你管理好你的時間了嗎？ - 時間管理

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想創造成果，你需要的不是天分，關鍵在於正確的習慣。
成功的重要資源是時間，該怎麼運用時間？該如何訂定目標？
該朝什麼方向前進？在漫長的人生中，如何持續成長？

*記憶不可靠

知識工作者想創造成果，首要工作是記錄自己如何運用時間。

時間是財富。可惜實際上大家管理時間並不像管理財富這麼小心謹慎。
人對金錢的進出特別敏感。收入變少，當然會開始節流。
但即使浪費今天的時間，明天還是有同樣多的時間可用，
而且沒有損失，所以大家當然不在意時間的進出。

然而光陰似箭，歲月如梭。
人生的時間並非無窮盡，所以支出時間的品質能左右你的成果。
想判斷支出時間的品質，必須先記錄自己如何運用時間。
人的記憶靠不住，公司老闆以為自己把時間花在重要客戶身上，
記錄時間之後，才發現那只是自己一廂情願的想法。
沒有人能想得起昨天每一分鐘做了些什麼，正因為如此，才需要記錄。
假如不記錄，說再多理想的時間運用方法也只是空話。

記錄，是管理時間的第一步。
從現在起，請記錄自己在這兩週如何運用時間，越詳細越好。
記錄時請記住下列幾點：

．目的是刪減工作，或發現可以交給別人的工作
．先忠實記錄行為和活動（事後再分類即可）
．記錄時間要包括不工作的時間、週末假日，只有睡覺時間除外
．分類不只是區分種類，應該按照目的來區分
　　不正確的紀錄：四月二日晚上七點到九點　吃飯
　　正確的紀錄：四月二日晚上七點到九點　和客戶談事情（吃飯）
．不管是什麼行動、活動，都要詳盡記錄，甚至以分鐘為單位記錄。

記錄時間可以讓你有很多寶貴的新發現。
每年最好定期記錄自己兩週的時間用法，一年兩次。


*記錄可以呈現真實

看一下時間記錄，就會清楚看到自己沒有花時間處理重要的、
想做的、應該負責做好的事。

觀察成果沒有進步甚至開始退步的人如何運用時間，會發現不可思議的共通點。
他們在幾年前運用時間的方法至今不曾改變。
這些人幾乎不曾想過如何提升每小時成果的水準，不曾用心提升自己工作內容的重要程度
。拚命處理眼前的工作，延遲重要的或應該做的事情。

如果組織內有很多人幾年來都負責同樣工作，請提高警覺。
每小時的工作效率也許變高了，每小時創造的成果的水準卻很難提高。

要提高成果的水準，必須改變時間的用法。在看時間紀錄之前，請先確定下列事項：

．現在應該做什麼
．重要的事情是什麼

想清楚之後，再看時間紀錄。
你花了多少時間處理符合這些問題的工作？
這就是你運用時間的方法。請先看清楚實際情況。


排除沒有生產性的活動

下一步是有系統的管理時間。找出浪費時間、沒有生產性的工作，加以排除。

不管是什麼工作，都應該想想：假如不做，會怎麼樣？如果不做也不會怎麼樣，就該立刻排除這項工作。

必須仔細找，才能注意到沒有生產性的活動。必須提高警覺，找出應該捨棄的工作。也許工作成果勉強合格，但你的工作中應該還是隱藏著不具生產性的活動。

重點在於順序。順序有「優先順序」和「落後順序」，必須根據順序，機械式的做決定。例如每年固定捨棄以往工作內容的兩成，定期篩選。

騰出時間唯一的方法，就是捨棄非必要的工作。

．這項活動能創造成果嗎？
．這項活動的效率好嗎？
．這項活動只是出於習慣嗎？
．這項活動真的重要嗎？

除舊才能佈新。請小心思考工作的重要性，不要輕易受到每天的情況影響。

*把工作交給別人

想把時間花在重要的工作，就得把別人做得來的事情交給別人負責。

有成就的人擅長授權，盡量把工作交給下屬或同事。關鍵在於重複思考下面兩點：

．這項工作真的得靠你自己處理嗎？
．這項工作和三年前一樣嗎？

工作交給別人之後，請把多出來的時間用在更重要、更有價值的事情，
例如構思未來的藍圖、規畫運用客訴的機制、開發新的商機等。
業績好的組織會持續聘用新手，維持可以代上級處理工作的人力資源。
如果工作內容和三年前一樣，可以想見成果不彰。
把工作交給別人才能騰出時間，有更多機會挑戰自我，持續成長，提升組織的成果。
想營造這種良性循環，請先從自己做起。


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