Peter Drucker 談管理 - 時間管理

早餐在 MOS 看了「 Manager Today 」裡介紹 Peter Drucker 「時間管理哲學」
的文章。原書名 The Effective Executive ，中文譯名「有效的管理者」。原書
1966 年出版。閱畢，以下是我的摘要（經重排）：

１　主管的時間屬於別人。

２　以從事的活動觀之，主管是組織的「俘虜」。

３　時間是最稀有的資源。

４　不做時間管理，必然使所有事情失控（※註：熵？）；換言之，做時間管理，
　　才可能管好任何事。

５　有效能的主管永遠會控制時間，並做以下事：
　　　　１　不斷地做記錄
　　　　２　定期分析記錄
　　　　３　為重要活動設定 deadline

６　演算法：
　　　　１　做詳細的時間記錄。由秘書或助理來做較好；所有行動要當場切實記
　　　　　　下。每年至少做２次，每次３～４周
　　　　２　標記出沒有生產力，或浪費時間的活動：
　　　　　　　　１　自問：如果不做這件事，會怎樣？
　　　　　　　　　　如果不做不會怎樣，或做了沒有成果，標記起來
　　　　　　　　　　比如別人禮貌性邀宴，你去了反而困擾對方；１／３的聚會
　　　　　　　　　　不派人出席也不影響業績
　　　　　　　　２　找出：如果某項工作有其他人可以輕易完成，且成果的品質
　　　　　　　　　　和你自己做一樣好甚至更好，授權之
　　　　　　　　３　找出：我做的活動，影響到其他人的時間
　　　　　　　　　　比如：聚集所有人一起開會，冗長、為表示投入而亂問問題
　　　　　　　　　　、每個人都知道在浪費時間；但若不聚集所有人一起開會，
　　　　　　　　　　又擔心訊息不能傳達給每個人，而且只邀請部分人，其他人
　　　　　　　　　　會覺得被排擠。
　　　　　　　　　　解法：開會前先發表格，內容是與會人、時間地點、主題，
　　　　　　　　　　非與會人有興趣也可參加，會後每個人立即會收到完整的會
　　　　　　　　　　議摘要，並且歡迎提供意見或評論

　　　　　　其實主管可自由支配、可用來從事重要事務的時間只佔工作時間的 1/4
　　　　　　，組織越大，時間越少（因為 3/4 以上的時間用來維持組織運作、合作）
　　　　　　解法：
　　　　　　　　１　一周找一天獨處
　　　　　　　　２　一周找半天獨處
　　　　　　　☆３　每天提早９０分鐘獨自工作再去上班（這項最佳）
　　　　　　　　４　千萬不要想晚上帶回家做，累了一天，效率必差

　　　　３　專注：一次只做一件事－－迅速、時間／精神／資源集中
　　　　４　上述要專注做的事，須先 prioritize 過。 Prioritize tasks 其實很
　　　　　　容易：只要決定「什麼不要做」即可。但取捨需要勇氣！這種取捨的決
　　　　　　心，就是領導力的展現



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