twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100 - 時間管理

線上課程（4）-（8）介紹的是建立完整的行動清單，屬於六個流程中的收集及加工組織。之後幾課，我們將專注於"排程"及"行動"這兩個流程。排程，就是安排行程，也就是一般所說計劃的意思，行動，意指"此時此刻，該做何事？"，屬於執行的範圍，我們這一課就先做一個概括性的討論。


（1）我們如何在24小時中執行儘可能多的事情？

這是筆者在上青商會講師訓練時，同組的素圓同學提出來的大哉問，她同時也製作了兩張投影片（本課第一張圖片及上面這張），表示她的概念--我們每天雖都同樣有24個小時，但是大多數的時間內擠滿了事情，有許多的電話要打，有許多的文書作業，當面溝通、會議事項，那我們如何能充分利用時間呢？

答案就是要批次處理，並把空出的時間集中。

首先，我們把各個行動依照場合分類，列在一天的時間中，並且一次一場合批次處理事情，這樣子效率就能夠大增，節省出不少時間。


筆者自己的用法是，這些時間，我就將之彙集起來，讓我自己的早晨能夠有完整的大塊時間，在這段時間，我可以晨讀、運動、寫晨間日記，寫您正再看的時間管理線上課程。等到上班的時間到了，再全力投入一天的生活。孔子說過一句話"行有餘力，則以學文。"，我們學習時間管理的目的並不是要做更多的事情，而是節省出時間，讓我們能夠做我們自己想做的事情，也就是to be的概念。



（2）排程的重要

我覺得在我學習及實踐時間管理時，有一件事情很重要，就是如何規劃好今天要做的事情。twhsi每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理，接著製作一張」每日計劃」出來，這樣一個工作”就叫做”排程”。


排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像，想要在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木，一個方法是買一個更大的積木筒外，另一個方法就是捨棄不需要的積木。

我們採取行動的每一件事情都會消耗掉我們寶貴的時間資源（耗時越多，表示積木的體積越大），要是我們事情就能預估這件事情的耗時，就可以更有效的管理行動，讓我們一天的行程安排更加接近現實的狀況。

之前我們提到的完整行動清單也很重要，把一些今天應該完成的行動拿出來，安排在適當的時間批次的處理，讓我們的效率增加，也就可以提升對己及對人信守承諾的能力。


（3）行動的準則

問題來了：現在是上午十點三十八分，我們要做甚麼？

判定行動的準則有四個，場合對不對？時間夠不夠？精力足不足？優先次序如何？這四個準則先是評估場合適合否，其次是時間因素，再來是體力能做這件事情嗎？最後才是優先次序。一般人判斷的方式通常是先看優先次序，事情做了一半無法完成再放回去，反而更加浪費時間。


我們也會在這個部份課程介紹心理學中的"期限效應"，運用簡單的計時器，讓我們工作的效率大增。


結語
台灣雲門舞集創辦人林懷民曾說"創作就是，找出限制來，然後專心在限制內做到圓滿"，我覺得時間管理中的排程和行動也是如此。每一個人都有同樣的24小時，但是如何在這個限制中做到圓滿呢？在接下來的幾篇文章中，twhsi就要試著解決這個問題，我也要求自己，盡己所能，讓讀者們可以理解，這樣的益處是，有更多的朋友會參與時間管理的行列，我們結夥攻頂，事半功倍。


下一個課程我們要談的就是"排程"，大家加油

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