記事本圓夢記畫 - 時間管理

************** 書摘 **************
作者熊谷正壽20歲時連高中都沒唸完，沒背景，家中做小生意
而且當時他已經結婚有一個小孩
15年後他建立全日本第一家上市的網路公司，目前規模還是很大
他自認為這個成就都是記事本帶來的

他推薦filofax牌活頁記事本，算是名牌，但也不是非此牌不可
查Google "聖經尺寸" 約95x171 mm，就是市面上的"大六孔"吧

他將記事本分為夢想、行動、思考三個部分

夢想記事本：將大小夢想全寫下來，比較夢想與現況的差距
做一個橫軸為年份，縱軸為夢想目標的「人生未來年表」
　　例如：3年後要出國留學～現況:托福XX分
　　10年後想要有自宅～現況:租屋
將目標填入對應的格子中，並且規劃每一年的進度
再將每一年的進度，依月、週畫分 (最好能將進度加以數字化)
　　例如：今年累積工作經驗並補英文，明後年考托福 (XX分)
　　每月進度是背N個單字，做T道題目，語言交換H小時
將可激勵自己的圖片、新聞、剪報貼在這裡

行動記事本：即行事曆，記錄每天何時做何事 (參考上述年表)
記錄各種行動的準備事項
將會議用參考資料、演講用slide印成記事本大小放在這裡

思考記事本：備忘錄、電話簿、各個銀行帳號
會議記錄 (一定要自己記，下次開會以此確認是否達成決議進度)
經常用來決策的原則清單，藉此避免自己的衝動行事
　　ex. 熊谷：每次聽到新情報時，是否要跟進的一套決策準則
　　ex. 個人：買新衣時, 考慮如何搭配現有衣服、可否水洗...
各種財務、業務、家人的重要資料
　　例如：熊谷會記錄母親的談話、健檢時間、她吃過的餐廳
　　除了定期會見母親，他透過這些細節來關心母親近況

對活頁記事本的管理方法：
思考記事本中的各項專案，一件事情寫在一張活頁上
過期就用檔案夾收起來
頁邊做索引易搜尋，平常就要整理得有條不紊，才能快速找到

其他時間管理密技：
善用網路問問題、查資料，但是不要受網路控制
需要思考時，關掉手機、請秘書代接，給自己一段專心的時間
相似的工作一口氣做完，會愈做愈快 (ex.打電話給10個客戶)
洗髮精之類的用品一次買好幾份
　　假設買一次要花30分鐘，買10份就省300分鐘～
搭頭等艙雖然比較貴，但是有較大的空間方便辦公
　　下機後比較不累可馬上開會
覺得有興趣的書馬上買，免得以後想買時又要再跑一趟
　　熊谷認為只要有一兩頁是有趣的，這本書一定值得看
每天要處理的mail多達三四百封，請秘書篩過約剩80封
　　重要者直接電話確認，信件往返太浪費時間
靈感多發生在休息時間，所以一定要隨身帶記事本

書中有些方法"投資"還蠻大的，不見得適用一般人：
說話直接：在公司中見到下屬直接問今天的營業額，賠或賺？
　　省略問候語，因為時間就是金錢嚕～還好員工都能體諒...
3支手機：分別用來說話、看3G影像、上網
　　用第1支與下屬討論，邊看第2支傳來的樣品影像
　　強調與3支分別家人用、公司用、情人用是不同的，哈！
外出會談時，就算先到達也會待在車上辦公
　　車上有1台NB做文件，另1台可上網
　　若有同仁要前往同地，除非要討論公事，否則請他自行前往
「記」最後一章在談他的經營理念，就不在此討論了。

************** 心得 **************
買這本書的動機，除了想要研究記事本管理術
還想知道熊谷如何利用記事本
從沒背景沒學歷的小伙子，變成經營網路公司的企業家
從書中可知，他有著日本企業家那種堅強毅力和求勝精神
相比之下，佐藤傳「晨間日記」語氣較溫柔
而「記事本圓夢計畫」是訓練的口吻
讀這本書會有一點點小鞭的感覺 :D

因為熊谷是企業家，所以他的一些方法並不適用一般人
(如前述，或許因此被某些網友覺得是廢言吧…)
但我覺得他的原理仍是可取的
雖然沒有秘書，可以用軟體篩選mail，重要信件就電話回覆
沒有專用車也可以在行動中處理待辦事項，如確認行程、回電話

熊谷本身會寫程式，又是網路公司的老闆，卻不使用PDA
因為他強調，要將夢想儘可能"寫"在記事本中，以便隨時翻閱
透過"書寫"讓夢想刻印在心裡，無形中就會不斷接收到相關情報
這是數位化的PDA做不到的

思考記事本的部本，我看了兩三遍才弄懂
熊谷把重要的事再抄寫到一張專用頁上，以便觀察事件的發展
平日抄下的名言錦句、注意事項，除了抄在活頁紙上 (還要分類)
若有相關活動，還會再抄一兩句到活動當天的行事表上
他不厭其煩地做「抄寫狂」 才能事事不忘，並且在理性下執行

「記」給我最大的啟示是：記事本也好，晨間日記也好
務必時常回頭翻閱看看自己的強項在哪裡？
欠缺的是什麼？未來可往何處發展？
每天往下寫日記，記事本只用作行事曆，只是一般用法
「善用分析」才能發揮記事本/日記最大的價值

讀了「記」讓我強烈地想要開始用活頁記事本
但是一方面我不想浪費現在用的無印良品年曆(1週1面 52週1本)
另一方面又在思考，如何與晨間日記做結合
如果我先讀了「記」，或許就不會寫晨間日記了…呵呵
但晨間日記的優點就是便於儲存與檢索，所以還是會繼續用

我現在的調整是這樣：
數位日記--檢索、儲存為主
1. 記錄給「未來的我」看，值得思考的事項與情報
　格式都不用改啦～像支出、體重、與誰會面我還是會記
　只是內容不再以「生活大小事」為主，太瑣碎的就不記了
　(當然，我覺得重要的事項，不一定別人覺得重要…)
2. 快速的檢索功能
3. 方便的備份及儲存功能
　將重要的電話號碼、計畫日程、想法及情報寫進日記中
　以防記事本遺失時手足無措
　另外，數位日記也要定期備份，以免電腦毀損
4. 整合性檢視功能--例如：統計支出、體重，觀察長期變化
5. 心靈黑盒子
　記事本不方便鎖起來，可能不小心讓別人看到
　有些想法若不想讓別人知道，還是寫在日記用密碼鎖住吧

記事本--隨時激勵、隨手記錄為主
1. 記錄日、週、年行事計畫
　重要事項再寫一次到數位日記中，過期的就丟掉
2. 隨身的心靈維他命--存放激勵自己的圖片、名言、剪報
3. 隨身的靈感、情報筆記本--之後再整理到日記中儲存

因為這本書，對「記事本的利用與管理」產生很大的興趣
如果有這方面的好書，請推薦給我，謝謝～～

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