讓我工作上有如行雲流水的蘋果電腦軟體介紹 （4） -iGTD 159 - 時間管理

6/9晚上我和好友蘋果核碰面，一起參加三頁書的Filemaker研習會，蘋果核提到最近想要動筆寫一篇"行雲流水"系列的文章，我也說想要寫一篇iGTD的文章，真的是一拍即合。蘋果電腦帶給我們許多生活和工作上面的便利，寫出文章來，一方面可以留下紀錄，一方面可以讓更多的人一起討論，正可以說是一舉兩得，今天我們文章的主題正是iGTD這個軟體。
話說好友蘋果核在一年多前介紹了我這個好用的軟體，我就深深愛上了這個軟體。之前，我買過許多的專案規劃軟體，例如Planplus、 Bonsai、 mylifeorganized 、MS Project（都是PC上面軟體），沒有想倒是這個免費的iGTD讓我使用最久，我也曾經寫過四篇文章，仔細介紹過這個軟體（見下延伸閱讀）。
iGTD到底是什麼軟體？我定義她為個人專案（本文稱為任務）管理軟體。

我們每個人每天都會有很多的任務，有大有小，例如要去旅遊，舉辦同學會，寫一篇行銷企劃等等。這些任務，都不是一個行動，一段時間全力投入就可以解決，必須在我們每天的空檔中找出時間，累積一段時間的努力，才能完成，這類超過一個動作才能完成的事情，我們稱為任務，iGTD就是協助我們管好我們個人的任務的。有人將這類的工具稱為任務清單，iGTD就是一個任務清單軟體，協助我們行雲流水地處理手上的任務。


(1) 說明一下iGTD介面
由於我只拿iGTD作為任務清單，所以僅僅我就用"Project"介面來舉例，iGTD的"Project"介面分為三大區

a. 任務清單視窗（左邊）

iGTD可以利用階層式的清單來排列我們的任務，這樣子更加一目了然

b. 下一步行動視窗（右上）

列出任務的下一步行動，讓我們知道如何推動該任務。

c. 行動補充資料視窗（右下）

將行動補充資料放在其中（我常常把會議記錄剪貼進去），有問題可以隨時參考。

iGTD的介面，非常直觀，讓我們對於所有的任務可以一目了然，我在每週末也會檢視所有的任務及其下一步行動，iGTD的介面節省了我許多時間。



（2）舉例說明：彰化縣第六屆英語演講比賽
今年我是青商會的理事，要負責協助推動演講比賽，像這種複雜的比賽，我將負責的項目分成（行政、評審、財開三大區塊），等於是將一個大任務切割成三個小任務。

每一個小任務（左下藍色區塊），就有其後續的下一步行動（右上），iGTD可以讓我們一次看到這三個小任務下，所有的下一步行動。

每一個後續行動，也可以加添備註事項在行動補充資料視窗（右下），上圖貼入的內容是某次會議後的會議記錄。
利用iGTD，就能夠將青商會的英語演講比賽管理的井井有條，所有的規劃事項、任務下一步行動、行動補充資料都整合在一起。當我們有時間全力投入這個案子時，就可以快速檢視之前的待辦事項、會議記錄，迅速進入狀況，完成這個任務。

（3）整合所有的任務在一起

iGTD的好不僅是管控好單一的任務，事實上，她最重要的工作是將所有的任務都整合在一個地方。不論是角色責任、長期的目標、願景的規劃，都可以透過這個軟體將所有的任務整合。每週檢視時，就可以將這些任務一併檢視，幫助我們更加省時省力地達成自己的夢想。


iGTD可以將所有任務的下一步行動整合在一起，讓我們在每週檢視時，專注思考如何推動每一個任務。


我最近常常想到一個比喻，iGTD可以幫助我們在滿天星斗中找到清晰可見的北斗七星。我們每天忙、盲、茫的各種瑣事就是滿天星斗，雖然填充我們大多數的工作時間，但是效益卻不大，幫助我們推動幸福人生的任務就是北斗七星，若是我們能夠常常掌握自己的北斗七星，就可以一直朝著正北，不斷前進。


結語
一目了然、快速、穩定、免費是我認為iGTD最大的好處，也很希望能和好朋友們一起分享。本篇文章主要介紹iGTD如何可以幫助我們在處理任務的問題時，可以行雲流水地執行，至於軟體的實際運用面，可以參照延伸閱讀的文章。


延伸閱讀

iGTD時間管理軟體介紹59/100時間管理健身房
iGTD的介紹（2） 介面的介紹--六個功能鍵時間管理健身房61/100
iGTD的介紹（3）不同圖標的意義時間管理健身房63/100
iGTD的介紹（4）我的任務及場合規劃時間管理健身房68/100

appleseed, 蘋果核:iGTD--5個快速新增任務的方法- 樂多日誌
appleseed, 蘋果核:iGTD for Leopard 更新- 樂多日誌

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圖文並茂版本
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