twhsi 時間管理 線上課程 (35) 時間跑到哪裡去了？117/200 - 時間管理

人最不善於管理自己的時間，我們常常認為自己知道時間花到那裡去了，但是如果我們寫下我們的工作紀錄，就知道這句話是個謊言。永錫從幾個月前開始紀錄自己的工作時間，我設定了一個倒數計時器，每15分鍾會響一下，我便記錄下這15分鍾做的事情。

經過了一段時間後檢視自己時間的運用，讓我很驚訝的是，就算是一整天工作下來（假設8小時），我能記錄下來真正在做事情的時候也只有4-5個小時。檢討下來，浪費的時間包括被人打斷工作或者分心、不然就是在作一些沒有生產力的事情。永錫才發現，雖然我自許是個時間管理講師，但是實際上執行的績效仍然有改進之處。我也發現，如果憑著印象或記憶，要瞭解自己時間如何運用，是很不準確的，一定要作工作紀錄才行。

重視效能的時間管理者，一定要先瞭解時間耗用在何處，我也整理了彼得.杜拉克<<有效的管理者>>（內地譯名彼得·德魯克<<卓有成效的管理者>>）組織內時間運用的五個迷思，和大家分享。


迷思之一：我們大部分的工作時間都很有生產力

公司重要的客戶打電話來，業務經理絕不敢說"太忙了，等一陣子再打給我。"就算是客戶聊得是家庭瑣事、上週摔斷腿，他也不得不聽。
政府機關的首長、主管，每天都要忙著開會、參訪機關人員接待，準備給上級的資料，或許這些資料只要上網查詢立刻可以得到，但是整天都會遇到這些事情。
公司的老闆，要時常參加婚喪喜慶，各種高層、基層的會議，否則所有的員工及主管會覺得沒有受到重視。
就算我們是基層人員也是如此，每天會接到各種的指示及要求，這對其生產力完全沒有幫助，但是他們卻不得不面對。

表面上看起來，我們相當的忙碌，但是這些工作時間內發生的事情，卻對我們的生產力，一點幫助都沒有。


迷思之二：工作被打斷並不嚴重

之前我有一篇文章提到一個45/15定律，意思是在一小時的時區內，我會用45分鍾專心處理好一件事情，其他15分鍾批次處理小事情。這個45/15是比例的意思，如果時間有三個小時，我可能用兩個半小時來專注於一件事，留下30分鍾批次處理小事情。為甚麼要如此呢？

因為我們作任何事情要有效能，有一個"最小完整時間"，舉例而言，我寫這篇文章的時間大約是兩個小時，若是我每天花上15分鍾寫作，一共寫了8天，雖然總時間都是兩小時，但是恐怕還是無法寫出一篇文章。但是如果能運用晨間的時間，在完全沒有干擾的狀況下工作一個半小時以上，這樣文章的初稿一定能完成，永錫可以用零辛時間來作潤稿及段落修正的工作，所以一個半小時就是永錫寫文章的"最小完整時間"。

有很多工作都是如此，電影導演剪接影片、科學實驗的進行、軟體工程師編寫程式代碼、一個專題的演講等，都需要一定的"最小完整時間"。尤其是和他人互動更是如此，若始想花十分鍾，想和他人作一個有效的溝通，那真的是白費力氣。想和他人建立好一次良好的人際互動，至少要花一個小時以上，才能進入"深談"的狀況。這些工作，如果中途被打斷，那是一個時間上很大的耗費，常常代表要重新再來一次。


迷思之三：工作場合閒談無益
杜拉克認為，大型機構中，若是高階主管期望內部的知識工作者有所表現，一定要定期抽出時間和他們討論以下問題

1 你認為高層人員應該瞭解你工作的哪些部份？
2 你對我們這個組織的看法？
3 你覺得組織還有哪些尚未開拓的機會？
4 你覺得我們還有哪些上為察覺的危機？
5 你希望從我的身上知道些什麼？

這些"閒談"，不管在政府、企業、學術及軍事單位，都有其必要。而且在交談的過程中，要不急不徐，讓人覺得"我們有無限的時間來討論"才有成效，因為人際及工作關係確實相當費時，太匆忙了，反而會產生反效果。但是這樣的人際互動，隨著組織人數的增加，需要的時間也增加，這樣子用於生產的時間就減少了。


迷思之四：管理人員有比較多的時間用於工作本身上

一般人認為，只要當上主管，就可以命令其他人做事情，自己的自由時間就增加了，其實不然；管理人員和第一線的員工不同，他需要花更多的時間和不同部門及上級長官溝通，也就是說人際互動的量增加了。如迷思三提到，溝通相當費時，會造成生產時間的降低。也因此，主管特別需要時間管理，因為他要面對的時間問題，比起第一線員工複雜許多。

因此管理人員要在工作上做的傑出，就不能乞求安逸，要不就是投入更多的時間來工作，或者就是要善用時間管理的方法，將剩餘有限可以自由運用的時間作更好的運用，不然絕不可能成為一個優秀的主管。


迷思之五：決策快速可以省下時間

"有效的管理者，凡是遇到人事問題，總是決定的很慢，而且長需經過多次考慮，才能拍板定案"
--彼得.杜拉克

組織的人數越多，有關人事的決策也越多。許多管理人員忽略，人事決策所需要的"最小完整時間"大的驚人，因為人事決策牽涉的因素非常的多，需要較長、持續、不受打擾的時間才能做好。

例如某一個專案小組成立，裡面的成員應該有哪些？新成立的單位，應該指派哪位主管？某一個員工很有行銷的才能，卻沒有工廠管理的經驗，應不應該給他陞遷，或要陞遷另外一個沒有行銷經驗的人？

人並不是設計作為一個組織的"資源"，因此任何人都很難完全符合組織內的職位要求，人又不是能夠隨意修改及更新的，所以每一個職位只能找到大致上合適的人，但是組織需要人才在正確的位置上，才能推動工作，因此在人事的決策上，我們需要較長時間的思考及判斷。


結論

我們看過了五個組織內時間運用的迷思，就知道時間管理系統對組織內的人們特別重要，因為時間管理系統是一種槓桿，用較少的時間，但是達成較高的生產力。

有限的時間內，一個人只能想他已經知道的，只能作他曾經作過的事情。然而現在組織必須面臨的不斷創新的挑戰，所以勢必要使用大量的時間資源，若是沒有一套良好的系統，就會耗費更多的加班時間，讓其他生活的領域受到影響。我們投資於學習於時間管理的時間，對我們節省時間有很大效益，希望大家一定要知道自己時間跑到那裡去了。

這堂課是我們"瞭解時間花用在何處"這個章節的第一階段，我們下一堂課，我們要討論的是如何紀錄好自己的時間？

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