幸福行動家 線上課程（22）收集雜事 167/200 - 時間管理

上一個課程中，我們提到了執行力的六個流程是收集、加工、組織。今天我們要討論的就是收集。

國外有一群人，他們喜歡用便利貼（3M post-it），來做一些藝術創作，稱之The Post-It Note Art Posse (PINAP)，藉著把想法寫在便利貼上，排列組合後，形成特殊的藝術風格。我看著上面這張圖片，突然想到，如果我們的腦子，就裝滿了這些東西，真還是一團亂呢。

這些便利貼，代表我們腦袋中的雜事的數量，平時放在腦中我們不易察覺（因為大多數潛藏在潛意識），但是當我們需要專注思考時，這些雜事，就浮出意識的層面，對我們的思考做出干擾。這些雜事有幾個共通的特點

* 雜事是懸而未決的事情，因為我們還沒有決定要如何做
* 雜事的數目通常很大，佔據我們腦內的空間及我們的注意力
* 雜事常常會在不適當的時候跑出來，可能是睡夢中、上學中、閱讀中、看電視中
* 我們其實無法對浮現腦海的雜事採取行動（也是因為還沒決定如何做）
* 收集雜事可以增強我們信守承諾的能力


看了這些雜事的特性，我們大多數人都會覺得，一定要把這些雜事管理好，不然我們時間管理的能力，根本無法提昇。這篇文章，先讓我們瞭解雜事，以後的課程，會提出具體的解決方法。



（1）何謂雜事？

雜事指的是，所有進入您精神及現實世界，引起注意力的事，包括實體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對他人的承諾等)的事情。

當心中充滿了雜事時，我們是無法採取任何行動的，因為我們並沒有思考決定出要採取的行動。我們必須將這些雜事做好好的處理，這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石，阻礙我們前進。我們必須給予雜事"適當大小"的注意力，否則這些事情會一直擴大，讓我們必須花費更大的力量才能完成。

舉例而言，如果一個業務員承諾明天早上打電話給客戶回報價錢，這件事就是一件雜事。如果過了明天下午還沒回電話，這件事情就需要更大的心力才能夠處理好（客戶抱怨、老闆質疑）。如果這位業務員，一做出對客戶承諾，並立刻把這件事情記錄下來（筆記本、PDA），這樣我們就說他做到了"收集"這個動作。若業務只是口頭承諾客戶"OK,明天早上打電話給您回報價錢"，卻沒有記錄下來，這件事還放在業務員的大腦中，這樣就不算是做到收集雜事。


（2）腦中的飛機場

《當和尚遇上鑽石》是一本我很推薦的書，對解釋人的思考，有許多寶貴的智慧。書中也提到了和雜事很類似的概念（書中的概念叫做"銘印"），我修改了一些用詞來解釋雜事（P.101）

我們的心如同一個巨大的容器，容納成千上萬各種雜事，
這些雜事就像飛機在機場跑道上排成一列，等待起飛，
較強的雜事先起飛，較弱的雜事則遠遠落後，等待起飛。

在這個比喻中，一件件的雜事就像是飛機一樣，放在腦海中，就像是一個繁忙的機場，不斷的有飛機起飛。這些飛機（雜事）起飛，就是從潛意識層面，飛進了意識層面，這就是為甚麼每當我們想要專注的做某些事情（閱讀、寫作、寫企劃案），腦中會有許多的想法浮現出來，這就是我們的雜事浮現出來了。

當我們又對某人做出某種下一步行動，那行為在心中所植入的雜事比先前存的雜事更為強烈時，
這個新植入的雜事就會移到等待隊伍的前面，如同機場控制塔台呼叫一架飛機先行起飛一般。

在上一段中，業務員承諾要打電話，但是一直拖延到隔天下午還沒打，這時候自己的心中就會有一種壓力，覺得自己沒有做到某些事情。這樣的壓力其實是一件好事，讓我們主動採取行動來解決問題，避免拖延。但是這樣迫在眉梢的事件過多時（沒有養成良好時間管理習慣），我們的身體及頭腦就會難以負擔，產生壓力過大的狀況。

我建議要把這些雜事收集到頭腦以外的地方，這樣等於把飛機從腦中的飛機場搬到腦外的飛機場，有更大的機場容量，也可以減輕心理的壓力，讓我們集中注意力在更高層次的思考並更加有創造力。



(3) 雜事和大腦

以西方的角度來看，雜事深植在大腦中，我們的意識層面或許並不覺得事情很多，但是如同冰山，海平面之下的冰山體積遠大於海平面之上，潛藏在海平面以下的雜事，是我們常常忽略，但又數量龐大地。

人的心理有一個短期記憶區，容納所有的雜事。這個區域很像個人電腦的隨機存取記憶體（RAM），存放著所有的雜事。我們都以為電腦螢幕桌面上面的所有資料就是我們所有的事情，卻忽略了RAM中儲存的大量資訊。這個心理的RAM容量大小是有限的，到了某些限度，就會影響到其他大腦的功能（如思考、判斷等），大部分人的心理RAM都塞滿了亂七八糟、從未清理的雜事，這就是造成人們心不在焉的原因。

心理RAM提醒的事情，常常是當下沒有辦法處理的事情（例如，週末時間想到一通上班時間要打的電話），因此常常增加無謂的壓力。若是改變方式，當心理RAM浮現雜事提醒，馬上就收集起來，並且放置到頭腦之外的合適地點，這樣就能夠開始我們時間管理的第一步--收集。

結語

放在心理RAM雜事，其實擁有很大的力量，可以幫助我們追求夢想、達成目標，但是先決條件是，我們能夠管理好這塊寶貴的RAM空間。

前例提到的業務員，若是在PDA有一個固定的業務聯絡清單，當他承諾要打給客戶電話，立刻查出報價，並設定PDA中的鬧鍾，到合適打電話給客戶的時間（假設客戶今天無法聯絡上，要明天上午10點到11點間聯絡），這樣時間一到，業務員就能夠拿起報價單打電話給客戶回報事情成功完成任務。收集雜事，時間管理的基本功，練好以後，我們就能夠發揮大腦更大的功能（甚至有較多機會休息），幫助我們不論是學習、生活及工作上都更加的成功。

我們講要將雜事放在頭腦以外的地方，但是放在哪裡呢？下一篇文章，我們要討論的就是收集雜事的收件匣。

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