幸福行動家 線上課程（8）行雲流水的macbook 152/200 - 時間管理

2007年2月，我在香港買了我的macbook，一直到今天，幾乎每天工作都離不開她，和Treo 650一樣，是我最佳的工作夥伴。我知道很多人買了蘋果電腦只用來處理多媒體一類的檔案，在我個人看來是覺得可惜了點。我深深認為蘋果電腦作為一台商務工作機，可以增加許多生產力。

隨著對蘋果電腦操作的熟練度增加，我也發現了許多好的軟體，每一個都可以讓我們的生產力增加，今天就讓我們來介紹一下這些軟體，及我運用的方法。

1. 晨間日記：我用 MS Office for mac中的EXCEL來寫晨間日記，也可以轉到PC上面寫，很方便。

我使用的版本是2004版，相當好用，有時候朋友寄來的Word、EXCEL、Power point檔案，就可以直接開啟並編修。
我最常用的軟體是EXCEL，因為我每天都要寫晨間日記。到今天，我已經累積了874篇日記了，上圖是5/24的日記，我帶了全家去中興新村玩，看到美麗的夏荷，吃了好吃的美方芋仔冰，是不是生動又有趣呢？

寫晨間日記，不僅讓我們回顧之前的一天，更能留下我們生命的記憶，我預備寫一輩子的晨間日記，日日檢視自己的幸福人生 :>



b. iGTD:免費軟體，用來管理我的任務清單

蘋果電腦上面有許多優秀的免費軟體，iGTD就是ㄧ例。
我利用iGTD來管理我的任務清單，左邊藍色處，是我目前所有的任務，右上角的部份，就是任務接續的下一步行動（這裡是所有任務的下一步行動），右下角是單一行動的補充行動資料。

整個版面簡潔而有效，我也曾經為文寫了一些iGTD的文章，有興趣的朋友可以看看。
iGTD時間管理軟體介紹59/100時間管理健身房
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12624685

c. Taskpaper:管理比較複雜的任務，我利用Taskpaper來分析

大多數的任務屬於直線型任務，用iGTD管就好了，但是有些任務有比較多的面向，就需要利用一些任務規劃工具。

舉例來說，假如和女友求婚成功，要籌辦婚禮，就要開始學習任務規劃，因為辦好一場婚禮，牽扯許多面向，需要和大量的人溝通，用任務規劃工具來管理會簡化許多流程。
Taskpaper是一個小巧的任務規劃軟體，但是我時常運用他來規劃任務，他的表現也從不讓我失望（上圖是三個任務規劃，是不是一目了然）。我利用紅色的標題，來做大項目的標題，黑色小字表示行動的內容，Taskpaper有check box的功能，做完的事情就可以打勾。整個程式非常簡明，讓我們推動任務有如行雲流水般流暢，雖然不便宜(18.95美金)，卻讓我愛不釋手。

d. Firefox:分頁功能，書籤功能，同文堂繁簡切換等，都是我最常用的功能。

Firefox是我在mac上面的瀏覽器，功能很強大，缺點是有時有點不穩定，耗用系統資源也高了些。
但是我還是沒有辦法脫離Firefox的原因是，他的插件很方便，尤其是同文堂，可以讓我瞬間切換網頁成繁體或簡體中文，對於在兩岸都要發表文章的我，幫助很大。除此之外，優秀的分頁瀏覽功能，書籤管理功能都讓我在上網時節省許多時間。

最近看好友蘋果核，用Safari非常流暢，也很心動，如果有替代同文堂的方案，我還真想跳槽呢 :>

e. 通訊錄＋Skype+名片王：讓我節省下許多電話費及行銷廣告費用

我的通訊錄中的資料很多，也是我一大行銷利器。一般而言，通訊錄中最重要的資料是行動電話及電子郵件，這兩者一定要具備。除此之外，就是要做好關鍵字管理（有人叫做CRM），讓自己可以利用通訊錄中的資料，迅速找到要聯絡的人或寄出電子信。

我的朋友Darren說"Skype是全世界做生意的人都要用到的東西。"，因為skype低廉的通話費（有時根本免費），大幅降低聯絡的成本。因此連結通訊錄及skype，我們就可以用很低的成本，聯絡到需要聯絡的人。之前我到大陸辦研習會，就是靠skype聯絡，節省可觀的金錢。

最近我也買了一台蒙恬出品的名片王，因為自己的名片越來越多了，有了名片王，掃描輸入時快速又充滿樂趣，一大堆名片不再成為自己的負擔，在此也推薦喔。

自從上了我們青商會阿寶哥的課程，我也開始寫每月電子報寄給好朋友。這時我才發現整理好通訊錄，就是整理好自己的人脈，也建議大家要重視這個部份。

對了，我有一些execl的名單要匯入通訊錄，一直覺得很麻煩，若是有知道如何做的人，還請協助或告知喔。

f. 心智圖軟體：如果一件事情或任務還沒有頭緒，抓不到重點，我用心智圖軟體來整理，選擇很多，我習慣用的是mindmanager。

上面介紹的Taskpaper，有人稱階層式軟體，類似pc上面檔案總管的架構，適用於已經成型的計畫，監督下一步行動是否確實執行，有很好的效果。Mindmanager 一類的心智圖軟體，我覺得是一種發散型的軟體，當整個事情還不大明朗，我就會開一個檔案，把自己的想法倒上去，就像是我們手上握有很多小碎片，卻還看不出拼組出來的圖像，利用心智圖的方法，一片片拼組成一個大的圖像。
利用心智圖軟體，很快就能將自己腦中的想法組織起來，是一種很好的思考工具。Mindmanager是商業軟體，價格很貴，據我所知道也有許多心智圖免費軟體（如Freemind），大家可以參考選用。



g. macmoney:用這個軟體來記流水帳

有一個朋友和我說"記帳雖然辛苦麻煩，但總比沒錢用好。"，這句話說得不錯，學會管理好自己的財務，才可能有幸福的人生。
目前我每天會記帳在收集工具中（老婆也是），早上時一併打字到macmoney這個軟體中。這個軟體作為流水帳軟體還不錯，但是功能太過陽春了一點。
也請大家介紹記帳及財務整合軟體，不用到Quicken這麼複雜，但是要有資產負載表、收支表功能，感謝。


h. 倒數計時軟體：我用這個軟體來做工作進度管控及有時要用無敵星星原則時使用。

我覺得倒數計時軟體也是我每天一定會用到的軟體，目前我使用的是一種Dashboard軟體3-2-1。


當時間一到，3-2-1就會跳出來，提醒我要做下一件了，很方便。每次都有人會問我PC上面的對應軟體，很多人推薦下面這個

Mr. Egg Timer * (Win95/98/ME/NT/2000/XP) 倒數計時軟體
一個德國人開發的倒數計時軟體，可以從1-999分鐘開始倒數，是筆者見過最小及最方便使用的倒數計時軟體。
http://www.smtpbuddy.com/dwn/countdown.zip


結語

看到很多好用的工具，很多朋友都會很興奮的一一嘗試，但是就如同前一篇網友Danny所說，想要達到行雲流水的境界，熟練度很重要。雖然提到的是蘋果電腦，但是很多在PC上面都可以找到功能類似軟體，下一篇還是會介紹一些蘋果電腦的用法，還請期待。

[ITM]社群中，裡面也有一個我愛吃蘋果小組，主持人是蘋果核，是我的蘋果師父，也歡迎大家參加這個小組喔。

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