幸福行動家 線上課程(47)前三流程的總結 195/200 - 時間管理

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By Linda
at 2008-09-01T10:43

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前三個流程,就是蒐集(我把收集改成蒐集了)、加工、組織,是時間管理中核心的流程之一,也是大多數人不容易上手的部份,但是若是能做好,一方面可以讓我們自律增強,二方面讓我們做事效率提昇,大家一起加油。
好的習慣真的不容易養成。

我在8/30研習會中講了一個David Allen說過的一句話"決定下一步行動只需要十秒思考,多數人卻做不到",說起來容易,但是每件事情要做好事前的思考並不簡單。舉辦了越來越多場的研習會後,我越來越覺得,大家應該要多參加研習會。這次的學員,有IBM、外商公司經理人、台大學生、SOHO族,超級sale等,但是他們都能從研習會中受益,因為習慣的養成,靠自己的努力有所不足,要靠教練的指導、團隊的激勵,持續的學習,互相的加油打氣,才能走得長久。

今天我們複習前三個流程,也希望對這個部份有興趣的朋友,可以從幸福行動家 線上課程(21)前三流程,建立清單系統 166/200好好看起,一定會很有收穫,我們這就開始。



(1)流程一:蒐集
雜事,就是精神及現實世界中引起注意力的事。


通常,我們就把這些雜事裝在腦子裡面,所以隨時會從潛意識冒出來,不論是睡夢中或是開會時。這些雜事的數量很大,如果沒有一個好的處理方式,就很難做到"信守承諾"四個字,我們需要良好的蒐集習慣,才能將雜事管理好。
養成習慣的同時,也要搭配合適的收件匣,我自己使用treo 650作為收件匣,搭配Diddlebug軟體,隨時都可以進行蒐集的工作。有了堅固便利的收件匣,才能將蒐集這件動作做好。六個流程中的蒐集,必須要做到兩件事情,養成蒐集的習慣,並將雜事集中整理到收件匣。


(2)流程二 加工
在這六個流程中,都是以行動作為核心,也因此,流程二"加工"要隨時問自己,"達成成果的下一步行動為何?"。這句話有不可思議的力量,在開會中,只要提出這句話,就可以促使大家從創意的討論中回神,集中精力於找出合適的下一步行動。

我最近用了"太極"圖形作為"加工"這個流程的代表圖示,因為太極夾雜了黑白兩色,就如同雜事與行動的對比,執行了行動後,又會回到雜事的狀況,需要進一步再次加工,用太極來看頗為合適。

雜事也很適合批次加工成行動,這也就是"清空收件匣",把一件件的雜事拿出來,加工成行動。大多數的雜事,只需要簡單加工就可以轉化成行動,某些雜事則不是那樣容易加工,需要運用紙筆思考、心智圖、腦力激盪等方法,才可以找到合適的下一步行動。
這是因為雜事也有不同的高度之分,有些屬於任務,有些是角色責任,有些則是些長期計畫、兒時夢想,幸福行動家時間管理都提供了不同的方法來加工管理這些雜事。也因為這樣,放在收件匣中的雜事,才能完全被清空,轉換成行動清單。




(3)流程三 組織

享譽兩岸的Money&You林偉賢老師曾經說過一句話"做事要靠系統,不要靠感覺",下一步行動清單,就提供了一個完整的系統,讓我們做事的時候,避開情緒的因素,可以專注執行行動。


六個水平流程中,其實就是以下一步清單為核心(六個高度是以任務清單為核心),讓我們每日的工作,不斷地推動。而下一步清單的重要,就是因為我們不能管理雜事,不能管理任務,只能管理行動,當我們將所有雜事加工成下一步行動,找出任務的下一步行動,而可以針對這些行動一步步地執行,那可說是我們面對事情最好的處理方式了。


當然下一步行動清單,如果用場合分類,做起事情來更是有效率。

我目前是用treo 650上面的待辦事件軟體(todo plus)來管理我的下一步行動清單,有人則用outlook(青商會秘書淑萍),有人用萬用手冊(當然是Ada),有人用WinCE上的軟體(老K), 有人用email信箱(8/30研習會上的廖先生)等,都是很好工具。工具要能適用於多種狀況且長期持續使用,最是重點,很多人為了做好時間管理,一直的更改使用的工具,時間都花在學習新工具,而非做好下一步行動上,這樣反而是本末倒置。

結語

08年的5月,我們全家到溪頭去玩,走在山林的步道間,一顆顆的菩提樹吸引了我的目光,突然間,我把這六個流程和禪宗的詩聯想在一起了
身似菩提樹,心如明鏡台,時時勤拂拭, 勿使惹塵埃。

就是講前三個流程,要蒐集雜事,讀心頭的雜事擦去,加工行動執行,心中沒有新生的雜事,自然就沒有塵埃。

菩提本無樹,明鏡亦非台,本來無一物,何處惹塵埃

就是講時間管理到了一個層次之上,就不需要那樣瑣碎繁雜的流程,只要要知道自己的願景,釐清自己的任務,利用每週檢視持續維持在正確方向即可。

前三流程的總結,就以這兩句詩詞和大家分享,我們繼續加油。

圖文並茂板
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2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】課後心d

Oliver avatar
By Oliver
at 2008-08-31T08:54
對於我自己而言,這次課程也是很棒的學習,課程加入了許多分組團隊的任務及互動,從一開始,學員們有自己的組別,利用手冊演練,相互的學習。下午的課程,則有一個個小組任務,成員除了從講師身上學習,更能從助教、其他學員的經驗中成長。 在課程上,在每一個階段中都加入了不同的故事,藉由故事打入聽講者的心中,這也是好 ...

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By Heather
at 2008-08-31T07:21
※ 引述《blackp19 (小咖)》之銘言: : 如題..........因為覺得好像有點難 : 常常都會被棉被給戰勝了 : 有人有好的方法讓自己早起嗎 我野人獻曝一下好了 1.首先一定要先早睡,要讓睡眠不足腦袋拖著疲憊的身軀起床當然是很難了 2.睡前盡量不要接觸太多燈光亮光,因為要讓交感神經知道已經是晚 ...

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at 2008-08-30T21:35
如題..........因為覺得好像有點難 常常都會被棉被給戰勝了 有人有好的方法讓自己早起嗎 - ...

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By Faithe
at 2008-08-30T10:51
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By Victoria
at 2008-08-29T01:09
不知道有沒有相約的早起團 比如在某一時間約在某一個地點 一起吃早餐 例如在0630約在某早餐店,一起吃早餐,一起討論這週有什麼需要完成的?? 然後隔週大家在一起早起吃飯,並討論上週事情的完成度 我認為『早起』如果能跟『計畫』合在一起 那早起會更棒 例如:每天早起要背30個英文單字 (很棒的計 ...