如何管理好生命中的大事？ - 時間管理

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Think Big

First Thing First

MITs (Most important tasks)



這些時間管理書籍中常見的字眼，都在告訴我們一件事：要管理好生命中的大事。



這次去上David Allen的課程，有一個感覺就是：管理大事的能力增強了。或許是作為商業講師的歷練，或許是這近兩年來不斷的學習及進修，或許是隨著年齡、資歷的增長，但是總歸就是進步了。



這篇文章就針對"大事"這個主題，好好述說一下自己的想法吧...





1. 做好前三流程是做好大事的基礎



時間管理是關於思維與行為，精神與物質鏈接的行動力。

─網友 海辰



前三個流程，目的就是幫助我們管理好生命中的大事及小事，這三個流程是，蒐集、加工、組織。



a. 完整的蒐集：我們要打造一個可以信任的系統（trusted system），就要把所有的承諾及文件都有一個系統來做完整蒐集，才不會有所遺漏。



b. 強力的場合：蒐集到的東西叫做雜事，要用動詞來加工，就成為行動。我常用的動詞有，！自己做、&電話、＠網路、％電腦、＊當面溝通、＃深思考、＄等待清單。訓練好自己運用這些動詞來加工雜事，就能鏈結出強大的行動力，推動大事。



c. 數位化清單：這次去上David Allen看到他仍然使用Lotus Notes數位化的資料庫來組織所有費事兩分鐘以上的行動，回台灣後我使用Mac上面Omnifocus的軟體來組織數位化的資料庫管理行動。



蒐集、加工、組織這三個流程幫助我們做好完整的蒐集、強力的場合、數位化清單，接著我們就可以運用這些能力，一步一步將大事處理好。



2. ”大事如何做？”分解動作



先舉個例子：



有一天，不經意看到了一張Flickr上面美麗的日本櫻花相片，想到櫻花季節到了，於是寫email邀請S一起去日本走走，接著確認了機票、民宿，接著轉帳、兌換日幣，最後終於成行，和S兩人在京都的櫻花樹下暢飲清酒。



" 和S到日本賞櫻"就是一個大事，在時間管理系統我們用比較專業的術語任務（Project）來表示大事，而"和S兩人在京都的櫻花樹下暢飲清酒"就是這個任務結束時的"圖像"，經過一些"任務規劃"，決定了一些"行動"，訂機位、民宿資料、換的日幣就是任務的"補充資料"，這些"行動"經過執行，就成為我們生命經驗的一部分，任務也完成了。因此，



一個任務＝圖像＋任務規劃＋行動＋補充資料





但是我們身邊總有許多的任務



我們需要把許多的圖像放在一起，就形成了任務清單

要有系統方法來做任務規劃的工作，這樣才有效率。

要採取的"行動"越來越多，就要用Omnifocus這類的行動資料庫管理。

補充資料也越來越多，就要一些文件檔案夾，數位檔案系統來管理。



許多個任務＝圖像列表（任務清單）＋任務規劃系統＋行動資料庫＋補充資料庫



我們要管理好生命裡的大事，就要知道這件事並不容易，需要一點學習及時間才有可能做得好。



3. 把大事上緊發條



對每件事情都必須像在做研究一樣，長時間思考一些事情，這會變成一種習慣，這就像呼吸和深呼吸一樣，呼吸吸進來的氣很淺，深呼吸就不一樣。資訊再多，都要養成深度思考的習慣。-杜書伍



聯強國際的杜書伍先生是我很喜歡的一位企業家，他強調閱讀、思考、專注、循序漸進，把聯強國際經營成強大的3C通路。他注重縝密思考，無論是員工教育、作業流程、公司發展，都有其用心用力的思慮。我看著他的文章，心理面突然有一個想法"把大事上緊發條"。



什麼是把大事上緊發條？



就像是考試前的模擬考，事前就為大考做好準備。我們需要藉著一些動作，讓整個任務和真實的環境接近，這樣就能夠提昇做事的品質，以下是一些把大事上緊發條的方法。



a. 做完整的蒐集，把該關心的事情都放到數位化清單，並且不斷的檢視、修正、去蕪存菁，這就是上緊發條。



b. 運用心智圖、金字塔原理、八頁小書等系統方法來做任務規劃，這就是上緊發條。



c. 找出行動資料庫中最重要的代辦事項，運用無敵星星等時間管理的方法迅速解決，就是上緊發條。



d. 每週找個兩小時時間，好好檢視一下所有的圖像列表（任務清單）、任務規劃系統、行動資料庫、補充資料庫。這就是我說的上緊發條



很多事情不是做了一次就可以，需要一直回來檢視、梳理、調整、更新，就像是一座美麗的花園，一定是園丁用心的除蟲、澆水、施肥、剪枝、播種等，做了無數的努力，才贏得訪客的驚嘆。



結語



從美國回來，就開始思考自己未來五年的商業計畫，這就是我心目中的大事，我仔細閱讀在美國和親友訪談的筆記、用金字塔原理抓出重點、打電話請益我的商業導師、閱讀商業書籍，確確實實、認真努力管理好我生命中的大事。



"人生有夢、築夢踏實"，這是我大學裡常常聽到的話，現在就是實踐的時候，下一篇文章我們會討論運用數位化的行動資料庫來管理行動，請期待。





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