twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/10 - 時間管理

上一篇文章，討論了依照場合分類的行動清單，其實在David Allen的書籍Getting Things Done（GTD），組織的部份相當的複雜(見左圖)。但是，我自己覺得，作為一個時間管理的初學者，先把依照場合分類的行動清單搞定，那就很厲害了。進階的系統，我覺得有幾類是相當重要的，也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。當我們做事時，能夠整合行動清單及上述各種清單，可以讓我們的生產力產生更大的綜效。


（1）行事曆

David Allen在GTD原著中，說明行事曆我們應該將視為Sacred Territory(中文翻為"聖地")，意思是一經寫入，除非更改約會時間，否則就應該徹底執行。這點筆者深表同感，看過我的行事曆的朋友就知道，其實裡面的東西很少，大部分時間都是空的。但是只要寫上行事曆，這件事就等於我必需要執行的事情，就是一定要達成的，這樣的概念可能和許多朋友的行事曆不同。


行事曆可以分為下列三種
a. 在某一個確切的時間裡採取的行動
其實這裡指的就是約會，某日幾時幾分要跟某人碰面，大概要碰面多久

b. 在某一個確切的日期裡採取的行動
指的是特定日期的約定或承諾，沒有明定時間，例如今天答應客戶要交打電話給他，那你在今天任何時段打都不算失約。

c. 在某一個確切的日期所需要的資訊
如果twhsi這幾天去洗牙了，我會設六個月後再次洗牙，但是並不是那一天洗，而是提醒自己該做這件事情，屬於資訊的一種。或我也會把朋友的生日預設在此，日期近了，就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。


行事曆通常只放在電腦上，若是在外面約定時間，筆者會先用收集工具收集起來，回來再決定是否參加，通常不會立刻答應對方。約會屬於當面溝通，需要花費許多時間及事前準備，這方面我會相當的慎重。


（2）通訊錄

通訊錄對於我而言相當相當的重要，我的通訊錄一定包含了兩個重要項目-email及手機。從2000年開始使用PDA來，通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課，我想是因為能夠充分運用通訊錄，整合好人脈，讓朋友及客戶能夠對twhsi做大力且有力的的推薦，最後達成別人眼中不容易達到的事情。這裡有三個觀念和大家分享。


a. 三機一體
三機一體就是將三種機器整合到一體的方式，這三種機器是手機、電腦、及伺服器。電腦用來打skype（國外），是殺手級運用，可以節省大量金錢。

通訊錄是架構在電腦上的，但是隨時可以同步到手機，這樣子打電話、傳簡訊都相當的方便。每天我的電腦也自動將我的資料備份到伺服器（.mac服務），一方面防止資料遺失，一方面我也可以在網頁上直接瀏覽（沒有手機及自己電腦時），所以我從來都沒有弄丟過我的通訊錄，因為一份資料，有三個地方備份。


b. 快速搜尋
我有一個朋友叫做江洋，他曾經問了我一個問題：與 outlook 2007 同步的聯絡人，我需要做些什麼調整，才能在 treo 650 內快速檢索？

我的回答是

我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼，例如 江洋 是je 張永錫是 juc
這樣雖然第一次修正雖然很慢，但是以後所有手機的通訊簿，都可以用此方法快速索引，不需要為了不同手機調整通訊簿（我當前有1000筆通訊簿）

除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤對應位置，我們還可以利用電腦程式強大的搜尋功能，做出類似CRM（客戶關係軟體）的效果，這方面台灣的一位楊舜仁老師，功力相當深厚，有興趣的朋友可以搜尋一下。

c. 批次處理
運用通訊錄軟體，我們可以一次發出大量的email和簡訊。這屬於一種非同步溝通，大家一定要很有效率的運用科技，一方面批次處理節省時間，一方面也能建立鮮明的個人風格。

通訊錄是很重要的資料庫，強力建議大家要好好的維護，人脈就是錢脈，不要忘了喔 :>


（3）任務清單

2007/11/02，我在google北京分公司演講後，他們問了我兩個問題" 專案如何在期限前結案?"、" 專案行動變動無法結案或有突發狀況打亂了原本的步驟，如何處理？"。這兩個問題都是很困難回答的問題，因為專案本身就是一個很複雜的東西，在GTD這本書中，專案被稱為任務，我們先來看看他的見解。


任務就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標。例如要辦理一場網路上的網友聚會，若要有更好的活動成果，就需要多種工作同時進行，要同時執行多項行動，事前需要規劃，這些規劃就是任務的行動。

任務需要常常的被檢視，我自己利用晨間日記來檢視自己昨天推動的任務，用每週檢視來檢視本週及下周的任務狀況，用半年檢視來看看過去半年任務的執行結果，並規劃下半年的重要任務的方向。這也是我當時告訴googlers的答案--做好檢視就能預解部份問題，讓自己可以專心對付眼前的事情及突發狀況。但是管控任務還有許多值得考量的事情，由於不在本課程範圍，有機會我們再來談。

（4）someday/maybe清單
"Someday/Maybe」清單保存了一些目前你不打算做(可能時間或資源不足)，但又希望在將來某一時間做的工作。這些是你真正想做的事，如你的夢想計劃，想讀的一本經典名作，想去的某一個國家等，你可以將之列成一個清單，當你有空檔時拿出來翻翻，挑選一些你可以做的事付諸實現。


擁有"Someday/Maybe」清單是很棒的事，他就像一個夢想的銀行，可以把自己想要做的事情存進去。由於我使用mac電腦的iGTD軟體的"Archived"標籤下，他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項。其實要累積Someday/Maybe清單，關鍵就是要有一個合適順手的放置地點及工具，這樣子我們才能累積夢想，進而實現夢想。


結語
進階的系統，也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易整合各種資源，讓做事的品質提升。整合的目的就是做更少，得更多，在時間管理中談整合，就是"用越來越少的時間、產生越來越多的人際互動及生產力"，是一種強而有力的槓桿。如果您已經對依照場合分類的行動清單已經掌握的不錯，我會建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理，這樣的益處是，運用整合的力量，讓我們的時間管理產生更多的綜效（成果）。


講完了建立完整的行動清單，接下來我們要討論的是"做好計劃有效執行"的部份，也就是第三及四個流程-排程與行動，我們繼續加油喔。



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