twhsi時間管理 線上課程（2）三本好書和六個流程 時間管理健身房 7 - 時間管理

這節課我們討論的是三本時間管理領域的好書，並簡介我的時間管理六個流程，這六個流程組成我的時間管理系統，讓我每日的工作更有生產力。首先先介紹的是三本好書，繁體中文版的書名是<<搞定！－2分鐘輕鬆管理工作與生活 >>、<<與時間有約 >>、<<晨間日記的奇蹟 >>。


1 Getting things done
這是我推薦書單的第一名，繁體中文版書名為<<搞定！－2分鐘輕鬆管理工作與生活 >>，是David Allen所寫的一本時間管理書籍書名，其英文書名縮寫GTD,
也是一種時間管理概念的簡稱，這本書也是我學習時間管理的起點。但是這本書的翻譯欠佳，有需要的人可以先詳讀其中的第二章，就可以快速的切入GTD這種時間管理概念。（簡體字版本是<<儘管去作 >>）


2 晨間日記的奇蹟
這是一本日本書，作者是佐藤傳，這本書沒有簡體中文版，在我的部落格文章中，晨間日記是最受歡迎的主題。利用Microsoft Excel來寫日記，利用早上來寫日記，利用曼陀羅圖來寫日記，是書中的三個很大的特色，我自己也用這一個方法寫了650天以上的晨間日記，對了解自己這件事情幫助很大，也很希望大家一起加入寫日記的行列。


3 First thing first
這是Steven Covey寫的好書，繁體中文版書名為<<與時間有約 >>，簡體字版本是<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>，這本好書討論了角色、每週羅盤、平衡四大需求、內心火焰等許多重要的主題，在時間管理領域是一本重量級的著作。


由2002年到今天，五年下來，藉由閱讀、寫時間管理文章、討論區的討論、到近期的研討會，我也融合了各家之長，有了屬於自己的時間管理架構，但是若是要打好時間管理的基礎，多看書確實是一個很有效的方法，有興趣的朋友也可以買這些書來看看。


接下來就要討論六個流程，這六個流程是收集、加工與組織、排程、行動、檢視、更新六個動作，這是我自己竹步伐展出來的時間管理流程，也由流程中整合出了我的系統，或許有人會很好奇，系統有什麼了不起的，我覺得我的老師RAINBOW的一段文字，充分說出了系統的力量


有系統才有高效能，但如何舉出更生動的例子來說明呢？我發現用"加法"和"乘法"來打比方，會更清楚，很多書也會舉出一系列的原則，但因為原則間系統聯繫性不強，其效果好像是加法，若每個原則的有用性是十分，三個原則就是三十分，但若原則間系統性很強，其效果則像是乘法，若每個原則的有用性是十分，三個有系統的原則，若能切實實踐，所發揮出來的力量，就是一千分。


生產力由系統而來，而系統又由六個流程所構成，這篇文章的目的在於介紹六個流程的架構，之後的文章也將針對各個流程詳細探討，就讓我們開始吧。


(1) 收集
生活及工作中會產生許多雜事，這些雜事常常對我們產生干擾，讓我們無法投注心力於重要的事，但這些雜事卻不能置之不理。我們需要一個收集好這些雜事的方法，GTD一書中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來，放入收件匣。通過這樣的方式，頭腦不用塞滿各種需要完成的事情，才能集中精力在目前進行的事上，這也就是時間管理的第一階段收集雜事。



(2) 加工與組織
現在我們的收件匣中堆積了許多雜事，但是雜事無法管理，我們必須加工成行動，並用不同的場合來組織，這樣到了要執行時，生產力才能大增，這個階段有三件重要的事情。

a. 清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來。
b. 將雜事加工-將雜事轉化成可以執行的行動。
c. 依場合放置-將加工後的行動放在行動清單。

建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式，加工處理每一件雜事產生行動，再將每一個行動，放到一個合適的場合，日積月累，我們的系統就放置了許多行動。一來，我們要做事時，可以依照場合批次執行，節省大量時間。二來，當我們擁有完整的行動清單，腦袋就不用擔心有哪件事情忘記了，壓力就減少了。加工與組織相當的重要，希望大家能夠好好的努力做好這個部份。


(3) 排程

排程就是安排行程，我有三個要點與大家分享

a. 兩分以下馬上行動--若在安排行程時，想到一些小事情，落實在兩分鐘以下的事馬上處理掉。
b. 每天分為數個時區--將一天分割成四五個時區，事前就規劃好哪個時區比較是合作哪個行動。（例如用早上寫晨間日記，寫文章）
c. 依照場合批次處理--在每一個時區內，批次處理同一個場合的事情，做完了再切換場合。


在每天我們要是能夠事前做好每日計畫，這樣子的效率可以大幅的提昇。


(4) 行動
回答一個問題"現在到底要做哪一件事?"，

若是我們的回答越好，通常也表示我們的生產力越好，這就是所謂的行動抉擇。選擇行動的標準有四個，場合，時間，精力及輕重緩急，

首先是場合對不對？外出時沒有帶電腦，就沒有辦法收發email，這就是場合不對。
其次是時間夠不夠？開會前三分鐘，才急著打重要電話給重要客戶，就是時間不夠。
接著是精力足不足？昨天熬夜，今天要參加百米競賽，這樣子的精力名顯示不夠的。
最後才是輕重緩急。一般人做事就是先評估輕重緩急，其實這種方式是比較草率的。

事前計畫好，又能做好當下行動的選擇，做起事情來就能夠事半功倍。


(5) 檢視
就如同車子需要定期保養一樣，我們的時間管理系統也需要定期檢視。

每日檢視，就是寫晨間日記，紀錄一天的事件及情感，並作檢討。
每週檢視，由較高的位置檢視我們的系統，掌握所有的任務及行動。

蘇格拉底說"沒有檢視的人生不值得活"，我們想要活出精彩的人生，就要經由自我的檢視，化弱為強，精益求精。


(6) 更新
當行動清單，與事實一致時，我們就能夠信任我們的系統。在我們行動的時候，環境也會跟著變化，事情的進展也隨之改變，所以除了檢視之外，我們也要注意更新我們的系統，在這個流程中有三件事情很重要。

時時清空--收件匣--從收件匣一一將雜事加工成行動，讓大大小小的事情都進入系統
再次加工行動清單--當我們執行完一個行動，要再重新加工行動，讓清單和事實一致
每週檢視任務清單--每週定時檢查自己的任務，看看有沒有要新增的行動，新的任務

能夠信任我們的系統，我們才會長期的使用這個系統，因為更新系統的動作是第六個流程。


六個流程，就可以結合成完整的系統，也因而能夠產生高效能。也有些人會問，這樣的時間管理方法真的太複雜了，怎麼可能一下子就上手，其實，這一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能夠做好收集、加工組織這兩個流程，建立完整的行動清單是第一步，之後則要學習排程及行動抉擇，第三階段才是做好檢視及更新清單的動作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行動清單這件事情做好即可。

接下來的課程會介紹我自己如何運用這六個流程在每日的生活中，我也要求大家，有空時可以翻閱一下上面介紹的書籍，這樣的益處是，讓我們更加體會時間管理的理論層面，遇到問題時，就能迎刃而解。

圖文並茂版本
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