬼，一個是由上而下，由鳥瞰而確認執行的微調。







結果



刪選做閱，是一套簡化的系統，而且容易朗朗上口，希望這是一個開始，之後我有更多的東西可以和大家分享。




但是，我還是要強調心，專注的心，平靜的心，才是我們最終的目的，時間管理這個系統，是要保護好我們這棵珍貴的心。



我愛你、對不起、請原諒我、謝謝你。



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