幸福行動家 線上課程(50)時區清單很重要 198/200 - 時間管理
By Zenobia
at 2008-09-06T15:27
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我坐在Toyota修車廠的休息室中,喝著飲料,看著雜誌,方才游先生和我說需要30分鐘車子會修好,因此我可以輕鬆一下,等待車子交回來。這真是很大的轉變,以前我到阿猴的修車廠,車子開到了,修車時間也很難預估,急著要用車時,真是氣人,阿猴的技術雖然好,又有人情味,但是不像Toyota的流程管控及有條理。
我觀察到Toyota修車廠都有一份表單,載明車子維修狀況,這份表單會隨著車子跑;一開始進廠,接待的游先生會同我檢驗車子狀況並寫入表單,短短時間內就告知我多久可以維修完成。等我進了休息室休息,表單就到了修車師傅手上,開始維修的工作;修好車子後,游先生陪我驗車、並讓我在表單上簽名。我從來不認為Toyota修車廠師父的技術高過於我的好朋友阿猴,但是我如果在外縣市車子故障了,我找不到可信任的阿猴,我會去Toyata。這是管理能力造就的信任感,值得我們學習。
今天我們要討論的就是排程中的時區清單,時區清單是某一段時間內,我必須要完成的工作事項列表,這個表單讓我能夠更有效的處理工作。一間修車廠可以藉著一輛車子一張表單管理好維修的時間,我們每一段時間,也可以藉著時區清單,管理好我們每一段時區該做的事情,就讓我們一起來研討一下。
(1)限制自己的工作
時間管理的秘訣在於專注,我用3M即可貼來製作自己的時區清單,一個時區,就有一張清單,同時限制了時間及待辦事項兩個因素,讓自己可以在限制下發揮創意。
a. 時區內一定要完成:
早晨的清單我會標明我可以用的時間,例如7:20-9:00,讓我知道這段封閉時區的時間長度。
b. 專注在少數場合或任務
我也只會寫下想要在這段時間內完成的工作事項,例如早起例行的工作,寫部落格文章,讓自己專注在想要完成的事情上。
就好像詩詞中的五言絕句,要講求押韻,字數,對仗,時區清單要同時考量時間及待辦事項,這樣的限制卻可以讓自己更容易找出有創意的解決之道。
(2)時區清單製作與運用
清單製作也有一些原則,我也條列的方式和大家分享
a. 儘量不要增加項目:時區清單內的事情,除非全部完成,不要增加項目,如期間有些事情插進來,兩分鐘內可以處理得馬上行動,耗時較久的問題,放到收件匣中,等一下在處理。
b. 小一點、勤一點:在要做的事情上面寫下行動的細節,把困難的任務切小一點,這樣子比較容易執行,同時也要勤勞努力,採取更多的行動讓事情真正的推動。
c. 解決MITs:每天的最重要事情(MITs)優先處理,把不易估計耗時的大事情先解決。
d. 固定作息更有效率:固定在某一個時間作某件事情,可以增加許多的效率,例如早上的時間固定寫作,這樣子品質會更好。
e. 批次處理:我們可以根據場合批次處理事情(email、打電話等),或者針對單一任務專注處理,這樣子會較有效率。
時區清單幫助我們安排及推對一天的行程,讓我們知道今天前進的方向,是一個重要的時間管理概念,對於增強自己的執行力很有效果。
(3)即時狀況的處理
糟糕,下班前老闆交辦一堆事情;突然來個電話有件事情希望立刻處理,這些事情常常會把原先預設好的時區清單打垮了,其實緊急的事情大多不是重要的事情,並不需要自己立刻處理,可以先放進收件匣當中,等待加工後處理更有效率。老闆交辦事項可以和他約定何時完成,自己再找合適的時區來工作,不一定就要忙著加班,緊急電話可以建立標準做也流程,讓意外降低。
除此之外,也要降低可預期的隨機狀況的干擾,例如關掉IM軟體、推派一名同仁專門處理突發狀況(輪流),針對常見的即時狀況設置標準處理清單等等,降低突發事件造成的影響。固然我們無法完全排除突發狀況的影響,但是有意識、持續排除這些突發狀況,可以讓我們在固定時間內完成預定時區清單的可能增加,這樣可以提高我們掌控時間的能力及做事的效率。
舉例來說,我在Google北京分公司辦研習會時,有一位工程師分享他的Google Calendar中排滿了約會,但卻沒有一項是自己主動安排的(都是各個主管,任務加入的任務)。在這個狀況下,他根本無法做好時間管理。
這個工程師要想重新掌控好自己的時間,就要在接到約會的同時,就有一個確認"這個會議我真的需要參加嗎?"的檢核流程,確認這個會議對自己工作的大方向是有所助益的才去參加,才能克服這個工作時間都被會議塞滿的狀況。
結語
5/18 的研習會中,台南的Ada為我帶來這一本"誰說重要的事不能明天做",這裡面提到許多時區清單的概念,我也和自己的時間管理系統結合,並寫在文章中和大家分享。時區清單是排程四個工作中的一環,說起來和下一步清單是相互呼應的,我們先將之做一個討論,接下來,我們要討論的是MITs及任務清單的結合。
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By Anonymous
at 2008-09-09T22:24
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