7大訣竅，搞定一週七天 - 時間管理

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你是否常有忙碌一整天，但手上仍有許多工作未完成、時常被人打斷你正進行的工作的情
形？你是否常感嘆苦無時間進修呢？以下時間管理七大訣竅，將幫助你在關鍵時刻用對方
法，使你更游刃有餘地工作與進修。

1.妥善運用早晨黃金時光

不論就中、西醫觀點，或是時間管理大師的經驗而言，早晨都是人們工作的黃金時光，因
此早晨的時間管理更加重要。上班族可以提前一小時到公司或附近的咖啡館，在不被打擾
的情況下處理重要公事或念書。這樣不但可以避開上班尖峰時間的人潮、節省時間，利用
那一小時吃個豐盛早餐，使體溫升高，更可增加專注力。

2.善用通勤時間

上下班的通勤時間是上班族不可小覷的時光。利用上班通勤時思考一日工作流程，等到了
公司便可馬上進入工作狀態。《從準時下班開始》一書的作者認為，每天下班後的通勤時
間非常適合閱讀，因為做完一天賴以生存的工作後，深入思考是滿自然的行為。但若身處
於擁擠的公車或捷運上，也可收聽語言CD、廣播來進修。

3.集中處理類似的工作

你是否常未完成一項工作，又著手進行下項工作呢？這樣無法將工作效率發揮到極致。可
以將同類型的工作集中處理，例如拜訪客戶或出外洽公，可排在同一天或一個時段；選定
一段時間專心打電話聯繫，或整理、製作文件事宜。藉由持續進行同類工作產生律動，進
而縮短處理時間。

4.更有效率地處理電子郵件

你每天花多少時間處理電子郵件呢？《每天多賺2小時》中提及，一般人每天平均浪費三
十分鐘找尋電子郵件。為了避免這樣的情況發生，不要把收件匣當成待辦工作清單，你必
須在閱讀郵件時，首先瀏覽一遍並刪除不必要的郵件，之後再立即處理最重要與方便馬上
回覆的郵件，並將待處理的郵件建檔，讓收件匣保持乾淨，使未來作業時更迅速。

5.計算工作量，填入空檔

別小看五分鐘、十分鐘這樣的零碎時間，一旦你能善用這些平常發呆和不知如何利用的時
間，無形中你每天就多出約一小時的時間。和田秀樹在《我的一天有48小時》中提到，根
據自己的工作性質與習慣，依空檔時間長短不同來做不同運用。例如利用五分鐘收發電子
郵件、十分鐘練習口頭簡報、十五分鐘閱讀雜誌專欄等。

6.利用「對分法」處理繁瑣、龐大的工作

許多複雜、繁瑣的工作讓人望之卻步，不知從何開始，若無法利用系統性的規畫工作方式
，將造成一再拖延的結果。在《搞定一切，還有時間玩》中作者提到運用「對分法」將要
做的事情，藉由不斷地對分來釐清與分解，到最後，難以上手的工作，將只剩下一些細節
。這種方式可應用在計畫、活動，以及實物的配置上，幫助你釐清歸檔系統，或整理工作
環境。

7.有效運用截止期限

許多人聽到截止期限就不由得心情沈重起來，但積極活用截止期限所給人的緊張感，反而
可提升效率。首先評估工作所需花費的大略時間，若是一小時，則將截止期限減少十分鐘
；若是十天，則設定八天為截止期，藉此可迫使自己更加專注，同時留下了時間，做為工
作的緩衝期，或是用來慰勞自己，使自己放鬆、做些喜歡的事。



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