參加David Allen GTD ROADMAP 課後心得(1) 125/200 - 時間管理

\2/12出國，到3/5終於回到台灣，永錫這次的旅程很長，最主要的目的之一就是參加David Allen的時間管理研習會。這個研習會的全名叫做GTD ROADMAP，一開始我以為研習會名字是因為形容這個研習會遍及全美各大城市及英國。上完課後才發現，David Allen將自己的時間管理系統以地圖(Road map)概念來呈現，東西軸向是時間管理的五個流程，南北軸向則是六個不同的檢視高度。

從台灣到美國參加盛會，當然要請問David一些時間管理的問題，開場前我就把握時間和David合影，之後每節下課也跑去問問題（午餐我們也在同一桌吃呢），真的是收穫良多。今天主要介紹的是，我從課程中學到的重點內容大綱，之後會有一系列的文章說明細節。


（1）Mind like water
Mind like water形容的是，我們架構好時間管理系統，而且持續不斷維持系統後，可以達到的心態。

Mind like water指的就是，有任何事情發生，我們能夠以合適的方法及情緒來回應，永錫覺得這樣一種心境，有點像中國的中庸精神，只是GTD運用西方的方法論，運用實際的工具及流程。東方則以禪坐、冥想等方法，讓自己直接進入這樣的狀態，比較是直觀的方法。


（2）五個流程

有點驚訝的是，David Allen幾乎更改了所有GTD流程的名字，現在五個流程的名稱是Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging，除了Organizing維持舊的名字，其餘都改變了。

我也跑去問David，他說新的名詞，代表了更多的意思，例如 Engaging，字義代表著齧合的意思，對照以前的用字Doing，Engaging這個用字，讓規劃的行動和實際執行兩者有更加緊密的連結。流程的術語改變，讓時間管理系統update，能夠更加的高效。

（3）Project lists(任務清單)的重要

以前永錫認為的任務清單，就是和行動緊密結合的樹枝狀的規劃，但是David卻說，任務清單就像是index，只是讓任務及更高高度的檢視，有一張一覽表，以利每週檢視，他也在研習會中一直強調每週檢視(Weekly Review)的重要。

不同於許多時間管理軟體的的設計（Bonsai、Lifebalance、iGTD等），試著把所有的任務及其相關任務行動都整合在一起。David告訴我（呵呵，永錫上課時聽的有點懷疑，下課還跑去問他），他每週檢視一次任務清單，並決定下一步行動，並加到下一步行動清單中。也就是說，他雖有這兩個清單（任務清單，下一步清單），但是兩者都是獨立的清單，並沒有用一些複雜的軟體將兩者整合在一起。

簡單常就是最好的方法，上完課後，永錫也開始嘗試列一份完整的任務清單，並做好每週檢視的工作，這一部份，等有了比較具體得心得結果，再和大家報告。


（4）六個檢視高度

以前看書時，總覺得六個高度檢視的部份很模糊，這次上了課才表較瞭解何謂六個檢視。David要我們每週一次（或更久的週期）檢視較高的高度，並將檢視後的想法，加入任務清單中執行。也就是說，每週檢視時，不僅只是檢視任務清單，更要定時更高的高度（每月檢視角色責任範圍，每季或半年檢視每年計劃等）。

雜事是外界環境給我們的刺激，六個檢視高度則是找出內心的渴望及願景，將兩者整合到我們的行動清單之中，因此在執行時便能不忽略現實環境，也不放棄自己夢想，兼顧執行力及願景力，讓下一步行動的力量發揮到最大。

ps. 上圖是以不同高度檢視我家的位置，是不是有完全不同的感覺呢？（來源：google map ）
（5）以下一個行動清單為核心

五個流程，代表水平檢視，著重在控制，六個高度，代表垂直檢視，著重在釐清想要的結果（願景），一個是橫軸，一個是縱軸，整合成自我管理的矩陣，這個矩陣，就是我們的Roadmap(道路地圖)。

這個地圖，有外界環境的因素，也包含了自我的夢想實現，落實到一個個的下一步行動執行，這也是David Allen所說得跑道（Runway）管理。我們每天工作及生活時，隨時有這份下一步清單在身邊，就能讓我們處理事情的時候，不急不徐，Mind like water，對事情做出合適的反應，達成較好的工作成果。

（6）實體工具的介紹

除此之外，David在課堂上也分享了許多的工具，例如收件匣（皮包中有紀錄雜事的小冊及伸縮筆，如上圖，我也買了一個）、快速歸檔的實體檔案系統等。都是能增加生產力的工具，讓永錫大開眼界。

我也體會到不僅是把虛擬的念頭，雜事、願景管理好，行動工作站（家中、辦公室、行動時的公事包等）也要有合適的工具及流程，讓我們能更加專注在事情的處理，而非把時間花在找尋不見的資料上。


結語

這節課上完後（2/26），我每天複習上課的講義，覺得每天都有不同的收穫，覺得這次到美國上課真是正確，未來，永錫也會持續分享課程的心得，還請期待。

延伸閱讀
David Allen公司網站
The Roadmap課程的介紹
圖文並茂版
繁體
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/16072177

簡體
http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01008xpj.html



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