幸福行動家 線上課程（69）超高效方格紙時間管理（3） 217 - 時間管理

每一個人的一天都只有24個小時，所以我們都必須學會利用有限的時間資源，完成應該真正重要的事項。因此上篇文章我們提到了方格紙時間管理中的五分鐘原則、無敵模式。而今天我們要討論的就是封閉清單及明天原則，讓我們對想做的工作設限，但卻能增加效率。
（1）封閉清單 VS 開放清單

有一次我和青商會的秘書小姐討論時間管理，她讓我看她的outlook待辦事項，洋洋灑灑有五十條以上。她和我說"雖然事情都記上去了，但是執行時卻常常會分心。"

這是因為她的outlook待辦事項屬於一種開放清單，ㄧ有想要做的事情就直接放入，清單自然越來越長。試想如果有源源不斷的事項進入我們的清單之中，我們怎麼可能完成所有的工作。固然有一個完整的待辦事項清單相當重要，但是執行時，還是需要封閉清單，僅放上有限的事情，防止工作無限制的繁殖。

想想如果我們放完特休長假回來，要整理email信箱，我們有兩種處理的方式

a. 如果以開放清單模式處理，我們會先看看哪些信件比較重要，其他先放著，等會兒處理，但是接著新郵件就來了，根本無法真正清空收件匣。

b. 如果換一個方式，以封閉清單模式處理。我們會先下載所有的email，然後就下線（新郵件不進來），在一定時間內，專心將這些休假期間的信件全部處理完。

哪一個效率會比較好呢？



(2) 封閉清單

之前在寫 線上課程（49）排程 時，我用運積木與積木箱表示方格紙時間管理的概念，右邊的箱子就代表了時間，左邊的積木，則是我們想要完成的事情。我們只能挑選部份積木放進箱子，之後就要專心地處理，這樣才能真正把事情解決。這個箱子，就代表我們的封閉時區及清單，如何能夠有效的運用封閉清單呢？讓我們看看封閉清單的幾個特點。


a 做的事情只會越來越少

像上面的封閉清單只有四件事情，每完成一件，就少一件，也就是說，不會看到持續增加的事情進入清單，這讓我們越來越專注。

b 享受完成清單的成就感

也因為只有四件事情，而且一定可以完成，因此當我們完成這四件事情，才能真正享受完成清單的成就感。


c 利用期限效應進入"無敵模式"

這四件事情的預計完成時間是11：52，這就產生了期限效應，讓我們作事情時會專注於成果上，甚至進入我稱之為"無敵模式"的狀態，不僅做事效率好，精力又很旺盛。


運用方格紙時間管理法來做事情，可以激發我們許多的效率，大家一定要試試喔。





（3）明天原則

生活中，我們常常把緊急當作重要，有些事情急，但是以長遠的眼光並不重要，有些事情不急，對事情的推動卻有舉足輕重的影響，為了解決這個問題，就讓我們有了第四個原則"明天原則"--沒有什麼事情急到不能等到等下再做。

a. 不要高估事務的緊急性

幸福行動家時間管理系統有收件匣的概念，當我先把事情記錄下來時，常常看到請我協助的人露出了信任的表情，因為他們知道我會把這件承諾當作一回事，也會變得不那麼緊迫要求。事實上，即時完成比立刻去作更能得到他人的尊重，千萬不要高估事情的緊急性。否則我們只會成為四處滅火的救火隊隊員，沒有時間思考做對的事情。

b. 寫下來能讓我們進入理性狀況

當一件雜事進入我們的意識領域時，如果需要兩分鐘以上的解決時間，先記錄下來，這會讓我們進入理性思考的狀況。如果我們對事情有固定的處理模式，而且一貫的信用良好，也會增加別人對我們的信任，願意配合我們做事的模式。

c. 隨機行動 VS 封閉清單

把待辦清單的開口封閉，不輕易讓隨機出現的行動加入我們的清單中，是避免清單無限制繁殖的最好辦法。除非封閉時區內的所有事情完成，或是時間到了，決不加入任何事情，那些事情可以等一下的時區再做，或者明天再做，這才有可能今日事、今日畢。

明天原則不是把事情拖到明天作而已，而是讓我們思考一下，接到手的事情要如何集中、批次、更有效率的處理，這是我們時間管理成功的關鍵。



結論

這幾天和家人到彰化花壇老婆娘家渡假，但是一早起來事情仍然繼續進行，因為我也帶了旅行版的RHODIA方格紙（見上圖），持續進行時間管理。雖然一整天的行程大多是外出，但是也有效利用晨間時光處理了不少事情。

今天我們討論的是封閉清單，每一個方格紙時間管理其實都是由4、5件事情構成，在限定的時間內完成。限定做事的數量，也限定做事的時間，這會讓我們有更好的效率。方格紙時間管理中的五分鐘原則、無敵模式、封閉清單及明天原則，值得大家試用看看。

有任何心得及問題，也請不吝提出喔。


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