為什麼要做鉅細靡遺的蒐集？ 收件匣4/10 - 時間管理

4月底從日本回來，我和蘋果核約碰面，談到了關鍵少量資訊這個概念，我發覺這些少少的資訊量，常常對一件事情的推動有決定性的影響。



例如，

我知不知道明天老大上幼稚園要帶那些物品？

和圖書館借書的截止日是哪一天？

有了Google地圖但是怎樣開到最近又便宜的停車場？



這些很小量的資訊，有賴良好的蒐集、加工、組織習慣，才得以發揮最大的效用，這篇文章的概念雖不夠成熟，我還是大膽寫出文章和大家切磋。



（1） 8‰（千分之八）的關鍵少數



如果我們收件匣有一千件雜事，但是我們能夠找到最關鍵的八件行動，今天確實地解決，日復一日，那我們的時間管理會有什麼樣進步？



為什麼會出現8‰這個奇怪的數字呢？因為



1000件雜事中，我們只取200件雜事加工成行動

我們每週檢視這200個行動，挑出40個要在本週解決。

每天，我們挑出8個要做的事，想盡辦法解決問題。



是的，這就是有名的20─80定律，但是我們運用乘法定律，經過三次的挑選



20％＊20％＊20％＝8‰



這就是每天我們要做的事情─ 8‰的關鍵少數，回到一開始的問題，如果我們日復一日做好8‰的關鍵少數，我們的一生會有怎樣的改變呢？



（2）鉅細靡遺的蒐集



要獲得8‰關鍵少數行動，我們除了要把時間管理六個流程掌握好，還要做到鉅細靡遺的蒐集。



怎樣才算”鉅細靡遺的蒐集”?



那是把蒐集當做一種習慣、一種直覺、有方法、有工具而且內化成自己的一部分。



這樣子不論路上走時、運動時、工作時、睡覺時、閒閒沒事時，任何時間想到的好點子都能夠成功捕捉起來，蒐集到收件匣，行雲流水，彷彿自己都忘了蒐集這件事。



我的好朋友伯爵茶說的好

念起即覺、覺已入匣。



（3）少量關鍵資訊



有時候蒐集到的事情不屬於8‰的關鍵少數行動，而是一些重要資訊。



抄到心儀的女生噗浪帳號

往來機構..有線電視..銀行..水電瓦斯…的電話

明天申請戶籍謄本要帶印章、身分證、授權書

下個月月初要買”歌劇魅影”歌舞劇的電子折價卷編號



有沒有一個方法或好幾個方法可以管理好這些少量關鍵資訊呢？



我有沒有一套模式可以提醒自己加入別人的噗浪？（我有提醒的機制及工具嗎？）

我的通訊錄是否有足夠、正確的資料？可以容納多少筆呢？（目前我的筆數超過兩千）

沒有沒一個適當的地方書寫這些要帶的申請物品資料？（行動清單？任務清單？）

是否用google行事曆，一週前自動寄給自己電子折價卷編號？（我會用嗎？）



到底我能不能長時間落實重要的少量資訊蒐集！



結論



這些時間管理的乘法理論、鉅細靡遺的蒐集、關鍵少量資訊都是一些在我腦袋裡面還沒有定型的東西，但對我來說確實很有趣。如您也覺得這些想法很好玩，留下您對這些概念的想法吧 :>



我的頭腦裡面常常就裝這些很奇怪的東西呢，呵呵。


圖文並茂版

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