清空收件匣 inbox zero - 時間管理

昨天線上收看David Allen一場演講，發現他提到inbox zero這個字（中文為清空收件匣），強調我們可以藉此降低壓力，管理好我們的生活。我實踐時間管理已經很久了，深深覺得能夠清空收件匣，把事情整理到系統之中，確實是降低壓力的好方法，因此也寫出我在這方面的心得和大家分享。

（1）清空電子郵件的收件匣

打開我的email信箱，您會發現裡面稀稀疏疏的沒有幾封信，因為我有一個清空收件匣流程。

和一般人最重要的不同是，我把要做的事情，先轉到一個"行動清單"的收件匣，只留下今天我就會處理的信件，這樣一個簡單的動作，讓我在開啟電子郵件時，一看到的就是最新的信（而且沒有幾封）。而且時間管理很重要的就是預解問題，我也會常常檢視自己的"行動清單"的收件匣，可以行動就馬上去做。

網站43 folders 的創辦人 Merlin Mann曾經到Google演講，主題正是inbox zero （投影片見此 ，演講影音 ），詳細解說了他如何透過系統性的方法來處理email,
頗值得一看。歸納演講的重點，他對於一封email他採取五種行動，刪除、授權他人處理、立刻回覆、馬上採取行動、暫緩處理。因此每封信處理過後，就不會堆積在收件匣中，因而做到inbox zero的境界。

暫緩處理，就是和我把不緊急的事情，轉到一個"行動清單"的收件匣的方式類似。這樣的方式，讓自己專心清空收件匣時，不會看到其他的信件，影響我們的專注力，是很有效的方法。


（2）清空雜事收件匣

我對於虛擬雜事的收集，已經有五年以上的經驗了，目前我使用的是皮夾式的小記事本（見上圖），隨時紀錄我對自己及別人的承諾。雜事收件匣在時間管理系統很重要，我們把雜事放在腦袋以外的地方，自己就不用記憶，可以有效降低壓力。

有一句俗語是"好記性不如爛筆頭"，隨時養成收集的習慣，這也是一般人最不容易養成的，因為這需要自律。我們必須把這個小記事本隨時放在身邊，和他人交談時，自己有點子時，就要紀錄在上面。並且要找時間，定期清理這些想法。以我多年和網友互動及開研習會的經驗，這並不容易，但是，時間管理就是自律的訓練，我們必須有小犧牲，才能養成好習慣。

我也把記帳的支出寫在收件匣中，老婆也每天會寫她的支出，這樣子就可以一起記帳，這也算一種批次的處理。

結語

inbox zero（清空收件匣）與其說是一種工具的介紹，不如說是一種習慣的養成，固然思考那一種收件匣最好，然後架構好自己的收件匣很重要。但是日積月累的收集及清空雜事到系統中，並運用系統採取行動，形成一個良性循環，絕對更為重要。前面提到，這是一種自律，沒錯，時間管理的一部分其實是要我們養成自律的習慣。

期許大家都能夠養成良好清空收件匣的習慣，這樣的益處是，讓頭腦清空，能夠更加專注的面對眼前的挑戰。


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台灣
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大陸
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