幸福行動家 線上課程（42）我的任務清單工具 188/200 - 時間管理

我的好友Ada 是筆記本達人，也多次參加我時間管理的研習會，她對任務清單、下一步行動清單、日記，有一個很好的比喻。她認為這三個時間管理的概念可以英文文法的時態來看，任務清單是未來式，下一步行動是現在式，日記則是過去式。今天我們要討論的就是"未來式--任務清單，藉著組織我們的任務，讓我們做事的效能更好。

我目前管理任務清單的工具是omnifocus，一個蘋果電腦上面的軟體，其他類似的軟體還有iGTD(蘋果電腦)、（(PC軟體)，今天介紹的是運用任務清單於各個工具的通用概念，可以套用在萬用手冊或其他工具上，我們這就開始。


（1）子母任務的分派

任務常常要歸類成不同的層次，往上是角色、長期目標、願景、往下是複雜任務的子任務。我自己的使用經驗上，覺得樹枝狀結構的任務管理程式最適合來掌控任務清單。因為樹枝狀結構的型式，可以清楚看出一個任務的上下關係，是比較好的選擇。

目前我的任務清單，就會區分為家庭、工作、社團等幾個角色領域的任務分類，再分別填入該角色的任務，這樣在每週任務時，可以對任務清單的部份一目了然，就像之前所說得概念"任務清單不過是一張紙"，只是我把這張紙放在電腦裡檢視，並有子母任務的架構。

就算是用萬用手冊，也可以利用條列是的方式來列出任務的子母結構，只要先分為家庭、工作、社團等角色，下面再繼續寫任務，同法也可以用在許多文書軟體上面（例如word），用一張清單，建立自己的任務清單一覽表。

（2）任務的補充資料及下一步行動管理

我很喜歡omnifocus及igtd這一類的軟體，因為我可以清楚的看到單一任務的所有任務補充資料（見本文最上圖）。每一個任務總有許多瑣碎的提示事項，或者想要採取的行動，若是能夠統一放在一處，就能夠對我們執行的品質及效率有很大的影響。

相對PC上的軟體（mylifeorganized、lifebalance、bonsai），所有的任務、下一步清單是放在一起的，也不失為一個好方法。讀所有的任務下一步行動及補充資料放在同一個任務下，讓我們每週檢視任務時，能夠迅速抓到重點，知道自己要如何將任務繼續向前推進。

在紙筆工具及其他程式上，要將任務補充資料及下一步行動放在一起比較困難，調整的方式是，每週檢視任務清單時，就把要執行的下一步行動，直接寫到自己的下一步行動清單中，另外單一任務需要規劃的部份，就另外用一張紙來做好任務規劃，用這樣的方式來達到任務清單與下一步行動的連結。

（3）每週檢視

我剛剛學習GTD時，說真的搞不清楚任務清單是做什麼用的，後來才發現任務清單並不是拿來當作執行清單，而是用在檢視之上。

每週檢視讓我們每週有一次的機會，可以對所有的任務做一次完整的思考，不用擔心有任何任務被疏忽了，養成每週檢視的習慣，就能將我們自己前進的方向不斷調整回正北，持續往目標前進。

一次每週檢視的時間約在10-30分鐘，我會先看看自己過去七天的日記、檢視任務清單，看有無需要新增任務，並檢視一下上週的執行狀況，增加一些任務的下一步行動，設定下一週的目標。

我自己並不會將任務清單（蘋果電腦上）同步到我的下一步行動清單（treo手機），相反地，我會在檢視完任務清單後，設定一些下週目標，寫到我的下一步清單中。同步電腦與PDA是一個很容易讓人浪費許多時間的動作，因為常常有資料遺失的現象，因此，我目前寧願以少量抄寫的方式來避免。抄寫的時候，也會覺得自己在複習這些重要的執行事項，一面思索如何執行。

我常常覺得使用紙筆工具做每週檢視有其好處，但是由於任務可能增減，塗改及修正的機會比較多，或許使用鉛筆來寫更加適當，但是用筆劃掉完成事項的快感，和按下電腦的check空格是不同的。時間管理工具因人而異，不需要一味強求要用別人的方法，自己去嘗試，並讓自己系統運作良好，這是最重要的。

結語
除非你先學會管理自己，否則你不會管理時間。
-- 管理大師 Peter Drucker

根據我的許多失敗經驗，發現管理好任務並不是一件容易的事情，但是可以一步步地進步。藉由每週檢視任務清單，卻可以讓我們知道未來的路在哪裡，如何走到。任務清單屬於比較新的概念，我也提出了三不一沒有的原則，讓大家更加容易理解任務清單。

不是下一步行動清單：任務清單是目標的終點線，是達成事情的結果圖像，並不是行動的清單。

不是任務規劃：大多數的任務屬於直線型任務做完一步，下一個行動就很明顯地出現，有些複雜的任務則需要任務規劃，再把要採取的下一步行動放到任務清單中管理。不要把任務規劃的工作放在任務清單裡完成，這樣子會看不清楚自己確實要執行哪些行動。

不需要和其他清單同步：很多人嘗試將電腦與PDA同步，或者想要在不同軟體間的不同清單中同步，除非真的很穩定，不要浪費時間在這上面。

沒有明定行動時間：任務常常有其期限，但是執行任務的下一步行動可以提早進行，因為我們每週檢視，因此不必等到最後一刻才開始，而是有空就開始行動，這樣可以避免許多的壓力。

任務清單是一個強力的工具，但是要上手需要時間，也期許大家能夠管理好自己的任務，進而管理好自己的人生。


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