幸福行動家 線上課程（23）收件匣 168/200 - 時間管理

在時間管理中，收集雜事的工具我們稱為收件匣。我們怕事情忘記時，就去查看收件匣，而不是在我們的大腦中搜尋，對於忙碌的人來說，用收件匣來紀錄事情，可以大幅的減輕壓力。




先講一個我自己的經驗，前一陣子我的蘋果電腦OS升級到10.5，但是卻發生了電子郵件程式佔據了大量的隨機存取記憶體（RAM），導致整體系統效能大減。後來有高手拯救，問題解決了，但我也發現RAM大小對電腦效能的重要。於是我就安裝了一個系統監測的小程式，可以隨時看到RAM的使用狀況，避免當機。

電腦的RAM容易監測，但是心理的RAM卻是難以管理，因為有太多未完成事項，佔據我們注意。，如果我們任由雜事阻塞在心理RAM中，必然會影響大腦執行效能，難以專心於手上的任務。收件匣收集了心理RAM中的雜事，提醒我們有那些還沒解決的事情。管理雜事得真正關鍵在於管理行動，而第一步，就是要做好收集雜事到收件匣的動作。


（1）何謂收件匣
好習慣是由一些小犧牲所養成。
--愛默森

收件匣，就是把我們心理RAM的東西，放到外部的工具中（可能是PDA的一個收集程式、或是一本收件匣筆記本）。心理RAM的空間雖然有限，外部的收件匣工具容量卻是無限的，把雜事放到大腦以外的地方，就能夠讓我心理RAM擁有空間，脫離記憶雜事的層次，專注於思考更高層次的問題。

也就是說，如果所有的事情都放在心中，永遠沒有辦法輕鬆自在。而時間管理高手，運用各種工具，將所有的雜事放在收件匣中，而非腦海裡，並進而組織運用，這才叫做黑帶級的時間管理高手，也期待大家能夠建立好收件匣的習慣。

（2）我的收件匣使用

今年二月，全家到美國旅遊，身為蘋果迷的我當然也買了一隻iphone作為新的手機。經過了三個月的使用，我把我的iphone送給老婆使用，自己乖乖回來用自己的treo 650手機，為什麼？因為treo手機的收件匣功能很強，強到我我又回來使用這隻兩年前的舊手機。

在treo上，我使用diddlebug這個免費軟體來做為收件匣，雖然免費，但是功能相當殺手，有以下幾個這個程式的功能。

* 快速手寫塗鴉記事
* 鬧鐘功能設定
* 振動功能隨時提醒我們，而不影響做事的進行
* 數位型式儲存，事情再多，重量不變


也因此，treo 650在許多狀況下都能稱職扮演好收件匣的角色

* 晨間運動時，我放在褲子口袋中，隨時紀錄浮現腦海的點子（我文章中的靈感常常此時浮現）
* 上班時，我放在腰帶上，和人交談時，隨時取出，紀錄對對方的承諾
* 事前設定鬧鐘，提醒自己要做的事情（到幼稚園接小孩、下班後順便去自助餐館包菜、上班中外出時要做的事情合併提醒）
* 下班後，我不另外寫行動清單，要做的事情就利用treo 650提醒
* 睡夢中，treo 650有夜光功能，想到的想法就直接紀錄其中
* 由於treo 650本身就是手機，所以一定會隨身攜帶


treo 650除了是我的收件匣之外，也幾乎是我的下一步行動清單，對我的幫助非常大。如果您使用treo系列手機，一定別忘了裝上diddlebug這個程式，就會讓手機化身一變為很棒的收件匣喔。

也請參見文章 Diddlebug 讓我棄iphone取treo的殺手級軟體


（3）如何設計自己的收件匣

每次演習會中都會有人提出疑問
"難道我不用PDA手機，就無法得到時間管理的好處嗎？"

當然不是這樣，收件匣其實是一種概念，並不是限定所使用得工具，重點是把雜事紀錄在腦袋以外的地方。




因此，我們可以利用萬用筆記本來紀錄雜事，買一本10元的小手冊紀錄，用上圖的八頁小書的方式，把A4紙張折成小冊子紀錄等，並不限定要用昂貴的高科技工具來收集。但是，我們選擇收件匣時還是要有許多考量的因素，這樣才能讓我們的收件匣運用起來行雲流水。



我也分享設計自己的收件匣時要注意的HUGS原則，希望大家都擁有對自己幫助很大的收件匣

a. Handy(可隨身携帶)

我們希望收件匣發揮最大的效用，就一定要能夠隨身攜帶。例如我使用treo 650作為收件匣，本身就是手機所以可以隨身攜帶。把A4紙張折成小冊子，就可以放在自己皮包中或褲子口袋。這樣子需要紀錄的時候，才能夠立刻拿出並寫下雜事。


b. Usable(使用方便)

收件匣要以方便取用為原則，紀錄時越快速，越方便，整個過程越讓自己覺得舒服，越能讓我們勤於紀錄。


我自己要收集時，左手拿出PDA，一隻手指按出diddlebug，右手抽出觸控筆，立刻可以開始紀錄雜事。有些人是將萬用手冊隨身攜帶，有些人則是買高級筆記本讓自己紀錄時的心情很好，有些人則會DIY自己的工具等。這些都很好，重要的是要養成收集紀錄的習慣，才能藉此成為時間管理高手，進而成為追求幸福的行動家。


c. Garbage-Free(沒有雜物)

這個原則的標準很簡單，"拿收件匣起來甩一甩，不會有任何紙張或其他東西掉下來"

很多人用萬用手冊來做收件匣，但是夾滿了小紙片、即可貼，不用風吹，有時稍微動一下東西就掉了滿地，這樣的收件匣無法應付任何時候都能快速取用的原則，要加以改善。



d. Subtraction(減少收件匣的數目)
許多的人收件匣滿天飛。遇上雜事，有時寫在筆記本上，有時寫在小紙片上，有時拿起便利貼，就貼在電腦螢幕旁，有時在電腦outlook待辦事項上打上幾筆，有時則交代秘書要記得提醒自己。過多的收件匣反而讓我們不知道自己把雜事紀錄在哪裡，反而浪費許多時間找尋這些資料。


也請參見文章 用一張A4紙，輕鬆做好每日計畫
結語

我在2006年就買了蘋果電腦，但是事實上，是到了 2007年，也就是一年後，上了柯耀宗老師的課程，才讓我功力大增，自此以後運用蘋果電腦有如行雲流水。在這次的經驗中，我也發現，要將工具使用得好，需要學習。我們想要讓收件匣擔任好收集工作的重任，就好思考如何運用工具來達到這個目的。這樣的益處是藉由行雲流水的收集工具，我們更能信守承諾，壓力也減小了 :>

接下來我們的課程會教我們做好Mind Sweep，心靈大掃除。


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