twhsi非同步溝通工具（4） email、私人訊息、手機簡訊 101/200 - 時間管理

twhsi有一位朋友Van，在北京的奧委會工作，今年八月時，他遞給我一張新名片，並提醒我"別用上面的email，我不會收"。我覺得很奇怪，他解釋"我在奧委會的email收到的信件太多了，根本沒辦法處理。

"email在現代社會是一個方便好用的工具，但是從朋友經驗中也發現，並不是每一個人都能運用的好。永錫也發現，雖然我們有了工具，但是使用工具的方法一樣很重要，這也就是我寫這幾篇文章的原因。這幾篇文章並不是在說明這些工具如何操作，而是說明這些工具可以拿來做哪些用途。

我們今天討論的是email及其他1對1溝通的非同步溝通工具，以我的分類方法，有三種不同的一對一非同步溝通工具。首先是email，其次是討論區、SNS中的私人訊息功能（名稱不一，有人稱為短信、私信），第三個是手機的簡訊。我們一一的討論


（1）email

幾乎每一個數位時代的居民都會有一個（或多個）email，我們用email來溝通，夾檔案，訂閱電子報、轉寄影片、短文、甚至行銷自己。但是功能太多了，有些人（像我的朋友Van）的email功能表較像是沒有分類的資源回收桶，五花八門，亂七八糟。

twhsi自己使用email的經驗是，簡化，我最重要的功能是拿來作為一對一溝通的工具，其他的功能都是附加的，並非最重要的。把一個工具當作是萬能的，這時候反而會讓工具變得太過複雜，自己常常忘了如何操作。一個工具，一個用途，有時更有效率。

溝通就需要文字力，這些年來，twhsi發現我是一個從寫作學習的人。在寫作的時間中，我能整合閱讀經驗及思考，並參考各種資料做比較閱讀，融合出更深入的結果。因此有時候永錫寫email時候，除了溝通事情，也在溝通思考。就像是討論一樣，信件一來一回之間，往往讓我收穫良多。

我的建議是，不要把email變成倉庫，而要讓這個工具發揮人際溝通的效能，這樣的益處是，不僅人際互動可以做的更好，更可以和遠方的朋友保持聯繫。



（2）討論區、SNS中的私人訊息

討論區、SNS（如海內、Facebook等社交人脈網站），許多的訊息、評論是公開的，所有的人都看得到，並可以參與討論。但是總有些時候，我們希望拉個好朋友到旁邊說一些悄悄話，這時候私人訊息就派上用場。

twhsi一直覺得私人訊息是個社群型網站中很棒的人際潤滑劑，由於人和人接觸時，難免會有摩擦，中間若有禮貌之間運作，就可以降低摩擦的傷害。從2000年起，我就每天投入在論壇中，藉由討論來學習，算起來已經有七年的實際體會，也因為重視網路禮儀的細節，結交了許多的朋友，所以今天野人獻曝，也和大家提提。

私人簡訊對於剛認識的朋友特別有用，由於這時候雙方關係還不穩定，相互的瞭解也很低，難免說話時就會踩到地雷，引起人家的不快，若適用私人簡訊作為另外一層溝通的管道，會是比較好的方法。



（3）手機簡訊

有時候，我們溝通的訊息短，溝通的對象又是熟悉有信任度的朋友，這時候我就會傳手機簡訊。

手機簡訊可以在很短的時間內傳遞到朋友最隨身的工具--手機，而且對雙方的時間都相當的節省，是一種很有效的非同步溝通工具。但是也要注意簡訊傳遞的是冰冷冷的訊息，不易夾雜溫暖的情感（罵人時很有用 :> ），在使用時，不宜用簡訊來作為溝通的唯一工具，否則非常容易引起誤解。永錫常常搭配電話及email使用，能夠做比較完整的溝通，並又能迅速傳遞重要訊息。

另外筆者的手機treo 650，擁有實體的鍵盤，可以讓我快速輸入簡訊內容，這也是簡訊列為我殺手級工具的原因之一。



結語

twhsi的蘋果電腦通訊錄裡面有許多筆的資料，裡面大多包含手機號碼及email，有需要時，我們就可以快速搜尋到我們要溝通的對象，選擇同步（打電話）或非同步（email或傳簡訊）溝通。這就是搜尋力的展現，以往我們需要紙筆紀錄的通訊錄，現在一彈指，就跳到我們的眼前，而且分享相當容易。

也因此，這些通訊錄資料庫的備份相當重要，除了定期和手機同步，我也購買了外接硬碟，及.mac服務（提供遠端備份）。我們的通訊錄，是我們人際資產的一環，除了要使用方便，也要考慮長期累積的儲存問題。

這四篇非同步溝通的文章，在此告一個段落，twhsi覺得這些工具，是我們人際溝通的槓桿，讓我們得以用較少的時間，讓我們的影響力增強。工具的學習不一定要很多，但是要深入，要知道使用工具的目的為何。我的老師rainbow有一篇文章寫的很好學習新工具像是學開車，也摘錄一段和大家分享。

我們學習新工具像是學開車
學會開車後，要把車子開向何方？目的地在哪裡？是更重要的思考

很高興看我的文章的朋友們，為了讓twhsi有機會繼續進步，還請不吝批評指教，我們繼續加油。

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