三抓三放 時間用在刀口上！ - 時間管理

作者/ 台大化工研究所教授 呂宗昕

捨棄一切的無關緊要
每天都從「專心去做最重要的事」開始，
有一天，你也會向比爾蓋茲一樣成功。

你經常需要搶時間工作嗎？工作好像總是做不完？成天被客戶、老闆追跑？
待辦文件堆積如山？如果你正為這些問題困擾，「時間管理」是最佳解決之道。

管理大師彼得‧杜拉克 (Peter Drucker) 說過：
「時間是世界上最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。」

每個上班族都可望時間。我們需要時間處理辦公室內應做之事，
也需要時間在繁忙與休閒生活間取得平衡。即使每個人對時間的冀求如此強烈，
但實際上多數人對時間管理的概念都十分模糊，更何況無論學校教育或職前訓練，
都未曾教過這重要的一課。

天資聰穎者在職場中，藉著經驗累積及失敗的歷練，
可以在跌跌撞撞中順利摸索出掌握時間的訣竅；天資平庸者即使經歷挫敗，
也未必能適時調整方向，領悟出適合自己的時間應對模式。

管理，全靠「學習」與「練習」

其實，時間管理是需要學習的，正如同你過去曾努力學習任一專業技能與科目一樣

時間管理也需要練習，在明瞭相關原則與技巧之後，必須身體力行、加以實踐
才能為自己「搶」得寶貴的時間。

有一次，和某家電子公司總經理晤談時，他提到對於龐大的企業體而言，
提高營運績效是終極目標，而他自己的首要目標是簡化工作。

那次談話讓我深有所感。
比爾蓋茲大概是科技業最忙碌的總裁之一，他年輕時就已懂得要跟時間賽跑。
他熱愛電腦，尚未自哈佛大學畢業，就迫不急待地在車庫裡創業。創立微軟那年，
還未滿20歲。
在創業最初的7年裡，他只休15天假。比爾蓋茲認為工作是一場競賽，
他喜歡在緊要關頭全力以赴的感覺，也深深享受伴隨而來的快樂與成就感。

他勇於追逐時間，結果打造出有史以來最強大的電腦軟體王國，
為全世界數以億計的人們提供工作上的幫助及便捷。
他最喜歡的是電腦，最想積極擁抱的是高科技，所以才心甘情願，將絕大部分時間資源，
都投注電腦科技。

深入瞭解比爾蓋茲的故事後，可將他的成功歸因於3大要素：

1.設立明確目標

他知道電腦是明日科技的夢想，也深信自己就是實現那夢想的人。
在心中訂立明確工作目標，設定清楚的工作藍圖，詳細規劃工作進度，
就義無反顧努力追夢。

2.集中焦點攻擊

「Focus」這個單字是名詞，也是動詞。名詞是指焦點，動詞則是指集中焦點，
比爾蓋茲將精力及時間全部投注在電腦科技的研發，集中焦點猛力攻擊，
所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。

3.簡化工作內容

比爾蓋茲一心一意專心經營他的軟體王國，無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容，
使自己可以心無旁鶩地專於本業。工作簡化，讓他能專心思考，大幅減少無謂的時間浪費，
進而獲得關鍵性的勝利。

「電視冠軍」節目曾介紹一位「水果達人」他為了讓果樹結出最碩大、最甜美的果實，
總在果樹開花後摘掉大部分花朵，僅留兩、三個花苞。(這技術在農業上被稱為「疏果」)

「這樣不就會使果實產量大減嗎？」訪問者不解地問。
「我要讓全部養分都灌注在這幾個花苞上，這樣自然能夠結出最大、最甜的果實。」
達人自信滿滿地說。
水果達人的秘訣非常值得我們參考。

為自己的生活大樹 進行疏果

如果把樹木的主樹幹比喻為本業工作的話，那些旁生的細小枝幹就可能相當於瑣碎的雜務、
不具意義的是、冗長無聊的會議、徒具表面功夫的人際交往等。以「時間養分」來說，
這些細小枝幹與主樹幹是競爭者，所有養份將悉數灌注在主樹幹上，可使樹幹迅速拔高，
成為頂天立地、高聳入雲的大樹。

我非常同意那位總經理的看法。工作必須適當簡化，有限的時間資源才能被有效利用。
我本身在忙碌生活中，也是利用簡化工作的概念，替自己爭取更多時間。

該如何簡化工作？「三抓三放」原則可供參考：

1.抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。
高階管理者必須為公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；
基層員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

2.抓正事，放雜事

要順利完成一件工作，有必要的程序及步驟，也就是
完成任務的正事，而與完成任務無關的則稱為雜事。

一個有智慧的工作者應抓緊正事，
將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；
至於與正式無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。

3.抓要事，放閒事

重要又緊急的事情應該再第一時間完成；
沒有時間壓力的閒事，則利用工作空檔，簡單處理即可。
要事與閒適的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。
高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，
低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

比爾蓋茲之所以能夠成功，是因為他熱愛電腦，也熱愛時間。

如果你也希望再事業上有一番大成就，就請抓住主幹，放棄枝幹，
有一天你也會成就大事業。

本文摘自《30雜誌》10月號

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