向熊學習時間管理 - 時間管理

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--------------------全文詳見365期就業情報雜誌----------------------

傳統的時間管理，追求效率與速度，教你用12小時做完24小時的事。新的時間管理則教你
「選對速度」去做「重要的事」，畢竟適者生存，而不是快者生存。

撰文：薛雅菁

如果要用一種動物形容你的工作態度，你會選擇哪一種？是夜晚還閒不下來的貓頭鷹
；在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠；勤勞任命的蜜蜂或螞蟻；喜歡爭強好勝的狐狸；一心
多用同時做好幾件事的兔子；或是老愛弄點事裝忙的公鹿呢？

　　德國時間管理專家塞維特（Lothar J. Seiwert）認為，以上幾種都是努力工作卻沒
抓到成功要領的動物。最好的工作態度必須要像熊一樣，隨時保持冷靜沈著，頭腦清醒，
用最少力做最有效的事。

停不下來的黃金鼠

　　塞維特認為，熊看似動作緩慢，但必需出手時卻迅如閃電，展現的能量與動力，幾乎
沒有其他動物可與之匹敵；但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠，休養生息。
塞維特認為，熊懂得掌握時間管理原則，將覓食與休息時間分配得恰到好處，該休息時絕
不吝嗇，該主動出擊時絕不手軟，這種工作態度與時間管理，是人類值得學習的對象。

　　大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般，工作任務太多，無法停下來休息。根據主計處
調查，24～34歲的國人當中，有近四成經常得犧牲睡眠來換取時間。該做的工作太多，時
間永遠不夠用，看看教導如何變成「效率達人」或「超效能工作」等時間管理的書，經常
高居暢銷排行榜前幾名，就可證明上班族多麼迫切想知道如何做好時間管理。

早期時間管理＝速度管理

　　早期的時間管理，是要用12小時做完24小時的事，講求速度和效率。毫無疑問地，速
度曾讓世界變得更好，但現代人太熱衷於速度，不斷加快腳步，希望用更少的時間做更多
的事，結果罹患了「時間病」。美國企業甚至把「A.S.A.P.」（as soon as possible，
盡可能快）當成見面或會談的標準要求。世界經濟論壇主席施偉伯（Klaus Schwab）曾說
，「當一切都必須需與時間競賽後，我們已經從一個『大吃小』的世界，轉變成一個『快
吃慢』的世界」。

　　然而，過分強調快速並不是件好事。最有名的例子是亞歷山大帝，22歲時他跨出馬其
頓，帶領當時最精良的騎兵及馬其頓方陣法，征戰全世界，創建史上第一個橫跨歐亞非洲
的帝國。但改寫歷史又如何？33歲時他因長年征戰，一連多天高燒不退，不久後英年早逝
。若他肯放慢腳步，多給自己一點時間休息，以他的軍事天才，若能活得再久一點，其歷
史定位一定更輝煌。

快速不是成功的萬靈丹

　　塞維特說，讓不該加速的事情加速了，就得付出一定的代價。亞歷山大的遺憾就是一
例，而曾經在一家手機公司任職的阿誠也心有戚戚。

　　阿誠剛到職的3個月，由於尚在試用期，為了力求表現，每天加班到晚上11點，隔天8
點就上班。如此緊張忙碌的生活，使他還沒通過試用期就得了胃出血。請假1星期在家休
養的阿誠說，這3個月的付出，等於過去自己一年的產值，剛開始他還會擔心工作不保，
現在卻覺得逞一時英雄很不值得，現在正思索是否應該換個工作。

　　用速度管理只會徒增員工壓力。雖然壓力增加可以提升員工的行動力，但是也會造成
工作的緊張與焦慮。過去工作者忙碌，是為了有更多時間休息，以追求更好的生活品質；
但現在速度感卻成為威脅生活的無形殺手。而且，當每個人都被迫快上加快之後，快速的
優勢也隨之消失。

慢活：減速活動開跑

　　加快速度，無法讓你更有優勢，生活與健康也更糟，因此另一種時間管理的聲音悄悄
升起，提出所謂「慢活」的主張，鼓吹拋棄「速度的妄想」、「時間競賽的瘟疫」，認為
時間管理不等同於「速度」和「匆忙」，不但應該揚棄「以快制慢」的邏輯，甚至發起「
後發先至」的減速運動。

　　專家開始為「慢」提出辯解。「慢」這個字長期被污名化，只要看一看牛津字典對此
字的定義即就可見一斑：「遲鈍的，無趣的，懶散的，行動遲緩的。」這些形容詞，過去
是每個上班族避之唯恐不及的；而現在「慢」被賦予新生命，變成新式時間管理的內涵。
慢並不是「牛步化」的意義；而是以「和諧的節奏」取代「速度」。因為，每個事物都有
其與生俱來的時間或步調，有它自己的tempo giusto（正確的速度）。

適者生存，而非快者生存

　　瑞士夏福豪森（Schaffhausen）國際鐘錶製造公司聯合會（IWC），提出一個新的名
詞「Slobbies」，是指「動作慢，但做得好」（慢工出細活）的人，他們不把速度當成唯
一的績效指標，而用緩慢來贏得更高的生產力與創造力，該快的時候快，該慢的時候慢，
在工作和休閒兩端，用正確的速度追求平衡的人生。

　　就像日本走紅的電視節目「火焰挑戰者」，裡面有個「電流急急棒」考驗，挑戰者必
須在規定時間內通關。通關達人的秘笈，在於收放自如的速度，太慢會超出規定時間，太
快則會觸電。

　　台大社會學系助理教授李明璁說，慢下來才能沈澱思考找到方向。每個人有不同的正
確速度，快速不是提升效率的必然因素，「選對速度」才是有效率的主因，也才能真正走
得久、做得長。適者生存，而不是快者生存。別忘了，龜兔賽跑的結果，最後烏龜才是贏
家。

　　然而該怎麼做，才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢？塞維特認為，像熊看齊，學習他們的鎮
靜、沈著與力量，想清楚自己要過什麼生活，做正確且重要的事，並把剩下的時間拿來休
閒。

Step 1：目標清楚，全神貫注

　　塞維特提出的新式時間管理第一步為，先問自己想成為怎樣的人？想像一下自己生命
的終點，然後自問，如果能夠再活一次，我想……。把想到的答案寫下來，就會發現自己
因為蹉跎而沒有做的事。

　　塞維特認為，人的一生都有時間不夠的問題，他說「我們無法管理時間！但我們可以
選擇是否要從事有價值、有意義的事情。需要管理的不是時間，而是我們自己。尤其需要
學習如何對事情全神貫注，以及如何全力以赴。」

　　塞維特指出，保持專注是克服所有問題的關鍵。一天的時間對每個人都是公平的24小
時，但是一個有專注力的工作者，接到任務會先設定目標，把事情依輕重緩急分配好，把
書桌整理乾淨，關上門，不接電話，用數小時專心地完成任務。他們很清楚，如果自我時
間管理不佳，那麼只有被別人管理的份了。

Step2：做正確且重要的事

　　塞維特建議，當你排列工作的優先順序時，重點不在於「效率」，而在於「有效性」
；前者是指「最快速度把事情做好」，後者是指「去做對的事情」。

　　一位從IBM轉到奇異（GE）的工程師說，以前在IBM加班是常態，後來到奇異若沒準時
下班，主管會特別來關切加班原因。「上班時間若無法把分內工作做完，若不是代表笨，
就是效率不佳！」這位工程師說，主管這番話，讓他的時間管理改觀。他說，若一個人堅
持絕不加班，自然會將工作優先順序排列出來。時間管理重點在如何分配自己的時間。能
力強的人，懂得思考計畫、找對方向，從最重要的事情動工，因為走得多快是一回事，走
對方向才是最重要的。

　　這跟經濟學家帕瑞圖（Vilfredo Pareto）所說，辛苦工作沒有用，聰明工作才重要
的意思是一樣的。帕瑞圖提出80/20法則。意思是把20％的時間精力，投注在可以獲得80
％總成果的事情上，如此80％的成就，只需要花20％的時間，其餘就是休閒時間。

　　其實重要的事很少，但不重要的事太多，做了不重要的事，等同於浪費時間，結果投
入80％的努力只換來20％的幸福，一點都不值得。如何用最少力獲取最大報酬，破除「一
分耕耘，一分收獲」的舊思維，才是聰明工作者。

Step3：學會說不，保護時間

　　塞維特說，有了生活目標，也區分出正確且重要的事後，工作者若仍然時間不夠，那
就必須學會拒絕別人無理的要求。

　　很多工作者不懂得拒絕別人，以致無法專心在工作上。Google全球副總裁李開復認為
，一個優秀的工作者，必然同時也是有時間管理概念的人，能夠分輕重緩急，高效利用時
間，並學會說不，保護自己的時間。李開復以過去在微軟和他共事的潘正磊為例，做為微
軟總部產品部門晉升最快的經理，潘正磊在職場扶搖直上，成功之道就是「保護時間」。


　　李開復說，潘正磊剛加入微軟的職位是軟體開發工程師，由於任職的小組開發產品速
度很快，幾個月內就生出3個版本，每個版本又需要支援6種語言。為因應18個組合的要求
，潘正磊需要和很多其他不同研發小組互動。每天潘正磊的辦公室裡總是人來人往，每個
人都帶來不同的問題。

　　剛開始潘正磊總是停下自己手邊的事，先解決別人的問題，讓自己忙得不可開交。為
了把分內工作做完，他的工作時間拖得很長，但產能卻沒有提高。

　　後來潘正磊訂出所謂「回答問題時間」，同事只有這個時間才能來找潘正磊，其餘時
間不可打擾他。李開復說，若潘正磊當初沒這麼做，就不會有現在的成就，可能只會在同
一間辦公室裡，每天回答四面八方湧來的問題，直到筋疲力盡為止。

　　趕走佔用時間的不速之客，可以保護自己的時間來做「重要事」。當你發現時間被別
人竊取，請告訴你的夥伴、上司和同事，你認為最重要的事，以及你最在意的事，捍衛自
己的時間權。

　　李開復建議可以說這樣說：「今天對我來說特別重要。如果我的專案無法在下班前有
進展，會對整個小組或部門造成極嚴重的困擾。」一旦同事聽見你這麼說，相信沒有人膽
敢打擾你。

新式時間管理＝人生經營

　　事實上，新式時間管理，就是一種自我管理，著重於「人生經營」，給重要的事多些
時間，在健康的身體、成功的事業、愉悅的人際關係和生命的意義這四方面，尋求最佳的
平衡點。

　　上班族不要瞎忙。「忙」這個字等於「心」加上死亡的「亡」，所以忙的時候，人的
心是死的。每個人一天都只有24小時，必須選擇從事有價值、有意義的事情。就像在《小
王子》一書裡，小王子遇到一位賣口渴特效藥的商人。商人說，只要一個禮拜吞上一顆藥
，整個禮拜都不需要喝水。小王子不以為然。他說，要是我多出53分鐘，我會選擇從容不
迫地朝著泉水走過去。服用一顆解渴藥丸或許能快速解渴，但「從容走向一口水井」卻意
味著一種生活哲學，也就是用正確的速度做重要的事，用多餘的時間用來品嘗生活之美。


　　德國的製酒業曾喊出一句口號：「生命太短暫了，沒時間喝劣酒！」拋開速度的迷思
，把今天看做是自己餘生的第一天，開始用新的時間觀念來生活，請尋找自己的正確速度
，追求平衡的生活，這才是與成功最近的距離。

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