幸福行動家 線上課程（53）兩分鐘原則 201/300 - 時間管理

美國奧運游泳代表隊選手菲爾普斯在本次北京奧運中得到了八面的金牌，其中五面屬於個人金牌，三面屬於接力金牌，在五面的個人金牌中，有三面是在兩分鐘內得到的。

200米自由式、蝶式、混合泳，為他在兩分鐘內，帶來金牌，這也讓我想到，兩分鐘其實是很久的。

GTD時間管理法則，讓我們習慣性地把事情切割小，降低心中做事的排斥感，不需要太多暖機的時間，就可以推動工作。手指按按，發一個簡訊，花三十秒閱讀一篇備忘錄，勾選是否參加聚會的回條，在某人語音信箱留言，花一分鐘瀏覽網站。懂得把握兩分鐘，我們可以動許多的事情，讓我們往自己的目標持續推進。




(1) 面對突發狀況的兩分鐘

兩分鐘內可以完成的「下一步行動」，要馬上執行；超過兩分鐘，又無法委派的行動要持續追蹤。

工作常常遇到意外狀況插入，希望我們做一個緊急處理，這時正是兩分鐘原則適合出現的時候。有了明確的原則，就可以做一個劃分。例如我們正在趕工一份企劃案，同事想花兩分鐘和我們討論一下明天活動的小細節，我們可以停下來，和同事討論一下，把討論結論寫到收件匣中，進入系統，之後繼續處理原來的企劃案。如果同事希望討論時間較久，就可以另約時間，或許等自己手上企劃案進行到一個階段再談。

工作中的突發狀況處理，我們如果有例行的法則面對，也會讓工作的夥伴們容易配合。


（2）清空收件匣的兩分鐘

大家在將雜事加工，清空收件匣時，通常會有一些兩分鐘以下的行動可以立刻執行。我通常都會準備多一些的時間來做清空收件匣的工作，因為這時候正可以運用兩分鐘原則，解決一大堆的小行動，不用再列入下一步行動之中。

通常我會預留30分鐘來清空收件匣，將雜事加工成行動並放進自己的時間管理系統中，但是遇上一些兩分鐘就能處理的小行動，我也一併馬上處理，可以省下許多的時間。馬上行動，就不需要記憶，也可以減少憂慮。


（3）推動任務兩分鐘

有時我們規劃任務時，也會有一些下一步行動產生，我常常會在規劃完後，留一些時間，對於兩分鐘以下就可以處理的事項，馬上採取行動。有一有二就有三，這些小行動看似無關緊要，但是由於我們是在第一時間就開始推動這個任務，自己也會覺得任務有持續推動的感覺，和我們合作的同伴，也會感覺到自己的積極性。



（4）不適用兩分鐘原則

早上起床時，我會固定寫文章及做些晨間例行的例行工作，這時，我會花費很長的時間專注在這件事情上而不希望有任何干擾，這時反而是不適合兩分鐘法則。由於早上單獨獨處的時間很寶貴，我儘量拿來專注在解決重要複雜的事情上，不希望這些兩分鐘以下的行動插入其中。考生也常有類似的狀況，需要專心K書的時候，就儘量減少干擾。


結語

兩分鐘原則，可以讓我們持續推動下一步行動，是一個值得內化成習慣的好原則，也介紹給大家。

這篇文章是我第201時間管理健身房的文章，也算是一個小小的里程碑，我們繼續加油。

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