幸福行動家 線上課程（49）排程 197/200 - 時間管理

排程這個流程，我運用積木的圖形來代表，時間管理的力道來自於把瑣碎的事一一做到，這些瑣碎的事情，就像是一個個小小的積木，我們可以將積木疊成摩天大樓，也可以疊成田園風光，一切看我們的心中創意。每日計劃，我覺得是時間管理中很重要的一部分，排程可以讓我們在推動一日工作事項時，有個參考的依據，把一日當作一個整體來看。今天我們要討論的有SWEET原則、MITs原則、時區清單原則及兩分鍾原則。
（1）SWEET原則

SWEET是"Stop Working on Everything Else Time" 的簡稱，中文翻譯是"停止手上動作，去做下一件事情的確實時間"。

可以用SWEET原則的地方很多，可以用來煮開水、設定出門時間、提醒自己接送孩子、提醒開會時間等，SWEET原則最大的好處就是可以避免我們遲到。例如說想搭乘10：00的高鐵，我們必須在9：20出門，並預留10分鍾的緩衝時間做前一個工作的收尾，因此我們的要搭乘高鐵這件事的SWEET時間是9: 10。經過事前的規劃及時間設定，讓我們在鬧鍾響起時，帶著微笑，走出家門，輕鬆趕上高鐵。





（2）MITs原則


我們一天內只要完成一兩件最重要的事情，就很有收穫了。但是一般人常常做了很多事情，卻沒能把今天最重要的事情搞定。在每日生活中，要養成先把最大、最難的工作優先處理掉的習慣，抗拒自己從簡單事情先做的誘惑。只要實行一個月，我們的工作效率就可以大增。

但是要我們去做最重要的事情，困難度就像是一早起來就要大口生吞下一隻青蛙，對大多數人來說是很痛苦的。一看到蛋糕，很多人總是想先吃掉蛋糕上的糖霜，才開始吃蛋糕。那就像是上班的第一小時，就只做容易的部份，剩下的時間拿來規避棘手的問題。如果反過來，第一個小時，先處理掉不愉快的工作，接下來的工作時間就很輕鬆了。

一小時的痛苦加上七小時的愉快對比一小時的愉快加上七小時的痛苦，你的選擇是哪一個呢？



（3）時區清單原則

清單可以是單一任務的後續動作（寫企劃書），也可以是批次處理某種場合（打電話）。讓我們在短時間內，持續不斷的行動。

Google全球復總裁李開復先生會準備一個「瑣碎事單子」：把一些瑣碎但是必須做的事情，利用一天中時間的碎片完成。我們固然要處理當天最大最困難的工作，但也要利用列表的方式，讓自己可以持續推動其他的事項，或許是回一個電話，寫一封email等等，寫在清單上絕對筆記在腦子裡要有效得多。

"保持行動狀態"我覺得是一個時間管理得秘訣，我一向認為人們在做小事，但勤快動作時最有效率。擁有清單能讓我們保持在行動的狀況下，不會因為不知要做什麼事情而停頓下來，也建議大家工作狀況下要隨時維護一份工作清單，這會讓自己的效率持續地提高。


(4) 兩分鍾原則

運用"兩分鍾原則"，排程ㄧ開始時，就可以開始著手處理事情了（例如發一個簡訊，花三十秒閱讀一篇備忘錄，勾選是否參加聚會的回條，在某人語音信箱留言，花一分鍾瀏覽網站等），雖然只是些小事，但是心理上會因為開始工作了，有逐漸輕鬆的感覺。

在8/30的研習會中，有許多的活動我們都是利用兩分鍾完成，事實上兩分鍾比大多數人想像得要久得多，也可以完成更多的事情。由於幸福行動家的時間管理方法，希望我們把雜事都寫入收件匣，有時難免有重複抄寫的動作，有了兩分鍾原則，一下子就可以完成的事情，就不用再抄寫到清單之內，動手立即解決即可。




結語

看一看上圖，右邊的箱子就代表了一天24個小時，左邊的積木，則是我們想要完成的事情。一天的排程，就像是把積木放入箱子這個動作，有時候積木數目比箱子的容量，這時就要有所取捨，有時積木很少，箱子空間還很多，就要提醒自己不要浪費了寶貴的時間。

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