時間管理 - 時間管理

行雲流水的隨身工具


好友蘋果核一直是我時間管理理論研發的同好好友，他建議我要把自己隨身最重要的工具使用經驗分享給大家，我也覺得如此。或許，這些文章讀起來並不容易，但卻是我目前使用的經驗。


目前我雖然使用iPhone，但是時間管理工具卻是treo 650，沒錯，我就是雙槍俠（冷）。本文分成三個功能來討論，為何這是我行雲流水的隨身工具。




1 收件匣功能


我拿起Treo 650看看我所蒐集的雜事，發現有以下幾種


-懸而未決的事項（Open loops）記錄

-寫文章的點子，對某些議題的概念

-記錄對某任務的下一步行動

-記錄下對人的承諾

-記錄瑣碎的事情（剪指甲、幫家人買早餐內容）

-想要養成的習慣（運動、量體重、提醒老爸吃藥）



這些都是我用Diddlebug這個軟體蒐集的，記錄一個雜事所耗費的時間大約也只要五到十秒之間，因為我永遠把Treo 650放在身上，有需要時立刻就拿出來，塗鴉輸入，這是作為行雲流水隨身工具的第一個要素─收件匣。




2 加工的功能


其次，Diddlebug有加工的功能，當我寫下雜事時，常常就直接加工成行動提示了，上述的雜事加工後，就會變成以下的狀況。


-懸而未決的事項（Open loops）加工成任務

-把點子整理成完整的概念

-修正任務的下一步行動，符合目前任務進行狀況

-把對人的承諾加工成行動

-設定合適的時間，採取行動

-設定目標，重複提醒，適當時間跳出要養成的習慣行動提示


我在Treo 650的加工方式分成三個部分，第一是加工成任務，有些事情比較大（例如房貸繳納計畫），我們就必須把這件懸而未決的事項（Open loops）加工成任務的形式。（這個比較難，看不懂就跳過），第二是加工成有場合的行動，我自己的場合只有五種，自己動手做、當面溝通、電話或簡訊、思考規劃、電腦前的工作，大家可以參考。第三，我會設定最適合提示自己的時間，要出門的，設定放下手上工作的時間;要打電話的設定何時要打的對象會方便皆電話的時間。


Diddlebug這個軟體可以設定無數個鬧鐘提示，所以設定再多也不怕，其次，由於我們採手寫塗鴉輸入，不需要辨識的時間，所以加工一個鬧鐘提示的時間非常快。（我設定一個提示，從拿出手機開始算，應該不用十秒鐘），因為快又方便，才會讓我們想要養成這個習慣。




3 檢視行動清單的功能


我記錄了我使用Diddlebug會用到檢視的功能有那些


- 瀏覽各種目標及要養成的習慣

- 一日工作前瀏覽今日會跳出的行動提示，整理今日工作清單

*

看看單一任務的行動提示，思考更好的作法
*

運用場合，批次處理行動
*

瀏覽收件匣中未加工雜事，加工成行動


最好用的就是依照時間排序，這樣子我可以清楚一天中最重要的事情，優先處理，並看出接下來幾個小時要做的事情，將場合行動批次處理。有空時，就瀏覽收件匣，看看還有哪些事情還沒加工，順便加工成行動。


檢視的時間比較久，因為主要是我們在思考這些事情要如何處理，但是利用零辛的時間就能夠檢視，我常常在等人時、公車上、捷運上就檢視一下接下來的事情，或清空收件匣，而這些事情全部都在Diddlebug這個軟體上完成。




結語


行雲流水，就是從收件匣到行動清單的流暢經驗，目前Diddlebug正可以給我這樣的感覺。但是還是有不便之處


-目前我必須要帶兩隻手機(iPhone、Treo 650)

-Diddlebug這個軟體已經停止開發，無法增加新功能

-Diddlebug這個軟體本來是作為塗鴉軟體用，用來作為時間管理軟體有些地方不好用



這些也是我在克服的問題，有了進度會繼續和大家報告。


圖文並茂版

http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/22511997


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