GTD ROADMAP 課後心得(6) 實體時間管理工具 131/200 - 時間管理

"穿過珍珠的那一條線"是我在時間管理演習會常常說得一句話，我用來比喻好的時間管理想法，要有工具的搭配才能發揮實效，所以時間管理工具就是穿過珍珠的那一條線，有舉足輕重的地位。

工具有時是身邊常見的事物，有些則需要特別去選購，這次參加GTD Roadmap課程，也重新發現了一些好用工具，便在這篇文章中和大家分享。

（1）下一步行動實體手冊

Heather是我在 GTD ROADMAP課程中認識的新朋友，她也是一位GTD fans，專長是運用記事本來做時間管理，在課後的休息時間，我也和她請教了她的時間管理工具，果然非常的炫，尤其是她利用記事本來做下一步行動清單（依照場合分類）的方法，更是我第一次見到。
因為，Heather除了是GTD理論的愛好者，更實際套用行動清單的概念，在她喜歡的moleskine筆記本上。不僅如此，Heather也在youtube上載她如何製作GTD筆記本的影片 ，共有7000人以上瀏覽，她總共製作了五支有關GTD運用方式的影片 ，歡迎大家前去欣賞。


Heather的實戰GTD筆記本，我覺得是不喜歡用電腦來管理行動清單的朋友另外一種選擇，大家別忘了去看看喔。


（2）Joe目前的收集工具-皮夾式inbox

這是我在David Allen的研討會上面購買的收集工具，花了我將近80元美金，算是相當高檔的時間管理工具。網站上稱呼這種東西叫做Notetaker Wallet，事實上也是如此，整個構造包括一個小筆記本（附了一些補充筆記）、一隻伸縮原子筆（附了可更換的筆心）、一個不能放錢的皮夾狀皮套。


比起我原來的收集工具Treo 650，有好處也有壞處，Treo 650最大好處是夜間紀錄、收集雜事的速度快、有鬧鍾等，皮夾式inbox好處是多了一隻原子筆（收縮的方式類似上圖，可以插在皮夾中），整體運用方式也比較適合不習慣3C產品的朋友。到目前我已經使用了一個多月，覺得還頗滿意的（尤其是記帳時很方便，隔天早上一起整理）。

之前有位網友阿儒問我這些東西可否郵寄到台灣，我也特別寫信去問了在會場上認識的Liz，她的回答如下（可以寄到台灣，但是運費自付）
Yes, we can ship USPS (our Postal service) to Taiwan. If you prefer we can also ship DHL, either way the customer is responsible for any customs and taxes. The shipment takes about one to two weeks depending on where you are. DHL is faster then USPS. ([email protected])

如果有興趣的朋友，可以寫信和Liz聯絡（見上），確認費用的細節。


（3）文件歸檔系統

第三個要介紹給大家的是David Allen的文件管理工具，永錫的時間管理文章比較專注於虛擬的雜事及行動管理，但是David Allen在研討會中也介紹了一些實體文件的收集方法，也提供大家參考。

上圖便是Daivd Allen會隨時隨身的文件夾，也一樣分為In、Home、Work、Reading等文件夾，這些文件夾隨時跟著他，不論是出差、或者辦公室、家中。這樣子讓他隨時可以處理下一步行動，而不會因為場合的緣故而阻礙了要做的事情。

放在公事包時，David Allen會拿一個比較大的袋子(如上圖)，把文件夾都放進去，這樣子公事包就不會顯得很混亂。





（4）David Allen的時間管理小抄

永錫會在早上的時候打打八段錦健身，雖然已經打了很多年，我還是會參照自己製作、護貝的八段錦圖表，照著教練的動作及次序來做。GTD Roadmap的課程中，也附贈了一份時間管理小抄，全部都是護貝好的文件，包含了每週檢視、處理及組織的流程表、專案規劃、收集的提醒事項等。

我自己在做每週檢視時，就會拿這份小抄來按表操課。我總覺得人的忘性很好，也很常會有偷懶的想法，把要做的事項一項項列下來，照著一一執行，是一個很好的方式。


（5）行李箱

我回台灣後，也發現David Allen的網站上也賣行李箱，這個行李箱和我自己演講帶的旅行箱很類似，將演講的東西放進去後，還有可以放一兩天衣物的空間。這樣出外演講時，就可以一個箱子、放進所有需要的東西，也在此推薦。

這個size的箱子，也可以直接登機，也可放進筆記型電腦，隨時可以取出使用，很適合經常需要出差及出國洽公的朋友使用，我在機場的一些販賣行李箱的商店中常常看到，有興趣的朋友也可以參考。

結語
這篇將是 GTD ROADMAP 課後心得的最後一篇，雖然還有許多素材可以寫，但是由於我已經決定要好好的寫一本時間管理書籍，需要把時間資源放在上面，所以就告此到一個段落。寫書並不是一件很簡單的事情，但是這對我是一個很好的學習，我也會好好努力的，感謝大家一直以來的支持，我們繼續加油。


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