時間管理的利器-PlanPlus - 時間管理

全文及圖請參考：

http://www.kenming.idv.tw/index.php?blog=5&title=a_e_cric_c_a_ca_ua_planplus&more=1&c=1&tb=1&pb=1

與 phielk msn 聊到時間管理，透過他的介紹，才知道 Franklin Covey 是赫赫有名的人
類潛能導師，他開創了「高效能人士的7個習慣」及「原則式領導」等成效卓越的成功法
則，影響了全球許多知名企業的總裁、學校教師、和專業經理人等，他所帶領的培訓中心
每年更吸引成千上萬的人前來培訓。「與時間有約」更是其中的經典之作，對於在時間管
理的理論與實務的操作上，Covey 的確有獨到之處。

目標設定與時間管理，是息息相關的。當勾勒出個人願景及人生的使命後，我們會設定長
期目標(5~10年)、中期目標(2~3年)、短期目標(6個月~1年)、近期目標等(6個月內)。越
是近期的目標，越是需要明確、可以被量化、衡量的，也就是符合 SMART (Specific,
Measurable, Attainable, Realistic, Time-limited)的原則。

Covey 「與時間有約」一書中，所提出對近期目標內，是如何規劃與管理時間，有非常具
體的實踐作法。當從長期的目標倒推回來，會展開到月、周、日來規劃與實踐。所以，需
要被寫下來的(Write-Down)的計畫與記錄有：

月：主要任務表(Mission statement)、月計畫表 → 週：週計畫表(Weekly Plan) → 日
：每日任務表(Daily Tasks)。

早期，電腦的記事管理尚未普及時，Covey 推廣時間管理主要是以萬用手冊為主，然後配
合課程訓練，教導學員瞭解與應用時間的規劃與管理。聽說當時手冊還不便宜，不過，現
在 PCHOME 也有在賣，配合書本一本，加上萬用手冊，＄１５９０。

我當然是偏好能在電腦上來紀錄。從上星期，找了 10 數套 PIM 的應用軟體，均不滿意
，而 Outlook，仍嫌無法達成如 Covey 的時間管理這樣的規劃。前次也提到，甚至裝了
Agendus，還搞到我的系統重裝，實在無奈。總算，昨天讓我給找到了，原來 Covey 自
家就有出軟體版的時間管理—PlanPlus，而且，主要分為兩個版本，Stand-alone 版與
for Outlook 版。 (後來才知道，phielk 早在他的 Blog 上，介紹了該套軟體，Oh~ 沒
有看到他的介紹，讓我走了好幾天的冤枉路)

其實，時間管理的本質並不難，主要有兩個元素：工作與行事曆。這些在 Outlook 都有
，但是，卻無法達成像 PlanPlus 那般多樣化的功能與超級美觀好用的介面。而既然本質
就是上述兩種元素，所以，PlanPlus 當然是可以整合與 Outlook 一起了，對於
Outlook 的使用者而言，實在是利多。況且，以上兩個版本還能與 Palm and Pocket
PC 的 PDA 做同步，得以讓你隨身攜帶你的 "時間規劃萬用手冊"。

我是至國外的網站下載試用版的，可以試用 30 天，我發現到，若有 Outlook 的使用者
，那麼，必須安裝英文版的才不會與 PlanPlus for Outlook 有衝突，而 Stand-alone
是被視為一個單獨的 PIM 軟體，可以直接安裝後使用。兩者的中文處理均沒有問題。

底下的節錄畫面是引用自原廠網站的 Screenshots，可以參考，與 Outlook 的整合，非
常地 Smooth~

我對其中的週計畫表，是特別有興趣，我也建議一開始要規劃自己的目標，先練習一週的
週目標規劃，當能習慣於規劃找出每週的主要的 "大石塊(Big Rocks)" (也就是每週要吃
掉的大青蛙，代表最重要的事)，並且能最優先排除雜務，而有效地完成這些主要的週目
標，如此，個人的工作效能起碼能提昇一半以上了。再逐漸地練習規劃月目標。經過一段
時間的練習與規劃，也能變成習慣後，要能達成個人所設定的目標就越能 S.M.A.R.T了。

近期內，我也會把我個人對月、週、日的規劃，將其心得與體會公布分享。


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