幸福行動家 線上課程（61）時間管理六工具-紙片人篇 210/300 - 時間管理

原來紙片人的意思是Skinny Models(皮包骨的模特兒)，我將這個字拿來代表運用紙筆工具管理自己待辦事項的人。從網路上也剛好找到一張圖，我覺得很貼切我所形容的想法，紙片人的英文，就叫作paper man好了。


台灣這方面最狂熱的紙片人之一就是Ada了，她的有容乃大部落格，專注於記事本這個主題，相當有特色。

另外一位是我在美國上David Allen研習會認識的紙片人Heather，她製作了一系列運用筆記本來管理好各種場合的待辦事項 。(Youtube )

很多時候我也使用紙筆工具來管理待辦事項，在某些時刻甚至比科技工具還要好用，所以說我也是半個紙片人，這篇文章就紀錄了利用紙筆工具來做時間管理的心得。



（1）收件匣：八頁小書，方便又環保的收件匣

首先要介紹的是八頁小書，這是好友小徹想到的名字，有一次到淡江大學演講，小徹拿出隨身攜帶的八頁小書，說她就是運用這個工具，輕鬆做好時間管理，當時我也很高興在研習會上介紹的點子能夠對他人有所幫助。
在研習會中，也有人分享八頁小書的優點，隨身攜帶、輕巧、俗又大碗（便宜且放的資訊量大）、容易取材、容易收納等等。我覺得八頁小書也很適合作為收件匣使用，大家不妨一試。

其實不需要昂貴的時間管理工具，一本小小的記事本當做收件匣，收集好雜事，就可以讓我們的誠信大大的增加，希望大家都能養成隨身攜帶收件匣的習慣，記錄下自己的想法及對他人的承諾。
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用一張A4紙，輕鬆做好每日計畫


（2）每日清單：有兩個要素，一個是行事曆，一個是待辦清單

有了收件匣，接下來要加工處理成行動，一般我們會記錄下來的事項有兩類，一個是行事曆，一個是下一步行動清單。我們一個個來分析。

像是前面提到的Ada，喜歡運用萬用手冊，以七天兩頁的週行事曆，除了把當週的行程紀錄在上面之外，另外將待辦事項寫在便利貼貼上去。便利貼的一大好處是，今天做不完的事情，就可以貼到明天去。這樣的方式比較是以行事曆為主，下一步行動為輔的方式。

紫色頭髮的Heather作法則不同，她的筆記本上面有許多標籤，代表不同的場合（打電話、電腦等），把不同的行動方在不同的頁面中，這樣做事的時候可以批次處理，很有效率，這樣的方式是以下一步行動為主，行事曆為輔的方式。（前面幾頁放的是任務清單）

其實時間管理的方法本來就人人有所不同，我覺得重要的是方法的背後的系統性的想法。好的方法，讓我們面對事情時，能夠勇敢面對，設法解決。要是被綁死在這些時間管理工具上，反而就是本末倒置了。（我想拿破崙也不會用PDA，更沒有萬用手冊不是嗎？）

（3）任務清單：用瑞士乾奶酪法則解決拖延問題

去年到北京時買到了一本好書"如何掌控自己的时间和生活"，英文書名是"how to get control of your time and your life"，這本書沒有繁體中文版，卻真的是一本時間管理的大師之作，在閱讀之中收穫良多。這本書第14章中作者提到一種"瑞士乾奶酪法則"，大意是說，遇到困難問題，無從著手之際，可以將之當作一塊大瑞士乾奶酪，在上面戳出一個小洞，一點一點突破。

這些小洞都是一些費時很短（可能只要5分鐘）就解決的行動，雖然這塊瑞士乾奶酪法又大又硬，但是我們在最短的時間內，已經針對這塊奶酪採取行動，也對這塊奶酪多大、多硬、好不好吃等問題有了初步的認識，所以吃掉這塊奶酪這個任務就便成一個有挑戰性的目標。
這和我們時間管理中，任務及其下一步行動很類似，奶酪就是任務，一個個的小洞就是我們對任務採取行動的結果。
之前我們題到"任務清單不就是一張紙"的概念，用奶酪的概念來說，任務清單不過是一塊塊的奶酪，我們利用每週檢視的時間，看看這些奶酪，有哪些地方可以讓我們快速地咬一口，並在一週的時間內，認真地在這些奶酪上打一個個的洞出來，這樣的習慣持之以恆，就能讓我們對手上所有的奶酪有所認識，也因為對人生的各種不同高度的任務掌握度提高了，在解決人生困難時，也會積極追逐夢想。

"任務清單不就是一張紙"，但這張紙，可是一張很重要的紙呢:>



（4）晨間日記: 晨間日記也可以用紙面書寫

前幾年，有一次去巴里島Club Med的經驗，當時我剛開始寫晨間日記沒有多久，渡假時也沒想到要帶筆記型電腦，於是每天早上我依舊早起，晨間日記卻打在我的PDA中，速度很慢不是最大的錯誤，因為我不小心把檔案刪除了，所有的日記都不見了才叫人難過。

後來遇到楊田林老師，他說他出國時，都會印出晨間日記的範本，出國時就寫在紙上。我覺得這個方式也很方便，和大家分享。



（5）筆記本（＋即可貼）：即可貼可以寫下一天的MITs

前一篇文章提到筆記本，這篇文章就講講即可貼。這一年來，找不到合適的每日工作清單軟體，我就用即可貼來管理每日工作。主要分成兩個用法，一個是管好自己的MITs，一個是管理好Now這個時區的重要行動。


每天早上，我都會寫下一些MITs（Most Important Tasks），這些是我這一天中最重要的事情，要用一整天的時間來完成，而且一定要完成。這張清單讓我隨時知道今天應該要做什麼。一旦有些空閒時間就快點去做MITs。

另外一個用法是當作時區清單，先寫下這段時間，接著寫下這段時間要完成的事情（可能專注在一件大事，也可能是許多小事）。這些就是這段時間內的MITs。我發現這個方法能讓自己專心，若是忘了自己目前應該要做什麼，只要瞄一下清單，就可以把自己的心思抓回來。（雖然目前我是用Chandler這個軟體來做這個工作，但是外出時或不用電腦時，我還是會使用即可貼來管理自己的時區。）

即可貼雖小，對我而言卻是很有效的時間管理工具，上述的即可貼用法，我是貼在筆記型電腦的觸控版兩旁各一張，雖時掌握工作進度。
（6）倒數計時器：有些人就是喜歡機械式的倒數計時器

一開始我用的是手機上面的倒數計時器，後來購買的是一般的實體倒數計時器，最後就改用電腦上面的軟體來計時。長久使用倒數計時器，我也發現不同的場合，使用的倒數計時器應有不同。寫完你沒想到的倒數計時器五大用法、四大工具 這篇文章後，有讀者問我這樣子會不會太複雜了，其實文章是介紹可能的用法，我自己使用時，就是固定幾個方式，一點都不麻煩喔。

延伸閱讀
你沒想到的倒數計時器五大用法、四大工具


結語

這兩篇Geek及紙片人的文章，寫起來其實十分過癮，因為我一直以來希望的就是讓工具退居幕後，讓時間管理的思考深入人心，這六種工具，其實就是六種觀念，貫穿了兩大時間管理工具的族群（紙筆工具VS高科技工具），並且和下一個行動這個核心緊緊相繫。

寫工具運用的文章，讓大家比較容易切入時間管理的領域，這也會是我持續努力的目標，未來也會有更加有趣的內容出現喔，還請期待 :>


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