幸福行動家 線上課程(68)超高效方格紙時間管理(2) 217/300 - 時間管理

By Daph Bay
at 2008-10-10T06:59
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超高效方格紙時間管理很棒的一點就在於對時間的掌控,如果我們有一大段時間可以自己運用,利用方格紙時間管理就可以很有效率的處理大大小小的事情。今天我們要討論的原則是限制時區,讓我們在做事時,事前就能夠預估這些事情何時可以完成。這樣的好處是讓我們專注在這個時段內,專注做完這些事情,不會分心,切換工作也會帶來心情上變化,比較不會厭煩。
方格紙時間管理幾個基本原則,分別是明天原則、五分鐘原則、封閉清單、無敵模式,這幾個原則會在接下來的文章中介紹。
(1)目前時間的設定
基本上時區位於我們方格紙時間管理的表格中間(見上圖紅色方格內),最上面是目前的時間,中間一些5的數字是估計每件事情要處理的時間,最後7:40+5表示預計完成時間,也就是說這些事情預計7:45可以做完。接下來是step by step的操作。
在寫時間的時候,第一個我先寫下目前的時間(上圖是7:20),並開始設定倒數計時器5分鐘。
第一個事永遠是"規劃"5分鐘,利用這五分鐘,我會把要做的時間寫在左邊(上圖是晨間日記、伏地挺身、檢查email),有多的時間就可以檢查一下自己的收件匣,整理一下桌面等。"規劃"這個設計,讓我們隨時有時間整理待做的小工作,非常好用。
(2)每件事情時間的設定
這時候就會用上我稱之為五分鐘原則的方法,事實上,我的待辦事項都是由五分鐘為單位組成的。例如規劃五分鐘、晨間日記兩個五分鐘、伏地挺身五分鐘、檢查email五分鐘。
我的倒數計時器也只有五分鐘一種時間,每五分鐘就會跳出來提醒我一次(我是利用電腦的倒數計時器)。這有什麼好處呢?
首先,若是只有五分鐘,我就沒有藉口不去執行行動。
其次,每五分鐘提醒,會讓自己分心頂多五分鐘,接著會一直做事下去。
第三,較長的事務(晨間日記兩個五分鐘),讓我們學會監控每一件事情的耗時,逐漸抓出自己行動的效率及tempo
第四,累積幾次五分鐘,就很容易進入無敵模式(God Mode),這時候做事情會很順,會持續一直做下去。
養成每一件事情只要五分鐘或幾個五分鐘組成,加上持續不斷的行動,就便成每一個行動耗時少,但是做事不易分心的狀況。五分鐘原則加上無敵模式,有神奇的效果,一定要試試看喔。
(3)結束時間的設定
至於下方 07:40+5,就是封閉時區預計結束的時間。
由於本來預期晨間日記只要寫5分鐘,後來發現要再5分鐘才寫的完,所以晨間日記變成"5 5",整體結束時間也要加5。這樣子我們可以預估這些事情完成的時間。
有了明確的結束時間,就是一段封閉時區,可以讓自己產生一種要努力在7:45前完成事情的急迫感,造成期限效應,專注於處理的事務。
(4)意外狀況的處理
遇到一些意外狀況要我們馬上處理,這時候應該怎麼辦呢?
超乎預期的狀況則可以運用另一個原則--明天原則。意思就是說,大部分的事情並沒有緊急且重要到需要馬上處理,將之集中放到明天或下幾段時區處理即可。
大多數人都高估了突發事項的重要性,固然有些事情是十萬火急(例如失火了),但是大部分的事情並不要"馬上做"。把這些事情放在收件匣,如果今天要處理,接下來的時區來處理即可,若是可以明天做,明天統一處理會比較有效率。放在收件匣的事情,可以利用每一個時區的"規劃"事項(第一個項目)來清空,這些事情都會受到應有的對待,不用擔心自己會忘記了。
結語
10月2日,我參加台北優仕的mac聚會,看到宗良使用RHODIA的筆記本,裡面是方格紙內頁,覺得很方便。靈機一動,結合以前的執行清單概念,才衍生出方格紙時間管理--利用方格紙來做執行清單的點子,這告訴我們習以為常的方法不一定是最好的方法,有機會要多多嘗試,才能精益求精。
封閉時區的概念雖然看起來有些陌生,但是這是經過長期和許多人互動,生活中實驗證明有效的好方法,不要忘記好好嘗試喔。
延伸閱讀
2/100 時間管理健身房每日工作清單的運用
每天創造無敵星星時間,解決困難任務
幸福行動家 線上課程(67)超高效方格紙時間管理 216/300
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