上班8小時，練習只做重要的事 - 時間管理

工作時間並非越長越好，少做一點照樣可以成功，研究顯示：「如果每周工作60個小時，
平均而言，生產力會降低25%。」所以，你需要更有效地分配自己的精力，何不試試這六
個「高效率工作流程準則」?

圖文好讀版 http://www.melodyliao.com/2015/07/90_21.html

1. 「先決定要做哪些事」
檢查一下你的任務清單，如果充斥著各種任務及其截止日期，那就說明你的工作任務太多
。

想弄清楚任務清單上哪些該保留，就得估量自己的「個人投資回報」，也就是你對公司而
言有多少價值? 如果公司失去你會遭受多大的損失? 然後根據你的個人價值，算出你做
的每項工作的價值!

「哪些工作最重要？」——列出你最重要的十項工作職責，這些職責是否與老闆對你的期
望相吻合？如果二者相差甚遠，那就說明你沒有為公司貢獻出最大價值。
「只保留與目標相關的工作」——勇敢砍掉那些無助你進步的工作，擬一張「不應該做的
事情清單」。


2. 「為該做的事規劃時間」
給每項任務設定切實可行的最後期限，開始觀察你的時間利用方式，緊抓你注意力集中且
精力充沛的時段去完成最重要的工作。減少參加或召開冗長或偏離主題的會議，拒絕你工
作範圍之外的雜務 (比如可以說「我樂意效勞，但真的沒有時間！」或者「如果有其他需
要幫助的項目，可以告訴我。」) ，在拒絕別人時，要溫和且堅定，但不必解釋你拒絕的
原因。

3. 「專注 專注 專注」
各種干擾浪費掉員工28%的時間。遠離那些干擾源，抽根菸、聊個天、上個網、回個Line
…. 等等。不要同時處理多項任務，大腦根本不能一心多用，你只是在這些任務之間來回
跳躍，每次都會浪費幾秒鐘的時間，日積月累，你就浪費了好幾年。

有時我們會因為拖延心態而無法專注，尤其在重要的大任務上。因為較大且重要的任務會
讓人焦慮，也無法馬上獲得成就感，所以我們會因此卻步。要避免工作拖延，可以將大任
務分割成子任務，並為每一個子任務設定合理的截止期限。

4. 「有效處理訊息」
減少每天的message接收量及接收次數 (Email, Line…)，如果可能的話，讓員工幫你分
類整理電子郵件，刪除那些浪費時間的郵件、退出那些沒有生產力的郵件群組、停止訂閱
那些不看也沒關係的電子報、設定每天幾個固定的時段收信，不要動不動就去收信，那會
使你分心。

不管是Email或文件，看完訊息後就要下決定，不要堆積。如果email中的事情可以兩分鐘
就處理完，就馬上處理掉，不要將你的收件箱當作任務清單或歸檔系統。無論是文件還是
email，都盡可能不要處理兩次以上。

5. 「停止鬼打牆」：良好溝通、解決人的問題
在工作中要主動鎖定目標、定好明確的截止日期、清確地傳遞信息。
例如，一家汽車零部件生產公司的老總向財務部門要一份成本報價，要用在演講中，他只
需要一個很粗略的報價，理論上花幾分鐘即可搞定。遺憾的是相關員工誤解了這項任務，
認為老闆要的是一份精確的報價，花費了數小時才完成…. 這種彼此間的誤解浪費時間與
金錢，所以在跟團隊或同事溝通時，一定要清晰、簡潔。

凡是親力親為也會浪費時間，老闆整天在員工面前追問工作進度，並無法提高員工的工作
效率！若你的老闆喜歡緊迫盯人，除了聽命行事，你也可以「以其人之道還治其人之身」
，將所有的工作細節向老闆彙報，甚至提前預測老闆的需求，在他開口前就主動彙報所有
信息。

面對獨斷的機車老闆，你得將一切留下證據。例如接受任務時要求Email形式，這樣一來
如果有人責備你失職，可以借這些證據捍衛自己。

切勿漠視任何浪費時間的小事，不要為了省錢而浪費時間。假設你的手機只有在電池充滿
電後才會顯示電子郵件，一旦忘記充電隔天就會錯過一些重要信息，但儘管換手機要花上
萬塊，你還是應該換手機，因為工作效率會提高，你也不會再焦慮。


6. 「做好健康及能量管理」
不照料好身體，高效工作便無從談起，過度勞累會令生產力大打折扣。上午和下午要各休
息一次，午餐時間便該離開辦公室出去用餐。此外，要盡情享受假期，休息時間就該將工
作拋諸腦後，充分地放鬆。

睡眠比你想像中還要重要。研究者們通過對5億條Twitter信息進行研究後發現，人們早上
和傍晚所發佈的信息顯得更加積極樂觀一些，在下午或夜間發佈的信息則不那麼積極，研
究者認為上述情緒變化是由睡眠不足所導致的。「早睡早起」就能保持好狀態。早睡有助
於腎上腺分泌（分泌出腎上腺素、皮質醇和脫氫表雄酮），皮質醇能夠讓你保持清醒，而
脫氫表雄酮則能夠讓你保持平靜，睡眠越充足，身體所能分泌的脫氫表雄酮就越多。研究
也發現，睡午覺（半小時~一小時）可以提高後續的工作效率。

身體超重會消耗過多體能，注重飲食均衡不只是為了美麗，也關係到健康與工作效率。
康乃爾大學的研究人員指出，「每次只拿兩樣食物」可以讓人少吃21%的食物；由於大腦
在進食20分鐘後才接收到「我吃飽了」的信號，所以放慢吃飯速度有益於減少飲食；「更
換小一點的餐具」，這樣你會吃少一點。


選擇「選擇積極的生活態度」——《小熊維尼歷險記》中的驢子Eeyore總是看到生活的陰
暗面，一副悲觀、消極的模樣，跟Eeyore截然不同的是跳跳虎，總是蹦蹦跳跳，對生活充
滿熱情，你應該跟跳跳虎一樣積極樂觀，別總認為只有自己最倒霉，你的生活態度將決定
你的生活方向，應多接觸生活態度積極的人。還有，「多花些時間跟家人相聚」能讓你的
心靈得到慰藉；「多幫助他人」則會讓你的身體分泌腦內啡(endorphin)，讓你更快樂。

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