幸福行動家 線上課程(54)流程五-行動 202/300 - 時間管理
By Eden
at 2008-09-16T17:07
at 2008-09-16T17:07
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2007 年11月我在北京大學演講,當我們到場時,大教室裡坐了五成的學生,但是大家都拿著書在自習或演算數學,當場就有點被北大學生用功的精神嚇到,難怪是中國第一學府。但是心理也覺得奇怪,怎麼聽演講的人好像還沒到,心裡面有一絲的緊張。當演講的時間到,擔任主持的北大博士生李娟請自習的同學先行離開,沒想大家做的是把課本收到抽屜去,拿起我們演講的講義,原來這些都是來聽講的同學。
這件事讓我感觸頗多,行動造就一切,我們想推動任何事情,就要靠行動及學習,認真聰明如北大的學生,還如此的用功,那我們這些資質不及的人,應該要警惕才是。
(1)四個因素
歸納今天要做的事情,依事情的重要性做排序。並承諾:一定要做完。
--李開復:怎樣做最好的自己
場合、時間、精力、MITs是採取行動前的四個考量因素,由於在時間管理系統中所有的雜事都被加工成行動,所有都已經設定好的場合,如果場合正確,才能夠行動。其次也要有足夠的時間來執行行動,有足夠精力,才能推動行動,最後再用優先次序來選擇。
有關於行動的四個準則,我也寫了一篇文章,還請參考。
twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則
(2)處理事前規劃的事情--無敵星星吃掉青蛙
"創作就是,找出限制來,然後專心在限制內做到圓滿"
--林懷民
很多人都很喜歡我演講中的橋段"無敵星星",這裡面有一個概念是"抗拒原則",也就是說,我們最應該做的事情,通常也是我們最不想做的,所以要利用一些方法(我是用倒數計時器及工作清單),讓自己可以克服心理的障礙,完成行動。
以前就寫了五篇這個方面的文章,自覺在這個領域上並無寸進,就請大家包容,看看舊文吧。(沒看過的人強力推薦每天創造無敵星星時間,解決困難任務)
每天創造無敵星星時間,解決困難任務--twhsi電子報第四期
每天起床吃掉青蛙 (1)
每天起床吃掉青蛙(2)
每天起床吃掉青蛙 (3)星星加持,吃下青蛙
看阿信學時間管理時間
(3) 處理意外狀況的能力
獲致效能的秘訣,便是「專注」
--彼得.杜拉克
我其實不覺得處理意外狀況能力強,和時間管理能力好是直接劃上等號的。有一次我到某大公家機關演講,聽到一位主管說"在來這個單位以前,我以為是來當交通警察,分派事情的;沒想到來了之後,才發現是來當消防隊員的,忙著到處救火。"。這就表示這個機關出現了很大的時間管理問題,甚至連主管都不知道該帶著屬下往哪一個方向走。
我們在那次研習中討論了單位內如何處理意外狀況,例如說"意外狀況值日生",每天由單位內一個同仁擔任值日生,處理所有單位內各種意外狀況(有點像是總機,過濾電話)。除非必要,不然不輕易將事情交到其他同事身上,這樣大家都能增加不少專注做事的時間。例如說"主管定時巡察",讓下屬不會隨時繃緊神經,擔心下班前又有大堆的事項要處理,耽誤了自己的時間。
我們想要提昇做事的品質,就要將做事的方法系統化,這樣才能提高效率、訓練下屬、工作授權。當然緊急狀況下就要做緊急處理,有一些空檔時,就要檢視好清單的工作,經過通盤考慮後,再去執行。
結語
我的表哥Charles,以前曾經到北京大學當過交換學生一年,有一次,他騎著自行車到城裡逛逛,騎了半個小時,突然想到不知道他的朋友們在做些什麼?唯一的答案是"他們都在唸書。"所以他腳踏車一轉,又騎回北大看書去了。這位表哥國小一年級就搬到美國,從北大回來時,搬回了一套套清全史等史書,放滿了一整牆。
行動常常是一種習慣,而不只是刻苦努力,我們要養成好的行動習慣,往自己想到的目標持續前進。
圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/19380498
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