幸福行動家 線上課程（12）行雲流水的一日排程 156/200 - 時間管理

(圖片出自 Flickr digitalgopher)

最近幾天陰雨綿綿，早上散步只能改在樓下大廳，我注意到有一位國中女生每天都會坐在沙發上面等待。原本我以為她要等校車來接，沒有想到有一天，我看到她走路上學。管理員伯伯和我說，她每天都坐在那裡等住在另外一棟同學下來，一起上學，有時候朋友晚到，她怕遲到就會先走。

我發現這位國中女生很不簡單，每天都能夠早到等同學上學，時間管理的能力很好，能夠做排程--安排自己一天的行程。這也就是我們今天的主題，做好行雲流水的一日排程工作。


(圖片出自 Flick Unspeakably Awesome)

（1）兩種極端的狀況

一日排程大致上可分成外出行程很多及棘手問題很多兩種極端的狀況，外出行程多，大多是因為出差，所以要爭取最短時間內要多跑行程，棘手問題多則是因為時間不充裕，卻有許多的待辦事項要做。

外出行程多，就可以採取Sweet法則（"Stop Working on Everything Else Time"的簡稱，中文翻譯是"停止手上動作，去做下一件事情的確實 時間" ），但是要注意，設定SWEET時，要考慮前一件事情的結束收尾時間及下一件事情事前準備的時間，並要加上緩衝時間，這樣才能讓SWEET法則順利運作。

棘手問題太多，則是需要在一定時間內，完成大量的待辦事項，我自己的作法是會設定一段封閉時區，寫下這個時區內要做的待辦事項，並設定倒數計時器，一步步解決棘手事項。（實例見下）


（2）我的排程實務分享

我利用PDA手機、3M即可貼來管理自己一天的行程。

例如我預計要12：45搭乘捷運趕赴我下一個行程，我就會在我的PDA手機中寫下"SWEET 12:45去搭乘捷運"，但是鬧響時間設為12：30（見上圖）。這樣子12：30這個行動提示跳出來時，我還有15分鐘可以結束手上的事情，準備好要下一個行程要拿的東西，並有些緩衝時間，讓我可以心平氣和的趕上捷運。一天之中，我會設定數個SWEET時間來管控自己的行程。


延續前例，若現在是早上十點，我就會知道我還有兩小時多可以處理各種待辦事項，我就會拿3M即可貼來規劃自己這段時間的時區待辦事項清單，配合倒數計時器，快速處理掉棘手的任務。利用3M即可貼快速處理事情的方法，可參見我之前寫的文章 每天起床吃掉青蛙 （3）

排程不大適合用記在大腦，我們的腦中可沒有辦法在12：30，有一個鬧響聲提醒我們要趕往下一個行程，有好的方法論，搭配您身邊的工具，才可以讓您從容不迫趕赴下一個行程。


（3）公事及私事可以一起處理嗎？

在安排一天的時間中，我覺得應該時間當作整體來看待。我是一個SOHO族，一早起來就開始寫文章，寫email聯絡各種事項，上班時間的空檔，我也會處理一些家務，甚至接送小孩。我的時間運用自由度較高，可以將公事及私事依照最有效率的方式來分配處理。

但是對一般的上班族而言（我之前也當了近十年的上班族），還是可以有些時間可以作工私事情。例如中午午休可以去辦一些轉帳等事情，下班後去寄信、採買，若是有很早上班的習慣，也可以先處理一些私人的事情，再開始公事。

能夠把時間視為整體，才能從中思考最有效率的規劃方式。

結語
證嚴法師曾說"聖人與凡夫的境界.最大的差異在於聖人可以自我掌握時空。"在一天之中，想要過得有如行雲流水，就要做好事前規劃的工作，掌握好自己的時間。

我們完成了幸福行動家線上課程的第一階段，我們由內在的心境如水延續到外在的行雲流水，接著我們要討論的是耕耘好幸福行動家的心田。
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