twhsi 時間管理 線上課程 (32) Weekly Compass 111/200 - 時間管理

Weekly compass(每週羅盤)的概念 來自史蒂芬.柯維的<<與時間有約>>（大陸的譯名為<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>）藉著每週檢視自己生命中的重要角色，並將各個角色的本週重要目標（書中的概念是"大石塊"）放到這週時區中，讓自己在生命中的角色管理能更平衡，是一個很好的時間管理原則。




事實上我們每一個人的生命中扮演了許多角色，就我而言，有生活中比較重要的角色有爸爸、老公、兒子、兄弟等，工作中比較重要角色有創業者、講師、作者等。如果想扮演好角色，就必須投入足夠的時間，但不可避免，角色時間會發生衝突，但是運用Weekly compass的概念，在一週之前就依照角色，對時間資源作一個分配，可以讓我們有效的將時間做更好的分配。



也就是說，永錫藉著GTD，有了很好的處理雜事、行動、任務的能力， 現在運用了Weekly compass的概念，管理好"大石塊"，讓我們生命中的角色更加平衡，根據我三年來的使用經驗，也提出自己的心得和大家分享。




目前twhsi利用TaskPaper這個小程式(這個程式只能在蘋果電腦上運作，但是您可以用任何文書處理軟體達到同樣效果)來作weekly compass的工作，除了要兼顧自己的四大需求，更需要將自己生命中各個角色（老公、作者、講師等）扮演好，因此變設計了各個角色每週重要的工作（大石塊）。




（1） 四大需求

Weekly Review有一個概念叫做，磨亮利器(Sharpen the Saw)，也就是之前我們線上課程提過的四大需求，分為物質(Physical)、情感(Social)、心智(Mental)、心靈(Spiritual)四大部份。


永錫常常覺得人生就像是一台飛機，我們坐在飛機上，朝著目標快速的飛過去；我們飛行的速度雖然很快，若是不注重飛機離地的高度，就很容易墜毀。永錫覺得四大需求代表的就是我們離地的高度，高度夠高，就能讓我們安全的飛行，高度太低，前面遇到一座大山，就可能撞山墜機了。

因此，我們要藉著每週的Weekly Compass的時間，設計好滿足我們四大需求的活動，例如物質方面就是運動、規劃自己的財務狀況，情感方面就是參加同學會，心智方面，閱讀一些好書，心靈方面，打坐冥想，或者養成寫日記的習慣。這樣子一週一週下來，我們飛機飛行的高度就能維持足夠的高度，讓我們在向目標快速移動時，不至於有墜毀的危機。


（2） 依照角色來作每週重要的事項管理

人生最為難之處，即在於我們可能扮演好一個角色，但卻可能同時在另一個角色扮演上作得非常差。可能是在事業上非常有成就，但由於工作的繁忙，卻忽略及犧牲了與家庭成員之間的相處。所以若是想要有一個幸福平衡的人生，運用Weekly Compass的概念，在一週開始之前，將自己的角色時間先分配好，這樣子可以讓我們角色的扮演進步許多。



舉例而言，永錫希望自己能夠運動，又能和家人共處，因此我們就安排了一些時間是全家一起去爬山，這樣子就能共同兼顧健康的需求及做一個好爸爸的角色。有時永錫也和老婆一起去上投資理財的課程，又能兼顧財務的需求，也可以增強自己扮演好好老公的角色。

我們在設計Weekly Compass時，可把幾個不同的角色及需求整合在同一個時段中，這樣子就能讓我們的角色管理能力進步。






（3） 每週時區

每一個角色，都會有需要處理的 "重要事項"，這些重要事項是與你的使命、價值觀、目標等息息相關的。所以，優先完成這些 "重要事項"，再來有其它空餘的時間才作次要的事情，這就是大石塊(Big Rocks)的概念。

把一週的時間規劃看成是一個容器(Container)，先把這些大石塊放進容器內，再來才是把其它的小石子、沙礫等次要事情。這樣的方式，讓我們先把重要的角色工作事項及執行的時間規劃出來，並充分運用其他的自由時間，處理一些看似緊急，卻不重要的事情，這就如同以前介紹過的45/15法則，在同一段時間內，先處理重要程度比較高的事情，剩下的時間批次處理比較不重要的事情（一次打五通電話，一次回10封email）。

當我們以一週的視野來看我們角色時間的安排，就會覺得其實我們的時間不會不夠用，而可以輕鬆的將自己重要的事情安排在合適的時區之中，若結合綜效的概念，將同一個時區，同時做到滿足兩個角色或需求的事情。






（4）實際作法：四大需求

我自己在taskpaper這個程式上規劃時，會將四大需求的項次放在最上面，分別是

a. 物質需求：食衣住行等生存下去的需求，一般而言就是財務及健康的規劃。
b. 心智需求：自我發展與成長的需求，包含了閱讀、寫作、藝術創作、進修學習等。
c. 情感需求：人際關係，愛人、被愛，有歸屬感，例如有社團活動、好友聚會、和家人的互動等。
d. 心靈需求：人生有意義和對他人有貢獻，也是發揮影響力，以我而言，推廣時間管理就是我的心靈需求，有些人打坐、冥想、寫日記，也是一種了解自己心靈方式。

當我們在規劃時，就想想自己這一週內，各個需求中，想要有所改善的實際行動，將其寫入自己的Weekly Compass中。



（5）實際作法：每週角色的大石塊

角色的部份也是一樣，設定好每個角色本週想要處理的大石塊，以我自己的角色為例

a 好爸爸、好老公：我會想想有哪些承諾家人的事情（去動物園、爬山、修理印表機等），就可以寫進去。
b 作者： 規劃一週的寫作計畫，已經構思未來的主題。
c 講師：做好研習會的講稿準備、行銷等工作。

規劃完畢，就將這些事情放入行事曆中，讓自己屆時可以執行這些事情。


結語

史蒂芬柯維博士的公司也出版planplus軟體及線上服務 ，但是費用都很高，或許您可和永錫一樣用文書軟體加上行事曆軟體即可。之前介紹的Weekly Review(每週檢視)和Weekly Compass是相輔相成的概念，可以融合在一起運用。


接下我們要介紹的課程是"任務及下一步行動"，我們繼續加油。


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