twhsi時間管理 線上課程（5） 收集雜事 時間管理健身房 77/100 - 時間管理

何謂雜事?其實所有進入您精神及現實世界的事，包括實體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對他人的承諾等)的事，都可以算是雜事。

在我們的生活中充滿了雜事時，我們是無法採取任何行動的，當我們生活上工作上帳單，企劃案，備忘錄滿天飛，電腦中塞滿了EMAIL，腦中裝滿了各種的約會、承諾、想法，我們就聽不到自己內心真正的聲音，我們必須將這些雜事做好好的整理，這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石，阻礙我們前進。


這和我們大腦機制有關，人類的腦袋有一塊短期記憶區，功能很像電腦裡面的隨機存取記憶體（RAM），RAM有其容量的限制，所以當我腦裡面都是雜事時，就失去了專注處理事情的能力，我們想要擁有專注力，降低壓力，就要把自己頭腦RAM裡面的雜事清理出來，清理到外部的工具--收件匣（收件匣就像一部硬碟），這樣子我們頭腦中的RAM空間才能釋放出來，讓我們專注的能力提昇。如何做到呢？我們分了三點來一一討論。

1 我們應該收集什麼
有許多事情可以收集，我也對可以收集的雜事作個分類介紹，共有四大項。


a 承諾他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面，討論之後，決定要提醒自己打電話關心遠地家人，寫下次約會的時間地點，承諾朋友的代辦事項，這些大大小小的事，都是我們對別人的承諾，也都算是雜事。或者是扮演好家人的角色，做好家務事，紀錄帳單到期日期、安排時間繳交帳款或辦理一些手續、財務問題的思考、家庭物品維修等，這些要求自己做到的事情也是雜事。


b. 某一個任務的細節
在路上想到寫簡報、文章的想法（加上某某圖表、相片），或推動專案的靈感，行動（印出研習會前準備清單、打電話給適合的人請教意見、提醒自己要推動某些關鍵行動）、以及對專案內的成員的互動（email文件、告知行程），常常我們就會想到這些讓專案進展更順利的細節，這些都是值得紀錄的雜事。除此之外，讓我們人際互動更好的想法（打電話感謝朋友對我們的協助，email寄出聚會的相片），可以讓我們在平時就累積和團隊成員互動的情感，也很值得寫下來，若有時間就可以作為行動的參考。



c. 一些瑣碎的雜事
有時我們必須隨手記下一些瑣碎的細節，例如去朋友家的地圖，去賣場的停車位編號、要幫辦公室的同仁定便當，大家訂的不同菜色，我們也不用用頭腦紀錄，拿出我們的收集工具記錄下來即可。


d. 實體的東西
書櫃要整理、帳單要檢查、清理信件櫃子、玩具要收，拍下人物、風景照片，之後要加洗，送給朋友，生活中也有不少事情要先紀錄下來，讓我們能夠行動時批次處理節省時間。

以上是我個人的收集習慣，大家要是有自己的想法，也歡迎分享。


2 一些收集工具（收件匣）的介紹
荀子說，「君子生非異也，善假於物也」，意思是說，君子並不一定和別人不一樣，但是他比較能善用工具。我們有了收集的概念，也要配合收集的工具，這樣子才能讓我們事半功倍。在時間管理中，收集雜事的工具我們稱為收件匣，也就是放置雜事的地方，上一篇文章我們介紹了放在襯衫口袋的紙條、A4紙張折成的記事本、PDA上的塗鴉軟體，接下來我們也介紹一些其他的收件匣


a 萬用手冊： 我們可以拿一些內頁來作為收件匣功能。
b email:我自己的習慣是，處理好的email，就封存起來，這樣子收件匣的數量就很少，讓自己一目了然還沒處理的事情。
c PDA中todo程式：有些人直接打字在PDA的todo軟體（待辦事項）中，直接把事情紀錄進去。
d 電腦中行程軟體 ：例如outlook，有些人的工作長時間使用電腦，他們就可以利用一些快捷鍵功能，快速的收集雜事到電腦中。



e 錄音筆：有些忙碌的人，用錄音筆錄下交辦事項，上班後就交給秘書處理。我也會錄下自己的研習會內容，聽聽要改進的地方。
f 相機：有些人（例如工作和設計有關），就會拍下大量的數位相片以供自己處理

收件匣的種類其實可以相當的多，重點不是工具，而是我們使用的習慣和我們想要的生活風格，接下來就介紹我們使用收件匣的原則


3 收件匣的原則
由時間管理的角度來看，我們一天大部份的時間都可能用到收集這個流程，因為我們腦子不停的在運轉（睡覺也是），想到需要紀錄起來的點子，可能床上、廁所、游泳池、百貨公司、高山上、飛機上等一些可能預期不到的地方，我們捕捉這些雜事的能力越強，我們腦子裡記憶的負擔就越低，越能讓我們減少壓力。我也有三個原則和大家分享。


a 養成收集的好習慣
我們可以利用一些固定的時間來收集，例如說每天上班的前10分鐘，轉換到下一個工作場合之前，每週安排固定的時間檢視工作計畫（我是用週日上午），這樣子定期的收集，自然讓我們的腦中可以生出源源不窮的創意。

b 減少工具數目
雖然我們希望能把雜事都紀錄到頭腦之外，但是過多的收件匣，會讓我們找不到紀錄的地方。當我們紀錄電話，有的貼在電腦螢幕旁、有的壓在桌子底下，有的放在萬用手冊中，有的在email裡面，要整理出一份完整的通訊錄就變成一個不可能的任務。
仔細思考自己目前收集的工具，去除不必要的收集工具及習慣（像我的通訊錄只有在電腦裡面一份，所有的更新都在裡面），這樣子我們要加工處理雜事時，才知道哪裡可以找到所有要處理的事情。

c 選擇自己風格工具
有些人喜歡3C產品，每天使用而樂此不疲（像我就是），但是這並不代表每個人都應該如此。有人喜歡紙筆的感覺，感覺記憶及感情就在其中凝固，有無法取代的優點，有人喜歡錄音、拍照起來，留下最接近真實的想法的情境。這些都很好，重要的是，找到您收集的風格，長期的使用這個工具，讓他成為您生活的一部分。

把雜事放到頭腦以外，是一個習慣，也永遠有可以改進的地方，但是只要持續的努力，習慣就能逐步的培養出來。

結語

收集雜事是一個很值得我們去培養的好習慣，有人說收件匣就像我們的第二個大腦，可以讓我們專注在眼前重要的事情上，而不用擔心自己的腦袋會忘記一些其他的事。我也要求各位，若要學好時間管理，一定要養成收集這個習慣，這樣的益處是，讓我們的大腦重新獲得專注的能力，把每一時每一刻的事情都能作做好的判斷和處理。

下一段課程要談的就是"加工"，我們繼續加油。

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