twhsi時間管理 線上課程（4）完整的行動清單 時間管理健身房 76/10 - 時間管理

首先我們先開始講六個流程中的前兩個流程，也就是收集及加工組織，當我們的雜事進來，要先統一收集到收件匣，其次要加工成行動，並組織到行動清單中。也就是說前兩個流程的目的，就是要建立一個完整的行動清單。


在談建立完整行動清單的細節前，我們先講講為何完整的行動清單如此重要。一般人把大腦當作是記憶的工具，所以對朋友、家人的承諾，自己想要做的事情等，一股腦都放在腦海裡。但是我們的大腦並不是如此可靠，記在心中的事情可能會忘記，不僅如此，所以的事情放在心裡，根本就沒有辦法輕鬆自在。 <<搞定！－2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>這本書的作者David Allen建議，如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣，日復一日不間斷，就是在練習黑帶級時間管理了。因此，想要做好時間管理，學習列好完整清單的習慣相當重要。

以我這五年，長期實行時間管理下來，發現要建立完整的行動清單有三個要點，第一是要培養完整的雜事收集習慣，其次是擁有優秀的行動加工能力，最後是選擇合適的行動清單工具，讓我們一一討論吧。


（ 1）培養完整的雜事收集習慣


培養收集的雜事習慣其實相當容易，難的是持之以恆，所以選擇自己的生活經驗中，合適自己的方式及工具是第一步。很多人學了時間管理，就跑去買電腦、買pda，花了許多時間學習工具，這都是不必要的，仔細思考自己原本就慣用的工具，好好的發揮效能，是比較好的方法。


例如我的父親，他有事情時，就會寫一個小紙條，丟在西裝襯衫上衣的口袋中，下班後，就把這些紙條拿出來，看哪一些事情需要處理。


例如我的朋友Ada，就利用一張A4紙，折疊成小記事本，專門用來收集雜事，這個小記事本雖然小到可以放進皮夾中，卻可以寫八頁的內容，所以可以紀錄下很多雜事。


以我自己而言，我偏好用智慧型手機（TREO 650）上面的塗鴉軟體，隨時紀錄自己的想法及對他人的承諾。而數位工具的好處是，紀錄的事情再多，都不會增加體積。

這些工具，也就是我們課程中會一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有一個腦袋之外的放置之處，所以不用擔心會找不到。重點其實不只是工具的選擇，更重要的是培養把事情放在腦袋之外的習慣。當我們隨時隨地都養成紀錄收集雜事的習慣，完整把事情移出頭腦之外，才能"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"，這就是我們時間管理的目的。


（2）優秀的行動加工能力

當我們把雜事一件件從收件匣拿出來，清空收件匣，並確認每一個雜事的後續行動，放進可靠的行動清單系統，這就是加工。每一次我花時間把雜事加工成行動，我都有一種如釋重負的感覺，覺得這件事情開始進入自己的掌控範圍，不用害怕會遺忘或如何去作這件事情。

行動和雜事不同，行動必須是具體可行的事情，雜事則否。
"舉辦一場在台北的研習會"是雜事，"email給Jennifer討論台北研習會場地租借問題"就是一個行動，
"輪胎破了"是一件雜事，"打電話給輪胎店鄭老闆起請她派人來拿車子"是一個行動
"準備行銷會議企劃案"是一件雜事，"下午兩點和Susan碰面，和她討論已經做好的簡報，並請她給予意見"是一個行動

行動需要花費時間，而且可以幫助我們將事情往達成的方向前進，我通常會儘量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動，這樣在我們在做排程時，就很容易估計行動的要花費的時間。即使簡單的雜事，都應該想清楚如何達成，因為現在不想清楚，以後要做的時候還是要再想一次，如果事前想好，放進行動清單，我們心理的負擔就能大幅降低。


（3）選擇合適的行動清單工具

要成為黑帶級的時間管理高手，就要學會列清單。當我們學會把雜事加工成行動，日子一久，行動的數量就會持續增加，變得不能用腦子記了，此時我們需要有合適的組織工具來存放，以下是幾個行動清單工具的例子。


Ada使用萬用手冊來存放自己的清單


朋友老K使用wince智慧手機上listpro軟體


朋友awhii則是利用Microsoft Outlook軟體來放置所有的行動清單


朋友prdro是使用一個叫做MLO的軟體工具來存放


我和一些使用蘋果電腦的朋友則是使用一個叫做iGTD的軟體來存放


不管使用哪一種工具，要組織好自己的行動清單，有場合分類的概念很重要，我自己會把行動規劃成 自己動手、當面溝通、打電話、思考/規劃、電腦工作等幾種場合來分類，這些場合大致上是依照電話、電腦等工具種類及工作性質分類，可以讓我們在同一個場合，批次處理自己手上的行動，節省大量的時間。一般而言，利用一些科技工具比較有效益，可以節省時間，但是也要依個人風格及喜好來選擇工具，不一定是3C工具就一定好。

結語
我們這一課講的是建立完整行動清單的重要及方法，這個習慣的培養需要一段時間的學習及嘗試，但是我常常覺得結夥攻頂、事半功倍，我們可以利用各種網路的工具來加快學習的速度。最後也希望大家能夠建立好自己的完整行動清單，這樣的益處是，可以早日成為時間管理的黑帶高手，擁有時間去追求自己的夢想。


接下來的課程，介紹的是第一個流程"收集"，請繼續加油。

圖文並茂版本
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