助理的時間規劃？ - 時間管理

我現在在當研究助理
主要的工作內容當然就是幫忙老師做研究
還有負責跟研究計畫有關的行政事務
研究工作的部分還好
但行政的工作內容大家應該都知道，就是事情不難但很雜
工作幾天下來，頭腦都被這些小雜事搞得有點混亂
沒辦法定下心來看研究需要的東西
所以想跟大家請教一些做時間規劃的技巧

我的工作雖然要打卡(對校方那邊交待出勤)
但其實是責任制(老闆都讓我自己規畫工作，也不會查我勤)
老師只給我月目標(不會給確定的截止"日"，只說本月預計完成)
我要怎麼運用時間老師是完全不干涉的
也不過問我的工作進度
所以其實所有時間我都可以自行運用規劃

我需要安排的事情有
長期目標：完成老師的研究計劃，畢竟我就是因應此計畫而生的助理
我自己的進修規劃(繼續升學，所以要準備升學考試)
中短期目標：老師給的小研究工作進度(念完某本書、學習相關軟體、研究資料建檔...)

我目前的規劃方式是
長期計畫我會先訂最大的目標
然後切割成月目標、週目標
中短期計畫部分我會自己訂截止日
然後切割出每天要做的部分

最麻煩的就是不定時出現的雜事
如果是幾分鐘就可以處理掉的就很簡單
但是會有些需要半小時以上的事情突然出現
而且要趕著完成，所以我也不可能先做我自己的計劃再去做這些事
例如突然須要跑急件公文(去行政大樓讓大家蓋章繞一圈就不知道要多久)
或是老師突然交代幫忙去圖書館借書
或是找了一些paper希望我去影印
這些事情是一來就要馬上去完成的

還有一些是知道要排出時間但實際做起來卻有可能超過安排時間的事情
例如聯絡研討會事宜
(不可能很順利的大家都找的到人，或是討論來討論去花超過自己預計時間)
跟老師約好討論研究、讀書會...等
其實我自己都已經有預留時間，但還是有可能超過...
例如表定1小時討論時間，我自己在行事曆上都會再多預留0.5~1小時
還是有可能超過預留時間

這些雜事一天只要出現個1.2次
可能就是1小時以上的時間沒有了
所以也會影響我每天預定做的長期&中短期規劃
但是其實這些規劃才是正事阿Q_Q
只是畢竟雜事也是要做
而且我很喜歡這份工作
很想好好做好該做的事情
在正事跟雜事都想完成的目標下
我在時間的規劃上有什麼技巧可以應付呢(而且小事情一多其實我會有點焦慮，頭腦混亂)
難道要預留一大塊彈性時間嗎？= =
還是我要先學習調整心態
在每天晚上檢討行事曆時，面對一堆事情未完成的的行事曆不會太難過XD

希望板友可以跟我分享技巧，非常感謝^^

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