GTD ROADMAP 課後心得(4) 任務清單 - 時間管理

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By Doris
at 2008-03-14T09:46

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好了,現在要來一些新的觀念了,就是任務清單。任務清單在GTD原著中,代表了超過一個行動才能完成的結果。其實在原著中,對這部份的說明有點凌散,這次利用上課,並親自詢問老師,才體會更多。固然我們需要下一步行動清單來掌握生活的瑣事、購物清單,我們也需要一個方法來思考目標、願景層次,並將這兩個層次連結起來,才能讓我們的人生有方向,並逐步提升。

(1)任務也是一種結果圖像

之前一篇文章五個水平流程中提到Clarifying,說明了除了要管理下一步行動,也要管理結果圖像。例如永錫2月份到美國去上David Allen的課,我的目標圖像之一就是和David Allen拍照,為了完成這樣一個圖像,除了要到達上課的場地Westlake的四季酒店(在Los Angels北方40公里處,這是一個專案),也要報名課程及帶相機上課(這些是行動)。

也就是說,我們在對雜事做Clarifying之時,有兩種可能的產出,一個是下一步行動,一個是結果圖像(Outcome),我們必須有兩個容器(資料庫)來放置這些東西,一個就是下一步行動清單,一個是任務清單。

(2)任務清單是終點線管理,是一種index

任務清單其實是一個一個的結果圖像組成,一個個列在紙上的終點線(到達Westlake的四季酒店事情中之一),David Allen比喻任務清單像是一種index(索引),提醒我們我們想把這件事情處理到這個成果(到達Westlake的四季飯店上課),但是過程如何作,則不放在任務清單之內。

那我們對於任務清單的想法要放在何處呢?一個當然是放在下一步行動清單中,一個則可以放在任務的補充資料中。這樣的話,任務清單就只是一長串的結果圖像的文字描述,資訊量也不會過多,可以利用每週檢視來看看我們是否繼續向各個結果圖像前進。

任務清單可以是待辦清單的一個分類,但是不需要複雜的軟體來對下一步行動作連結。永錫目前也只是用一個類似試算表的清單管理,相當簡單明瞭。

(3)每週檢視任務清單要做的工作
每週檢視時我們要作的事情,就是盤點我們任務,看看進度如何,有沒有任務被忽略了,並加入新的行動到下一步行動清單之中。大部分的專案,都是直線型任務,一週檢視一次進度就足以確保這個任務繼續進行。對於複雜的專案,我們可以使用其他工具(心智圖或其他專案規劃軟體)協助管理複雜的多層次專案。

若說行動,是下一步行動清單的價值所在,任務清單的價值就在於每週檢視。

在The Road Map課程中,David Allen也一再強調每週檢視的重要,任務清單的管理並不容易,但是持之以恆的做,就可以協助我們不斷向終點線推進,而並非待在原地。


結論
這一篇文章在介紹任務清單的概念,但是我們並沒有深究任務、結果圖像及六個不同檢視高度的關係,我們會在下一篇文章中好好介紹。

老K之前擔心因為這一連串的課後心得,多著重於時間管理技術層面的討論,會讓人忽略了追尋人生中終極意義(To be)的重要,我也要告訴大家,並不是管理好下一步清單,做事很高效,就可以協助找到我們人生的幸福,人生的幸福在於付出,在於瞭解自己,在於工作與生活的平衡,在於和自己身邊親愛的人的互動關係,這都不是只重視做事高效所能達到的,還有其更深的思維,在這條道路上,我們互為老師,並需不斷的學習,大家一起努力吧。
圖文並茂版
台灣
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大陸
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By Mason
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