幸福行動家 線上課程（50）時區清單很重要 198/200 - 時間管理

我坐在Toyota修車廠的休息室中，喝著飲料，看著雜誌，方才游先生和我說需要30分鐘車子會修好，因此我可以輕鬆一下，等待車子交回來。這真是很大的轉變，以前我到阿猴的修車廠，車子開到了，修車時間也很難預估，急著要用車時，真是氣人，阿猴的技術雖然好，又有人情味，但是不像Toyota的流程管控及有條理。
我觀察到Toyota修車廠都有一份表單，載明車子維修狀況，這份表單會隨著車子跑；一開始進廠，接待的游先生會同我檢驗車子狀況並寫入表單，短短時間內就告知我多久可以維修完成。等我進了休息室休息，表單就到了修車師傅手上，開始維修的工作；修好車子後，游先生陪我驗車、並讓我在表單上簽名。我從來不認為Toyota修車廠師父的技術高過於我的好朋友阿猴，但是我如果在外縣市車子故障了，我找不到可信任的阿猴，我會去Toyata。這是管理能力造就的信任感，值得我們學習。

今天我們要討論的就是排程中的時區清單，時區清單是某一段時間內，我必須要完成的工作事項列表，這個表單讓我能夠更有效的處理工作。一間修車廠可以藉著一輛車子一張表單管理好維修的時間，我們每一段時間，也可以藉著時區清單，管理好我們每一段時區該做的事情，就讓我們一起來研討一下。

（1）限制自己的工作

時間管理的秘訣在於專注，我用3M即可貼來製作自己的時區清單，一個時區，就有一張清單，同時限制了時間及待辦事項兩個因素，讓自己可以在限制下發揮創意。

a. 時區內一定要完成：

早晨的清單我會標明我可以用的時間，例如7：20-9：00，讓我知道這段封閉時區的時間長度。

b. 專注在少數場合或任務

我也只會寫下想要在這段時間內完成的工作事項，例如早起例行的工作，寫部落格文章，讓自己專注在想要完成的事情上。

就好像詩詞中的五言絕句，要講求押韻，字數，對仗，時區清單要同時考量時間及待辦事項，這樣的限制卻可以讓自己更容易找出有創意的解決之道。


（2）時區清單製作與運用

清單製作也有一些原則，我也條列的方式和大家分享

a. 儘量不要增加項目：時區清單內的事情，除非全部完成，不要增加項目，如期間有些事情插進來，兩分鐘內可以處理得馬上行動，耗時較久的問題，放到收件匣中，等一下在處理。

b. 小一點、勤一點：在要做的事情上面寫下行動的細節，把困難的任務切小一點，這樣子比較容易執行，同時也要勤勞努力，採取更多的行動讓事情真正的推動。

c. 解決MITs:每天的最重要事情（MITs）優先處理，把不易估計耗時的大事情先解決。

d. 固定作息更有效率：固定在某一個時間作某件事情，可以增加許多的效率，例如早上的時間固定寫作，這樣子品質會更好。

e. 批次處理：我們可以根據場合批次處理事情（email、打電話等），或者針對單一任務專注處理，這樣子會較有效率。

時區清單幫助我們安排及推對一天的行程，讓我們知道今天前進的方向，是一個重要的時間管理概念，對於增強自己的執行力很有效果。

（3）即時狀況的處理

糟糕，下班前老闆交辦一堆事情；突然來個電話有件事情希望立刻處理，這些事情常常會把原先預設好的時區清單打垮了，其實緊急的事情大多不是重要的事情，並不需要自己立刻處理，可以先放進收件匣當中，等待加工後處理更有效率。老闆交辦事項可以和他約定何時完成，自己再找合適的時區來工作，不一定就要忙著加班，緊急電話可以建立標準做也流程，讓意外降低。

除此之外，也要降低可預期的隨機狀況的干擾，例如關掉IM軟體、推派一名同仁專門處理突發狀況（輪流），針對常見的即時狀況設置標準處理清單等等，降低突發事件造成的影響。固然我們無法完全排除突發狀況的影響，但是有意識、持續排除這些突發狀況，可以讓我們在固定時間內完成預定時區清單的可能增加，這樣可以提高我們掌控時間的能力及做事的效率。

舉例來說，我在Google北京分公司辦研習會時，有一位工程師分享他的Google Calendar中排滿了約會，但卻沒有一項是自己主動安排的（都是各個主管，任務加入的任務）。在這個狀況下，他根本無法做好時間管理。

這個工程師要想重新掌控好自己的時間，就要在接到約會的同時，就有一個確認"這個會議我真的需要參加嗎？"的檢核流程，確認這個會議對自己工作的大方向是有所助益的才去參加，才能克服這個工作時間都被會議塞滿的狀況。


結語

5/18 的研習會中，台南的Ada為我帶來這一本"誰說重要的事不能明天做"，這裡面提到許多時區清單的概念，我也和自己的時間管理系統結合，並寫在文章中和大家分享。時區清單是排程四個工作中的一環，說起來和下一步清單是相互呼應的，我們先將之做一個討論，接下來，我們要討論的是MITs及任務清單的結合。


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