幸福行動家 線上課程（47）前三流程的總結 195/200 - 時間管理

前三個流程，就是蒐集（我把收集改成蒐集了）、加工、組織，是時間管理中核心的流程之一，也是大多數人不容易上手的部份，但是若是能做好，一方面可以讓我們自律增強，二方面讓我們做事效率提昇，大家一起加油。
好的習慣真的不容易養成。

我在8/30研習會中講了一個David Allen說過的一句話"決定下一步行動只需要十秒思考，多數人卻做不到"，說起來容易，但是每件事情要做好事前的思考並不簡單。舉辦了越來越多場的研習會後，我越來越覺得，大家應該要多參加研習會。這次的學員，有IBM、外商公司經理人、台大學生、SOHO族，超級sale等，但是他們都能從研習會中受益，因為習慣的養成，靠自己的努力有所不足，要靠教練的指導、團隊的激勵，持續的學習，互相的加油打氣，才能走得長久。

今天我們複習前三個流程，也希望對這個部份有興趣的朋友，可以從幸福行動家 線上課程（21）前三流程，建立清單系統 166/200好好看起，一定會很有收穫，我們這就開始。



（1）流程一：蒐集
雜事，就是精神及現實世界中引起注意力的事。


通常，我們就把這些雜事裝在腦子裡面，所以隨時會從潛意識冒出來，不論是睡夢中或是開會時。這些雜事的數量很大，如果沒有一個好的處理方式，就很難做到"信守承諾"四個字，我們需要良好的蒐集習慣，才能將雜事管理好。
養成習慣的同時，也要搭配合適的收件匣，我自己使用treo 650作為收件匣，搭配Diddlebug軟體，隨時都可以進行蒐集的工作。有了堅固便利的收件匣，才能將蒐集這件動作做好。六個流程中的蒐集，必須要做到兩件事情，養成蒐集的習慣，並將雜事集中整理到收件匣。


（2）流程二 加工
在這六個流程中，都是以行動作為核心，也因此，流程二"加工"要隨時問自己，"達成成果的下一步行動為何?"。這句話有不可思議的力量，在開會中，只要提出這句話，就可以促使大家從創意的討論中回神，集中精力於找出合適的下一步行動。

我最近用了"太極"圖形作為"加工"這個流程的代表圖示，因為太極夾雜了黑白兩色，就如同雜事與行動的對比，執行了行動後，又會回到雜事的狀況，需要進一步再次加工，用太極來看頗為合適。

雜事也很適合批次加工成行動，這也就是"清空收件匣"，把一件件的雜事拿出來，加工成行動。大多數的雜事，只需要簡單加工就可以轉化成行動，某些雜事則不是那樣容易加工，需要運用紙筆思考、心智圖、腦力激盪等方法，才可以找到合適的下一步行動。
這是因為雜事也有不同的高度之分，有些屬於任務，有些是角色責任，有些則是些長期計畫、兒時夢想，幸福行動家時間管理都提供了不同的方法來加工管理這些雜事。也因為這樣，放在收件匣中的雜事，才能完全被清空，轉換成行動清單。




（3）流程三 組織

享譽兩岸的Money&You林偉賢老師曾經說過一句話"做事要靠系統，不要靠感覺"，下一步行動清單，就提供了一個完整的系統，讓我們做事的時候，避開情緒的因素，可以專注執行行動。


六個水平流程中，其實就是以下一步清單為核心（六個高度是以任務清單為核心），讓我們每日的工作，不斷地推動。而下一步清單的重要，就是因為我們不能管理雜事，不能管理任務，只能管理行動，當我們將所有雜事加工成下一步行動，找出任務的下一步行動，而可以針對這些行動一步步地執行，那可說是我們面對事情最好的處理方式了。


當然下一步行動清單，如果用場合分類，做起事情來更是有效率。

我目前是用treo 650上面的待辦事件軟體（todo plus）來管理我的下一步行動清單，有人則用outlook（青商會秘書淑萍），有人用萬用手冊（當然是Ada），有人用WinCE上的軟體（老K）, 有人用email信箱（8/30研習會上的廖先生）等，都是很好工具。工具要能適用於多種狀況且長期持續使用，最是重點，很多人為了做好時間管理，一直的更改使用的工具，時間都花在學習新工具，而非做好下一步行動上，這樣反而是本末倒置。

結語

08年的5月，我們全家到溪頭去玩，走在山林的步道間，一顆顆的菩提樹吸引了我的目光，突然間，我把這六個流程和禪宗的詩聯想在一起了
身似菩提樹，心如明鏡台，時時勤拂拭， 勿使惹塵埃。

就是講前三個流程，要蒐集雜事，讀心頭的雜事擦去，加工行動執行，心中沒有新生的雜事，自然就沒有塵埃。

菩提本無樹，明鏡亦非台，本來無一物，何處惹塵埃

就是講時間管理到了一個層次之上，就不需要那樣瑣碎繁雜的流程，只要要知道自己的願景，釐清自己的任務，利用每週檢視持續維持在正確方向即可。

前三流程的總結，就以這兩句詩詞和大家分享，我們繼續加油。

圖文並茂板
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