twhsi時間管理 線上課程 (25) 80/20 法則 104/200 - 時間管理

昨天下班前，twhsi把行動清單檢視了一遍，先挑出哪一些是近期一定要做的事情，再把近期不會做的事情歸檔到另外一張清單，其他不大重要的事情，全部刪除。結果我的清單只剩下30％要做的事情，我簡直是吹著口哨下班的，心情很輕鬆，只因為我開始運用一個很簡單的原理--80/20法則。

80/20法則在維基百科的解釋是這樣的"Pareto principle，也稱為80/20法則，此法則指在眾多現象中，80%的結果取決於20%的原因"，在時間管理方面，永錫也發現了和這個法則對應的現象，並將之運用在自己的時間管理系統中。

* 我們百分之八十的工作成果，是在百分之二十的工作時間內完成。
* 我們的工作內容，大部分的結果是低價值的。
* 我們工作時間內，有一小部分的時間，比其他時間能夠生產力更高。


今天我們也藉由三個主題"少一點行動，多一點思考"，"捨棄低價值，追求高效能"，"80％成果，20％時間"討論80/20法則在時間管裡方面的運用，我們這就開始吧。

（1）少一點行動，多一點思考

前些天去保養場保養車子，在等待的時間，和隔壁的一位從事業務的朋友聊起時間管理（他也買過treo 650）。他說他忙得沒有時間思考事情，只能當救火隊，每天奔來走去，承受很大的壓力。

我建議他，可以利用每天早上固定的時間作一些思考（寫寫晨間日記、排定一天的行程），思考的時間增加了，做事的時間反而可以降低。不然每天只是行動而缺乏思考，這樣子只會讓自己越來越忙罷了。

每天播出固定的時間來檢視自己，思考行程（晨間日記、每日計畫），可以讓我們的工作生產力大幅的提昇，這也是一種80/20法則的運用。我們好好思考每天哪些時間可以來作需時久、高價值的事情，如何用批次處理及授權，來減少低價值行動耗費的時間，這樣日復一日，我們的時間管理能力就能夠逐步增強。


（2）捨棄低價值，追求高效能

有哪些事情有高價值？
在twhsi的想法，和家人親密互動、人際聯盟的建立，追求自己生活及事業上的內在火焰，是最有價值的事情。

每天中的哪一段時間，是我最有生產力的時候？
對於我個人，早晨的時間，思慮清楚，又沒有他人的干擾，是我最有生產力的時候。

因此，永錫利用晨間的時間完成晨間日記，寫文章，email，作每日計畫及每週檢視，並思索生活中的重要決定。這樣就是在最有生產力的時間，作對自己最有價值的事情，這是我創造高效能的方法。

（3）80％成果，20％時間

多費工夫在簡單工作上，只是白費精力
--奧卡姆的威廉，提出剃刀定律

完整的行動清單，讓我們大大小小的事情都能夠掌握；但是我們想要有效率的達到80％的工作成果，就要專注於重要的少數，並全力完成。前面提到我把行動清單的不重要事項刪除，反而能夠讓我們看清楚哪些重要的事情，把精力投注在之上，這樣子就能快速的用20％的工作時間，達成80％的工作成果。

Less is More. 當我們能專注在關鍵少數時，能做出更有生產力的成果，帕金森定律也告訴我們，有較短工作時限及明確截止時間
時，我們的工作效率會大增，結合這80/20定律及帕金森定律，我們就能在較短時間內完成大多數的工作成果，讓我們不用加班，有時間陪伴我們生命中的重要人物--我們的家人。

結語
"能衡量的事物才能管理"
--彼得.杜拉克

我們之前提過完整的工作清單，這些清單都是經過加工後的行動，所以重要性，耗時，都很容易評量。利用我們今天介紹的20/80法則，找出關鍵少數的行動，並在有生產力的時間，快速的完成。這樣的益處是，我們可以獲得充裕的時間，可以作其他高價值的事情（和家人及好友共度）。

下一堂課程，我們將介紹下一個概念，如何在這個資訊泛濫的世界，用較少時間，獲得必要資訊。

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