幸福行動家 線上課程（7）行雲流水工具運用 151/200 - 時間管理

早上起來，看到昨天寫的"幸福行動家 線上課程（6）Flow 150/200"網友Danny（不是引用博客的那位Danny）寫了一篇回應，很是精彩，轉貼如下：

Flow的狀態確實是與創造力十分有關的狀態，不過在你的介紹裡少了一個很重要的地方：熟練度

創造心理學的研究顯示，要達到 flow的狀態，個體對於其正在從事的事情必須十分熟練才行，例如你提到的騎車，或在談創造力的書中常舉的演奏樂器，都是要十分熟練才有辦法進入"自動化 "的狀態。所以同樣的，你在寫部落格文章時之所以能夠進入flow狀態，也得要你十分熟悉電腦打字才行
Danny確實對Flow及創造力很有研究，也很感謝他的指正，確實，要達到Flow，要達到"自動化"的境界，必需要先有"熟練度"做基礎。在時間管理的領域，也要對工具的熟練度很高，才能在整個時間管理的過程中，有更多進入Flow(行雲流水)的體驗。今天我們就專注於時間管理工具做一個介紹，也請大家多多指教。



（1）皮夾式手冊

簡單的說，這就是我的簡便型萬用手冊，最主要的功能是作為收集工具，並可以放置每日計畫等小紙張，隨身攜帶。有一次我去上課時，忘了帶筆記本，也可以在上面紀錄課程心得。

我的這本手冊，有一隻伸縮式的原子筆，補充內頁，大小就像一個皮夾，可以放在男生褲子口袋後。好友Ada看了我的手冊，也用設計製作了一個皮夾手冊，成本接近於零，也可參考。（以下為製作方法文章連結）
http://tw.myblog.yahoo.com/adalin-70/article?mid=373&prev=379&next=-1



（2）Treo 650 智慧型手機

這隻手機雖然已經很舊了，但是還是我最殺手級的管理工具，因為理面有一個很棒的軟體Diddlebug ，最重要的功能如下。

a. 有鬧響及無聲震動提醒，配合之前提到的SWEET原則，讓自己可以順利切換場合，進行下一個行動。
b. 是一個超級方便的收件匣，隨時想到，隨時手寫塗鴉紀錄，快速流暢，並可以設定鬧鐘，在合適的時間跳出來，由於有夜光，晚上也可以使用呢。

除此之外，我的Treo 650儲存了1300筆以上的通訊錄，讓我隨時查詢，要講電話及發簡訊（有實體鍵盤）都很方便。

（3）我的macbook

身為一個soho族，很多的時間都和電腦面對面，蘋果電腦無疑的是我工作一大利器。不會中毒，作業系統相當穩定，是蘋果電腦基本的優點，除此之外，豐富的軟體使用更是重要，我也簡介如下。

a. 晨間日記：我是用 Ms office for mac中的EXCEL來寫晨間日記，也可以隨時轉到PC上面寫，很方便。
b. iGTD:免費軟體，我用來管理我的任務清單
c. Taskpaper:管理比較複雜的任務，我利用Taskpaper來分析
d. Firefox:分頁功能，書籤功能，同文堂繁簡切換等，都是我最常用的功能。
e. 通訊錄＋Skype：讓我節省下許多電話費。
f. 心智圖軟體：如果一件事情或任務還沒有頭緒，抓不到重點，我用心智圖軟體來整理，選擇很多，我習慣用的是mindmanager。
g. macmoney:用這個軟體來記流水帳
h. 倒數計時軟體：我用這個軟體來做工作進度管控及有時要用無敵星星原則時使用。我用的軟體是3-2-1

除此之外，我也運用google的許多服務，如gmail、google文件（寫部落格、和別人協同文件作業）、google論壇等，也使用許多Web 2.0工具（例如In the morning 社群）。雖然有些朋友不一定使用蘋果電腦，但是這些軟體大多可以在PC上面找到對應軟體。如同Danny所說，重要的是熟練度，要把一些重要的工具練到行雲流水的程度才可以大量節省我們的時間。


(4) 倒數計時器

認識我的朋友都知道我最喜歡送給人倒數計時器，我覺得這是一個成本效益比最好的時間管理工具，花費低，不需學習，可以運用在許多方面。

最重要的當然是用在工作上，我常常設定十分鐘倒數，一方面提醒自己要隨時在工作的狀況下，一方面可以計算自己每一件工作的耗時。更可以配合無敵星星原則，切換不同項目的工作事項，有效的解決困難問題。

除此之外，我也常常在演講時拿來控制時間，避免自己演講得太長，影響了下課或結束時間，很推薦大家一定要去買一個。


（5）3M即可貼

一張紙，因為有了背膠，變成了相當便利的工具，我主要拿來做兩個用途。
a. 控制這個時區內工作事項：我稱之為時區清單，配合倒數計時器，讓自己進入無敵星星狀況，快速解決問題。
b. 規劃任務時的草稿：有時電話來了，或者臨時對一個任務有些點子，就拿一張即可貼，在上面寫幾個要點，或畫一張小心智圖，很方便。

基本上，由於用紙比較不環保，我會思考真正需要時才用即可貼，希望我能夠繼續努力，運用更加環保方式來做好時間管理。


結語

Danny在留言的最後也說到"很多人其實都誤解了創造力，以為越是年輕的人就越有創造力，但實際上，真正的創造力沒有個十年八年的鍛鍊是不成的，年輕人的創造力充其量只是天馬行空的想像，雖然對創造力也很重要沒錯，但要落在實處可不是件簡單的事情"

回想起我學習工具的經歷正是如此，我學習用Treo650，是因為我已經使用八年以上的時間，不僅每天使用，還常常上Palmislife等討論區和同好切磋。學習蘋果電腦，是由柯耀宗老師引進門，也有一群蘋果電腦高手（蘋果核、老K、堂哥等等）一起分享交流。也就是說，想要在任何事情做到行雲流水（Flow），還是需要鍛鍊的。有關這兩個工具，我還會繼續寫些文章，介紹我是如何運用的。

我也要在此強力推薦由Vista、蘋果核及我擔任站長的 In the morning社群（見下），我相信這個社群可以讓我們在一起鍛鍊時間管理的能力，並更進而找到幸福的人生。我們一起繼續加油。
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