兩種不同的時間管理系統 - 時間管理

圖文並茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/29724825


前幾天一位教育訓練界的朋友聽完我的演講，問了我一個問題



"你覺得你的時間方法最大的不同是什麼？"



嗯，好問題，我思考了一下，把Steven Covey的方法和我們幸福行動家方法做了一個比較，說明給她聽。



過了兩天這位好友和我說，對我解說我時間管理的方法感到很新鮮，讓她很短的時間內就有了一定程度的了解。我開始深思她所說的話，體驗到不同方法的比較讓我們有新的眼光來看待同一件事情。



由於永錫的幸福行動家時間管理源自David Allen的GTD理論，因此我特地選了差異比較大的Steven Covey的時間管理理論來比較，果然產生了很立體的對比，這篇也就是我所思考的心得，和大家分享。



1 ABC 優先次序 VS Context 場合清單



都是以行動為核心，但是製作清單的分類不同



a. Steven Covey



重視優先次序，用ABC來做優先次序，因此要優先做A類清單的事情，這樣才能效益大於效率。





b. 幸福行動家



重視場合，這些場合有兩大類，一種是工具(電話、電腦、自己動手、思考規劃），一類是地點（家中、辦公室）。利用不同的場合來將行動分類，製作成行動清單。



我自己是比較偏好場合的模式來製作清單，但是有時候我也要求自己先做完某些A類的事項，也就是說以場合為主，重要性為輔。











2 時間管理四象限 VS 六個流程



兩種方法都需要決定要先做哪些事情，一個用四個象限矩陣，一個是用六個流程來找出今天最重要的事情。



a. Steven Covey



利用Time Matrix判定要先做哪件事情，第二象限（重要卻不緊急的事項）是最大的重點。Steven Covey的重點是，如果有時間要提早完成第二象限的事情，這樣子我們的時間管理能力就能夠真正提昇。





b. 幸福行動家



判定如何決定哪一件事情先做的方法，則是使用系統。這個系統裡面有六個流程，蒐集、加工、組織、排程、行動、檢視。蒐集和加工這兩個部分是Steven Covey所沒有提及到的，藉著蒐集內心的雜事並加工成行動，讓我們的潛意識的事情得以清空，並納入系統，這是幸福行動家時間管理和其他時間管理最大的不同。





當然第二象限的概念非常重要，但是我個人的意見是建立好蒐集及加工的習慣我認為是更加重要的基本功，因為把心管好，事情自然就管的好，自然會做好第二象限的事情。



3 規劃金字塔 VS 六個不同高度



兩種方法都有金字塔型的架構，但是一個是由上到下來檢視人生，一個是由下到上來檢視人生。



a. Steven Covey



Steven Covey的系統金字塔的底層是價值觀、使命宣言一類的東西、第二層是長期計畫、再來是中程計畫、最上面是每日計畫。





b. 幸福行動家



我們最下層則是下一步行動清單，往上市任務清單，接著是角色責任、半年檢視、五年計畫、火焰。



簡單看來一個明顯的是由上往下、一個是由下往上。以我目前的看法，一個紀律不是那樣好的人，可以先使用幸福行動加油下往上的方式來增強紀律，因為這樣比較容易入手，通常上完課的隔天就以開始規劃自己的下一步行動。等到紀律不錯了，由上而下和由下而上兩者都會變成很重要，讓我們能夠從不同的角度來看同一個層次的問題。







麥肯錫公司的金字塔原理就很重視這個部分，同樣的問題，我們若有由上而下及由下而上推敲的能力，邏輯思考上是會比較嚴謹的。



Steven Covey和幸福行動家兩者的理論我都很喜歡，並研究長期的時間，以下是我研究的方式





a. Steven Covey



我從2005年6月參加落實第八個習慣＋感動社群，到後來成為社群主持人，和上千人網路讀書會互動深入討論Steven Covey的思想系統達三年之久。





b. 幸福行動家



我從2002年接觸到David Allen接觸到David Allen的理論，幫助我批次處理處理龐雜的行動、之後獲得Mind like water的清明，如同東方動中禪的玄妙哲學深深吸引我，也曾經兩次到美國上他的課程，在這幾年終在網路上、實體演講上，已經和上萬人次的朋友互動過，自己文章也有上百萬的瀏覽。





Steven Covey和David Allen兩套時間管理系統自然有所不同，但是掌握住同的核心，因應狀況做異的修正，這是我所追求的，您覺得這樣子會不會是更好呢？



感謝朋友的大哉問，回答一個好問題確實對自己幫助很大。


--