幸福行動家 線上課程（21）前三流程，建立清單系統 166/200 - 時間管理

好像是才一下子的時間，幸福行動家線上課程已經到了21講了，在前20講中，我們討論了心境如水及行雲流水，詳述了時間管理能夠幫助我們到達的層次，也說明了執行力及願景力，看到了時間管理水平及垂直軸向，讓我們持續往追求幸福的行動家前進，接下來我們就要脫離整體理論的層次，實際進入執行力的部分。執行力六個流程分別是收集、加工、組織、排程、行動、檢視，我們在每天的生活中，都可以運用這六個流程來幫助我們提昇我們時間管理的能力。流程簡單明瞭，但是要全部做到相當困難，因為真正的能力，是取決於這六個流程相互的連結綜效。有些人收集能
力強，但是卻始終排不出時間加工，有些人行動能力強，卻從來不做檢視，有些人組織地井井有條，可是無法落實執行。

經過長久的研習會及網路討論經驗累積，為了讓大家能夠將六個流程整合好，並發揮加成的綜效，我將六個流程切割為前三流程（收集、加工、組織）及後三流程（排程、行動、檢視）。前三個流程的重點是把雜事放到頭腦之外，建立好完整的清單，也是時間管理的基本功，我們這就開始。


（1）前三流程概述

當我們的雜事進來，要先統一收集到收件匣，其次要加工成行動，並組織到行動清單中。前三個流程的目的，就是要建立一個完整的清單系統。

這個清單系統包括了收件匣工具、加工的方法，組織的資料庫（下一步行動清單、任務清單、通訊錄、任務補充資料、行事曆等），要讓這個系統運作自如，行雲流水，這是做得到的。需要的是一些工具、一個有系統的方法、和自律的心。雖然這需要一段時間的訓練，但是這樣的一個系統帶給我們的是一顆心境如水的心情。

建立清單系統可以讓我們有一個把大腦事情放在頭腦以外的空間，讓我們的大腦專注於最擅長的工作--思考。如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣，日復一日不間斷，就是在練習黑帶級時間管理了。



（2）流程一：收集

收集的項目其實相當廣泛，我會收集的項目除了要做的雜事之外，還包括了電話、email、約會日期、寫文章的點子、對企劃案的想法等等。一個人的收集能力越強，代表他思考的領域越大，這裡會發生兩個初學時間管理常常遇到的問題。

* 收集工具不適當：有時候點子太多（例如遇到開會、參加商展，要收集的訊息大量出現），但是收件匣卻太小了（一張白紙、用完的筆記本）、者收集的速度太慢（想要以打字方式輸入到PDA，但是速度很慢）、或收件匣在某些狀況下失效（晨泳或晚上睡夢中想到點子，卻無法收集）等，這些都是因為沒有事前思考好自己需要哪一種收件匣，造成自己收集的能力打了折扣。
* 沒有加工的習慣：這是更加常見的問題，很多人興沖沖買了PDA、記事本要做好時間管理，也收集了一大堆事情，卻無法養成將雜事加工成行動的習慣。然後就和別人說了一堆無法做到時間管理的原因（太難了、工具不順、太懶了等）。有時候是因為自己太貪心（以為花錢，幾天內就可以做好時間管理），有時候是因為自己本來就缺乏紀律，難以養成好習慣，但是這些都會讓收集的成效大打折扣。


一般人把大腦當作是記憶的工具，所以對朋友、家人的承諾，自己想要做的事情等，一股腦兒都放在腦海裡。但是我們的大腦並不是如此可靠，記在心中的事情可能會忘記，不僅如此，所有的事情放在心裡，根本就沒有辦法輕鬆自在。要解決這件事的辦法就是收集，所以雖然收集的習慣不易養成，大家還是要加油喔。

（3）流程二：加工

最近在讀一本好書，瑪莎．史都華寫的《瑪莎創業法則》，裡面提到一個故事

有一次瑪莎幫忙影星保羅.紐曼舉行宴會，就在宴會開始的前幾個小時，她把一些摩洛哥派放入烤箱。後來，瑪莎因為一些事情離開廚房，回來時，簡直嚇壞了，因為每一個派靠近烤箱的區域都烤焦了。更糟的是，摩洛哥派是整個宴會三道主菜中最重要的一道，瑪莎開始很緊張，浮現出各種慘不忍睹的狀況。

幸好，她迅速地冷靜下來，短暫思索後，拿起一把鋸齒刀，將每一個派切成方形小塊，受損的部份切除丟除，再把完好無缺的部份放在盤子上，端到宴會讓大家食用。瑪莎表現出一副完全沒事的狀況，事實上，也沒有任何人發現，保羅.紐曼的宴會相當圓滿成功。

這真是一個把緊急狀況加工成優秀行動的好例子，把摩洛哥派烤焦，絕對是一件雜事，但將"派切成方形小塊，受損的部份切除丟除，再把完好無缺的部份放在盤子 "，也絕對是一個相當好的反應行動。雖然我們收件匣中的雜事不一定會如此緊急，但是構想出合適的行動，在適當的時間地點解決問題，這就是加工的意義。

" 加工"這件事情，其實是在各種可能的選擇下，找出最適當的行動。時間管理講究"plan ahead"，在事情需要採取行動前，在加工的階段，就先想好自己要採取怎樣的行動。例如說下一次瑪莎把派烤焦了，她一定不會緊張，會立刻就拿起鋸齒刀，甚至只要以後一烤派，瑪莎就會緊盯著烤箱，根本不會讓燒焦的事情發生。加工我覺得是時間管理六個流程中，最博大精深的一個，我們也會再日後的課程中繼續討論。


（4）流程三：組織
在幼稚園中，收納是以方便取用為原則，因此每項活動需要的道具，都設置在孩子容易拿得到得地方。
--《收納其實很容易》，茱莉。摩根思坦著

我是一家幼稚園的股東，並在裡面工作了八年，發現每一間幼稚園教室是一個完美的組織模式。
首先，教室的空間被分作好幾個活動區，小朋友可以在各自的區域中做事情。
其次，孩子們可以在某一段時間內，停留在一個活動區中（例如閱讀區），專注做一個活動。
第三，所有的物品放置，是以方便取用為原則，美術區裡面就有畫紙、蠟筆、顏料甚至工作圍裙。
第四，在幼稚園教室中，收納（小朋友自己把東西放回原位）的動作就和玩遊戲一樣簡單有趣。
最後，幼稚園教室充滿了視覺化標誌，小朋友一進教室，就看到各個區域標示牌，在教室內隨時可以知道自己東西放在哪裡（貼了姓名貼紙）。

如果我們時間管理各種清單、行事曆、通訊錄、筆記等，能夠如幼稚園組織模式一樣簡明，那一定會很棒。我自己組織的下一步行動清單、任務清單、通訊錄、記事本，都是每天我會運用到的資料庫，也有很確的區隔劃分及使用方法。配合合適的軟體及管理方法，就可以讓我們大大小小的事情安排有如行雲流水一般，除了讓我們節省時間，更可以擁有工作時的好心情。



（Flickr 圖片 Give A Dam 拍攝）
（Flickr 圖片 Lee Seung Kye拍攝）

結語
心境如水和行雲流水是我們在做好前三個流程中，需要注意的兩個大原則。

對工具使用時的行雲流水，對整個系統管控的行雲流水，都源自我們能夠養成Plan ahead(預先準備)的習慣，降低我們生命中火燒眉急的突發狀況。長久執行下來自然能夠讓我們有更多的時候，進入心境如水（Mind like water）的境界。

前三個流程，彼此互相影響，是一個整合在一起的系統，我們會再日後的文章中繼續討論。

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