twhsi 時間管理 線上課程 (36) 紀錄我們花掉的時間 118/200 - 時間管理

老婆昨天和我說，有時候她上網一下子就過了兩小時，之後回想，卻常常不知道時間花到哪裡去了？永錫說以前我也有一樣的困擾，後來，我利用了時間日誌的方法，每十五分鐘紀錄我的時間，我覺得效果很好，也和大家分享一下。以下逐步說明我的方式，有興趣的朋友可以試試看，可以讓您很專注的處理事情，不容易分心喔，方法很簡單，有四個步驟。


1 準備一個倒數計時器，設定15分鐘倒數。

我自己的工作常常在電腦前面，所以偏好用電腦裡的倒數軟體（上圖是我蘋果電腦裡的免費程式，3-2-1 倒數計時器），我設定15分鐘為倒數的範圍，時間一次，就會發出"叮"的一聲。
並且會自動跳出螢幕，提醒要重新設定時間，這時候我們就可以回想這段時間做了什麼事情，並紀錄在下面介紹的表格裡。

會外出的朋友或者沒有電腦在身邊的人，實體的倒數計時器也很好，每次設定15分鐘，"BEEP!BEEP!"叫時按掉，並設定下一個15分鐘。


2 一個有時間格線的萬用手冊

第二步，我們要有一個可以紀錄15分鐘工作內容的表格，我自己設定的方式如上方（我在市面上買了一本一日一頁，按照每小時有劃格子的本子）。依照15分鐘的間隔，記錄下自己做的事情。如果買不到一樣的本子，也可以自己拿紙影印一下，也很方便。



3 開始紀錄時間

紀錄了以後就如同上方表格，我8：55上班，就先記錄下上班時間，接著設定倒數計時器，紀錄已經做的事情。上面的紀錄方式，整理一下，就是下方的工作紀錄。

09：00-09：15 寫email
09：15-10：00 寫企劃案
10：00-10：15 休息（去其他部門走走）
10：15-10：30 聯絡客戶

這樣的紀錄方式可以維持自己在專注的狀況，就算真的分心去上網或其他事情，也能夠迅速發現，拉自己回到工作的狀況。
上圖就是我實際紀錄的樣子，大家可以參考。


4 別忘了加入休息時間

我自己會用其他方式提醒自己要主動休息，基本上一個小時是很好的間隔，休息時間可以做做體操、上廁所、喝喝水。要記住"疲倦前就要先休息"這句話，才能維持自己一天的工作精力。也可以藉這個時間走到其他工作夥伴或其他部門，和他們聊聊，不論是談公事、私事，都是很好的轉換心情的方式。


結論

彼得.杜拉克說"有效的時間管理，共有紀錄時間、管理時間、整合時間三個階段"，在這篇文章中，我們討論了紀錄時間這一部份。在西方的律師事務所中，也有所謂的"六格法"，把一小時分為六格，每格表示10分鐘，詳載律師工作內容，藉此收取客戶的諮詢費用，這些都是類似的方法，藉著紀錄時間，讓我們了解自己的時間運用方式。

接下來的課程我們將要討論，如何診斷自己的時間，並做有創意的運用，請期待喔。

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台灣
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大陸
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