我心目中完美的蒐集系統 - 時間管理

當我把這次David Allen課程的15頁心智圖、51頁的講義、15頁的操作手冊學到的內容畫在心智圖中，發現這次我上完課後要採取的前三個行動都是在建立系統，包括了蒐集系統、下一步行動系統等等，我們首先討論蒐集系統。



在課堂中，當David Allen隨手就把要蒐集的物品丟到收件匣，文件放在標明”in”的文件檔案，想到的事情就寫在有收件匣功能的皮包中，其實心裡是很羨慕的。一個好的習慣養成，背後通常有一個好的系統支撐，今天，我們就是來討論這些蒐集、過濾資訊、知識、文件、生活用品的系統─蒐集系統。


1 錢包和收件匣合一

摩托羅拉（Motorola）曾做過一個調查，「如果你出門只能隨身帶三件東西，你會帶什麼？」答案是「鑰匙、錢包和手機」。這樣一個調查讓我了解想要讓時間管理工具雖身攜帶，就一定要把這些工具內崁在鑰匙、錢包或手機中。



一開始我對蒐集工具的想法是把收件匣做在手機之中，在以前用的手機Treo 650上，Diddlebug這個程式就能夠做到。轉到iPhone之後，遍尋不到可以塗鴉記事的軟體，這次在研習會上找到了結合錢包和收件匣的工具，雖然不是我的完美工具，但是已經相當不錯了。



使用下來，我也發現一些優點，例如我在做無敵星星時，寫在這個收件匣上面就很適合，因為錢包是一定不會離身的工具，因此無敵星星的執行效率也能夠大增。



原本的Diddlebug確實是我的最愛，但是這個收件匣錢包作為現階段的蒐集工具也還不錯，參考一下囉。



一些這個概念的收件匣錢包

https://secure.davidco.com/store/catalog/NoteTaker-Wallets-and-Pens-p-1-c-273.php



2 做筆記的能力

這次上David Allen的研習會時，也覺得自己做筆記的功力不錯，後來發現他在講解蒐集概念的時候，提到Note taking也是蒐集的一種。想想也是，聽演講時就是大量的資訊湧入我們的腦袋中，要有一個優秀的方式做蒐集，不然就流失很多的資訊。



我主要是用心智圖的方式來做筆記，用了黃色可撕的美式筆記本來書寫。這次七小時的課程記錄了15頁手繪心製圖，有一部分就直接寫在課程講義中。回台灣之前就溫習了這些筆記、講義幾次，今天把整個筆記做成一張心智圖。我用的是Xmind這個軟體（Mac、Window），免費，也很推薦使用喔。





這次還學到一個有用的技巧，David的課程提供了一種透明、可書寫的膠帶讓我複習的時候很容易做筆記重點摘要，我一直找不到這樣的工具（台灣、美國），但是找到3M有類似的產品，這種工具在做完筆記後，很容易讓我們重新掌握重點，值得推薦。



今天看到好友蘋果核寄給我的Google wave事項討論，他也用類似技巧標明了事項的重點之處，果然英雄（蘋果核及David Allen）所見略同，沒想到這種方法除了用在實體筆記也可以用在軟體檔案中。



大家對於記筆記還有什麼好點子呢？一起來討論一下吧。


3 文件及實體物品收件匣

在研習會中，我常常說自己的弱點就在於不會收紙張，這真的是頗諷刺的─時間管理的講師不會整理文件。



因此這次研習會我就特別重視這個部分，首先是紙張的整理，我買了一個站立式的桌面檔案夾來管理不同種類的檔案。這些色彩繽紛的文件夾可以分類放置不同的文件，讓自己文件管理的能力變強呢。



搭配上標籤機，常用的工作項目就可以有一個單獨的文件夾來裝。例如我自己每週都要去BNI的聚會，並擔任幹部，就可以用黃色文件夾裝，這樣一看到顏色，就知道是那個活動。



David Allen也有一個收件夾讓我十分心動,這個收件匣放在桌面，放置暫時留置在桌面尚未處理的雜事，還可以疊起來，不知道台灣哪裡有類似的東西，這個體積太大，從美國不好帶回。



一直以來，我都收不好文件這個環節，現在搭配好的工具系統，要繼續努力蒐集囉。



結論：完美的蒐集工具？

什麼是完美的蒐集工具？我心目中的想法是



（1）對於虛擬的事件管理而言，我覺得是一個在手機上快速塗鴉記事的的軟體，可以做簡單快速的分類，有適時跳出提醒的機制。



（2）對於Note-taking方面，我覺得要能夠累計大量資訊，檢視快速，對於筆記結果可以繼續做深入思考（立體化）並迅速轉為行動的事項。



（3）對於實體的文件管理而言，我覺得更重要是一個檔案整理的整體思考及習慣培養，搭配實體的工具，讓我們不致於淹沒在文件大海之中。



我一向認為Garbage in,Garbage out，蒐集就是幫助我們對進入我們大腦中的資訊把關，我們吃東西會注意黑心食物，呼吸空氣在乎空氣品質，那對於資訊呢？



回到最初的主題，對於這些放進您頭腦的東西，您，有一套系統的方法來蒐集嗎？


強烈建議看圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/28790569




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