GTD ROADMAP 課後心得(3) 五個水平流程 - 時間管理

2/26參加David Allen研習會時，發現五個水平流程的術語幾乎都改變了，變成Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging，經過深入的瞭解後，發現新的術語讓整個系統更加清晰，讓我們一一來介紹吧。

（1）Clearing--清空雜事

Clearing，意思是要捕捉那些引起我們注意的事情，而每一件引起我們注意的事情，都應該受到足夠的關切。我們腦內堆積了許多的想法，我們應該要做好心靈大掃除(Mind Sweep)的工作，讓我們的頭腦可以清空記憶的空間。我們的大腦本來就不適合追蹤及記憶事情，我們應該把這些事情放在頭腦以外的地方，把頭腦的精力拿來思考之用。
（2）Clarifying

雜事（Stuff）就是引起我們注意，但是還沒有妥善處理的事情。我們清空雜事（Clearing）後，針對可以行動的部份，應該針對這件雜事思考兩個問題。一、我們希望的結果圖像（Outcome）是什麼？二、下一步行動(Next Action)是什麼？這兩個問題，讓我們得以開始進入真正的時間管理，管理兩個大的項目--下一步行動，以及結果圖像。除此之外，針對不能行動的項目，也可分為垃圾、參考資料、孵化資料等型式。

PS. 結果圖像（Outcome）觀念是我這次上課很大的收穫，我們管理好下一個行動清單後，之後就要學習管理好較高層次（專案、生活與工作平衡、角色責任、年度目標等），GTD的架構在管理這個層次時運用了結果圖像（Outcome）及任務清單（Project Lists）兩個觀念，我們會在下一堂課介紹。

（3）Organizing--組織
當有許多下一步行動、資料等需要處理，我們必須有一些好的分類方式，讓我們在行動之時可以很容易就找到自己所需的資料，將效能最大化，這時候就需要Organizing（組織）。
這也是一開始研究時間管理的朋友會花費很多時間的地方，因為一來需要找尋合適的"容器"(軟體或工具)放置不同的行動提示或資料，其次要訂定明確的規則，釐清各種資料的不同之處，最後，要設計放進及拿出系統的方法，讓自己歸檔時有其依據，整合這三者，就是組織的工作。
（4）Reflecting--檢視

我們必須檢視及更新我們的系統，才能讓系統合乎事實，也讓我們能夠信任這個系統。這也是一種盤點承諾的觀念，不論是承諾別人的事情，或者是自己答應自己的承諾，都要利用檢視的時候，一一細數，這樣一個行動可以讓我們更加清楚自己要做的事情，激發創造力及對自己能力的信任感。

David Allen這次上課時很強調Weekly Review的重要，永錫自己學習寫晨間日記的過程中也覺得日記是很好檢視自己方法，大家可以到延伸閱讀裡面作一些更多想法的激盪。
（5）Engaging--執行行動

以前的Doing被現在的Engaging所代替，一樣是行動卻有更深入的意含，在策略面，代表了為了達成結果圖像采取的行動，另一個角度場合看，場合、時間及精力狀況，則是限制的因素。由於Engaging（有齒輪齧合的意思），兼顧長期及短期的想法，我用齒輪的圖像來代表這一個術語的新內涵。

結語
因此，新的五個流程了GTD Roadmap的水平層面，也代表了執行力，也就是我所認為GTD"術"的層次。接下來要介紹的課程，則是屬於垂直層面，是我所謂"器"（系統）的層次，但是這並不是時間管理的最後目的。時間管理的目的，是在於創造一個更有價值的人生，也就是"道"的部份。"術"、"器"、"道"三個部份組成了twhsi的時間管理哲學，我們會繼續在之後一一的分享，大家加油。

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